Cross Segmentos - Totvs Assinatura Eletrônica - Alteração de e-mail, CPF ou exclusão definitiva de conta de ex-colaborador

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Dúvida
É possível excluir definitivamente a conta de um ex-colaborador ou alterar o e-mail e o CPF de um cadastro existente no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) para reutilizar o mesmo endereço de e-mail corporativo em uma nova admissão?

Ambiente
Cross Segmentos - Totvs Assinatura Eletrônica (TAE) - Todas as versões

Solução
Não é possível excluir definitivamente um usuário da base do TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE), nem alterar o endereço de e-mail vinculado a um cadastro já existente.

Por diretrizes de conformidade jurídica, validade legal das assinaturas e integridade da trilha de auditoria dos documentos já emitidos, o endereço de e-mail funciona como chave de identificação legal e imutáveis daquele titular. A ação de remoção de usuário apenas desvincula o acesso do perfil empresarial (impedindo publicações em nome da empresa), mantendo a conta como externa para preservação do histórico de assinaturas.
A alteração do CPF só pode ser feita pelo próprio usuário ao Editar o perfil.

Para cadastrar um novo colaborador que possua o mesmo nome de um ex-colaborador já registrado na plataforma, siga as orientações abaixo:

1. Crie uma variação no endereço de e-mail do novo colaborador diretamente no servidor de e-mail da empresa (por exemplo: nome.sobrenome2@empresa.com.br ou nome.inicial@empresa.com.br).

2. Realize o cadastro do novo colaborador no TAE utilizando esse novo endereço de e-mail vinculado ao novo CPF.

3. Conceda os acessos e permissões necessárias ao novo cadastro (como permissões administrativas caso aplicável).

4. Na conta antiga do ex-colaborador, certifique-se de executar a remoção da empresa ou inativação do cadastro, garantindo que o cadastro não possua mais permissões ativas ou acesso em nome da organização.

Observações
Caso seja necessário gerenciar envelopes pendentes publicados pelo ex-colaborador, conceda a outro usuário responsável a permissão administrativa de Gerenciar documentos, acesse o menu de busca, utilize o filtro avançado e marque a opção Pesquisar em toda empresa para visualizar e administrar as publicações.

Saiba Mais
Para mais informações acesse: Cross Segmentos - Totvs Assinatura Eletrônica - Solicitar vínculo do usuário na empresa
Para mais informações acesse: Gerenciando usuários e permissões