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Cross Segmentos - Linha Datasul - FAS - Inventário de Bens Patrimoniais

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Dúvida
Quais as rotinas para realizar o inventário dos bens patrimoniais?

Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS Backoffice (Linha Datasul) – Ativo Fixo (FAS) – Versão 12

Solução
Há três rotinas para realizar o processo de inventário

Para as duas primeiras dos tópicos A e B:

  • Após término do inventário, para alteração da data do último inventário por faixa de bens acessar orientações Alteração Data Último Inventário do Bem - FAS782aa.
  • Os ajustes dos demais dados dos bens, como plaqueta, descrição ocorrem bem a bem.
  • Movimentações de transferências, baixas, podem ocorrer bem a bem ou faixa de bens conforme definição de regra e exceção para a regra. 

A - A primeira rotina trabalha com a listagem dos bens e ela não utiliza arquivo de importação. Esta rotina é composta por três programas:

A1 - FAS723 - Geração Lista Inventário (prgfin/fas/fas723aa.r): este programa gera a lista de bens que serão trabalhados no processo de inventário. Ao acessá-lo, deverá informar nos parâmetros a faixa de bens que deseja trabalhar no inventário

1A.jpg

2A.jpg

Com as regras criadas, basta clicar no botão Executar Lista para criar a listagem do inventário.

A2 - FAS724 - Lista Trabalho Inventário (prgfin/fas/fas724aa.r): neste programa será realizado o inventário dos bens. Serão listados os bens gerados pelo programa FAS723, citado no item anterior:

3A.jpg

O usuário poderá incluir um bem patrimonial na listagem de forma manual, utilizando o botão Inclui, destacado em vermelho na imagem acima. No destaque em verde, temos a coluna Bem Inventariado, indicando o status de inventário atual do bem. Caso o bem seja inventariado, basta clicar na caixa de seleção para alterar o seu status.

Por fim, no destaque em azul estão os botões de acesso aos programas abaixo:

- Aquisição: FAS701 - Aquisição Bem Patrimonial (prgfin/fas/fas701aa.r);
- Baixa: FAS702 - Baixa Bem Patrimonial (prgfin/fas/fas702aa.r);
- Transferência Interna: FAS717 - Transferência Interna (prgfin/fas/fas717aa.r);
- Transferência Externa: FAS716 - Transferência Externa (prgfin/fas/fas716aa.r);
- Classificação: FAS701EB - Modifica Dados Básico Bem (prgfin/fas/fas701eb.r);
- Alocação do Bem PatFAS722MA - Formação Alocação Bens (prgfin/fas/fas722ma.r);
- Reativação: este botão não tem funcionalidade, pois o programa de acesso foi desativado do produto.

Para os bens que precisam ser inventariados na listagem do programa FAS724, verificar se os mesmos ainda existem na empresa, se mudaram de centro de custo, estabelecimento, unidade negócio, etc. Ao identificar qualquer alteração no bem, utilizar os botões de acesso que foram citados para proceder com a movimentação/alteração do bem.

A3 - FAS746 - Eliminação Lista Inventário Bem (prgfin/fas/fas746aa.r): este programa elimina os bens da listagem de inventário existente no programa FAS724. Ele não eliminará qualquer bem patrimonial da base.

B - A segunda rotina disponível no produto trabalha com importação e exportação de arquivos. Ela é realizada no programa FAS736 - Inventário Físico Bem (prgfin/fas/fas736aa.r):

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Este programa faz integração com a coletora de dados, possibilitando a importação e exportação de  arquivo para a coletora. No destaque em vermelho na imagem acima, temos os seguintes botões:

- Importação Arquivo ASCII: possibilitará a importação do arquivo com os dados gerado pela coletora. O layout para importar os dados gerados pela coletora é fixo no produto. A impressão dele pode ser gerada pelo botão Layout Impressão:

5A.jpg

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Exportação Inventários Bens: neste processo, será gerado o arquivo com a exportação dos bens obedecendo a faixa definida nos parâmetros da tela abaixo:

7A.jpg

Com os dados do bens na coletora, poderá fazer o inventário físico e depois importar o resultado no programa FAS736, utilizando o botão Importação Arquivo ASCII. Em seguida, conferir se os dados importados conferem com os dados dos bens já existentes na base. Caso negativo, efetuar as alterações ou movimentações nos bens, para que no produto os dados dos bens fiquem iguais aos dados do inventário físico.

Para fazer as alterações ou movimentações nos bens, deverão acessar os programas de baixa, aquisição, transferências, etc.

C - A terceira e mais recente rotina para controle do Inventário, disponibilizada à partir da versão  12.1.2209, tem como objetivo otimizar o processo de conferência de bens do Ativo Fixo, proporcionando uma jornada mais eficiente e segura para abertura, inclusão, conciliação e fechamento de inventário de bens.

Resumo das funcionalidades:

  • Geração de listagem dos bens do Sistema para serem inventariados;
  • Importação de planilha com os ativos conferidos;
  • Análises das diferenças na conciliação e ajuste de dados dos bens, através de planilha utilizada para o inventário. Ajuste dos dados Descrição, Plaqueta, Localização, Estado Físico do Bem, Narrativa e Data Último Inventário;
  • Integração com as rotinas de movimentação do Ativo Fixo para baixas e transferências com dados dos bens inventariados.

Detalhes do controle:

Importante
Quando efetuar a alteração do bem patrimonial devido ao inventário, pode ocorrer o erro Data informada menor que a data do último inventário do bem. Neste caso, verificar as seguintes situações:

-  Se a data do último inventário foi informada no bem. Caso negativo, a data de aquisição do bem será considerada a data do último inventário;
- Se a data do último inventário está corretamente informada, verificar a periodicidade do inventário informada no bem. Caso a periodicidade seja diferente de Nenhuma, o produto considerará a periodicidade em relação a data informada de inventário. Exemplo: se definido periodicidade Anual, então somará um ano em relação à data do último inventário. Assim, o resultado desta soma será comparada a nova data informada de inventário. Caso seja menor, ocorrerá o erro.

Estas informações da data do Último Inventário e Periodicidade são definidas no programa FAS701, através do botão Inventário:

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