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Dúvida
Como habilitar e parametrizar o Fluxo de aprovação de Lançamentos Manuais no módulo TOTVS Gestão Contábil?
Ambiente
Cross Segmento - TOTVS Backoffice (Linha RM) - TOTVS Gestão Contábil - A partir da versão 12.1
Solução
O recurso de Fluxo de Aprovação para lançamentos contábeis manuais estabelece uma camada adicional de controle interno, conformidade regulatória e auditoria, garantindo que os registros passem por revisão prévia antes da integração definitiva aos livros contábeis (Lote Zero).
Passos
Acesse o módulo TOTVS Gestão Contábil.
Navegue até a parametrização do sistema e acerte a Etapa 1 - Manutenção dos Lotes Contábeis.
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Marque o parâmetro Utilizar Fluxo Aprovação.
Atenção: O parâmetro "Utilizar Fluxo Aprovação" só poderá ser desmarcado posteriormente caso não existam lotes pendentes de aprovação ou aprovados. Todos os lotes devem estar com status "Em Edição" para que a desmarcação seja permitida.
Regras de Funcionamento:
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Lote Zero:
Com o parâmetro ativado, o sistema bloqueia inclusões, alterações e exclusões diretas de lançamentos manuais no Lote Zero.
Usuários com permissão de "Aprovar Lote" têm autorização liberada exclusivamente para realizar a exclusão de lançamentos já integrados ao Lote Zero (a edição direta permanece bloqueada).
Rotinas como Transferência de Grupos Contábeis, Estorno de partidas por outros módulos, Equivalência Patrimonial e Ajuste de Conversão de Multimoeda continuam operando normalmente sem bloqueio.
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Lotes N (Lotes Manuais):
O cadastro passa a exibir os campos Status de Aprovação e Usuário Solicitante.
Ao incluir um lote, o status inicial é sempre Em Edição.
Lotes com status Aguardando Aprovação ou Aprovado não permitem inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos.
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Ciclo dos Processos de Aprovação:
Solicitar Aprovação: O usuário solicitante altera o status do lote de "Em Edição" para "Aguardando Aprovação". Um e-mail de notificação é enviado aos usuários com perfil de aprovador.
Aprovação: Usuários com perfil de aprovador realizam o processo, alterando o status para "Aprovado". Nas partidas contábeis do lote são registradas as informações de data e usuário da aprovação. Usuários que incluíram ou alteraram algum lançamento no lote não têm permissão para aprovar a respectiva solicitação.
Retornar para Em Edição: Aplicável a lotes "Aguardando Aprovação" ou "Aprovados", limpando os dados de aprovação/solicitação e notificando o solicitante via e-mail.
Integração com Lote Zero: Apenas lotes com status Aprovado podem ser integrados ao Lote Zero. Após a integração, os lançamentos migram para o Lote Zero e o lote original é excluído ou retorna ao status "Em Edição", conforme a parametrização adotada.
Saiba Mais Para obter mais informações sobre a configuração do serviço de e-mail utilizado nas notificações do fluxo, consulte o artigo:
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