FAQs - Suporte técnico

RM - FIN - Como definir períodos para as operações financeiras

Dúvida
É comum realizar manutenções nos períodos das operações financeiras, principalmente próximo da virada do ano. Quais os locais do sistema preciso acessar para realizar as devidas atualizações?

Ambiente
RM – TOTVS Gestão Financeira - Todas as versões

Solução
É possível definir nos parâmetros e cadastros do sistema períodos para utilização dos processos disponíveis no módulo Financeiro. Com isso, se estabelece o período em que as movimentações serão incluídas e/ou alteradas, evitando que informações que estejam em períodos já fechados tenham valores ou informações alterados. Citaremos neste artigo os períodos para emissão e baixa de Lançamentos Financeiros, inclusão e fechamento de Extratos de Caixa e períodos contábeis.

1 - Período para Emissão de Lançamentos Financeiros

O período para emissão de lançamentos é definido no Assistente de Implantação de Processos do módulo TOTVS Gestão Financeira (menu Ambiente - Parâmetros - TOTVS Gestão Financeira), podendo ser definido de forma diferente para os Lançamentos A Pagar e Lançamentos A Receber. Ao acessar o Assistente, escolha qual período será verificado/alterado clicando no processo 02.01.01 – Manutenção de Lançamentos A Pagar ou no processo 02.02.01 – Manutenção de Lançamentos A Receber. O período para emissão está disponível na etapa Inclusão A Pagar ou Inclusão A Receber, de acordo com o processo escolhido. Ao definir um período de Datas neste local, será possível incluir e alterar apenas Lançamentos que tenham a Data de Emissão dentro do período estabelecido.


Existe um parâmetro na etapa Inclusão do Assistente de Implantação, que é comum aos processos de Contas A Pagar e Contas A Receber, que permite a alteração de Lançamentos fora do período de emissão definido. Marcando o parâmetro Permite alteração fora do Período de Emissão, será possível alterar informações em Lançamentos já gravados na base de dados mesmo se a Data de Emissão destes estiver fora do Período para Emissão definido. Serão restritas assim, apenas as inclusões de Lançamentos fora do Período de Emissão definido.

 

2 - Período para Baixa de Lançamentos

Ao definir um período para baixa do lançamento, só será possível baixar lançamentos que tenham a data da baixa dentro do período estabelecido. O período para baixa de lançamentos é definido no Assistente de Implantação de Processos do módulo Gestão Financeira (menu Ambiente - Parâmetros - TOTVS Gestão Financeira) sendo a parametrização comum para Baixa de Lançamentos A Pagar e A Receber. Ao acessar o Assistente, escolha a opção Baixa (processo 02.01.02 ou 02.02.02, dependendo se a etapa for pertinente a operação A Pagar ou A Receber), clique em Avançar e na lista de etapas que será apresentada, escolha a opção Baixa 1/6.

Da mesma forma que no período para emissão de lançamentos, existe um parâmetro que permite a alteração de lançamentos que foram baixados em datas fora do período de baixa estabelecido. Tal opção está no mesmo local onde é definido o período para baixa.

 

3 - Período para inclusão e fechamento de Extratos de Caixa

Nos parâmetros relacionados ao Extrato de Caixa, é possível definir um período para inclusão de Extratos de Caixa e, ainda, estabelecer uma data limite para movimentações através de Extratos. Para realizar tal configuração, acesse o Assistente de Implantação de processos (menu Ambiente - Parâmetros - TOTVS Gestão Financeira), selecione o processo 02.03 – Controle Bancário, clique em Avançar e selecione a etapa Extrato de Caixa.
Será apresentada uma parametrização referente a datas, onde existirá uma opção para o fechamento e outra para o período de inclusão de extratos. Na primeira, informe a data que será limite para alterações e movimentações no Extrato de Caixa. Qualquer inclusão ou alteração só poderá ser feita se a data do extrato for posterior à data informada neste parâmetro.
Já na opção referente à Inclusão do Extrato, basta informar o período em que será possível realizar inclusões/movimentações através do Extrato de Caixa. Qualquer inclusão ou alteração será permitida desde que a data do extrato esteja dentro do período definido.

Vale ressaltar que no cadastro da Conta/Caixa também é possível definir um período para inclusão de extratos. Essa opção existe para que seja possível estabelecer períodos diferentes, de acordo com a Conta/Caixa desejada. O sistema valida primeiro o período definido no cadastro da Conta/Caixa para só depois consistir a informação definida no Assistente de Implantação de Processos citado acima.

 

4 - Períodos Contábeis

Para as coligadas que possuem a integração com o TOTVS Gestão Contábil, é necessário definir, também, o período para inclusão/alteração/exclusão de dados dos lançamentos contábeis gerados no Gestão Contábil. Esta definição pode ser realizada no Gestão Financeira ou no próprio módulo contábil.

No Gestão Financeira, acesse o Assistente de Implantação de Processos (menu Ambiente - Parâmetros - TOTVS Gestão Financeira), selecione o processo 02.05 – Integração Contábil e clique em Avançar, para que na lista de etapas, seja apresentado o sub-processo Lançamentos Contábeis. Ao clicar neste sub-processo, outras etapas serão apresentadas, dentre elas, a opção desejada, denominada Período Contábil.

 

A etapa mencionada acima faz parte do parametrizador do TOTVS Gestão Contábil, apesar de ser exibida também no Gestão Financeira. Assim, a definição realizada neste local irá prevalecer para todos os Lançamentos Contábeis que forem criados.

 

Além disso, existem casos em que dentro do período já estabelecido no Assistente de Implantação de Processos citado acima, é necessário definir períodos menores para alguns usuários. Para tanto, acesse o cadastro de Usuários (no contexto Serviços Globais - Segurança - Usuários), selecione o sistema Gestão Contábil (dentro de Backoffice), localize e selecione o usuário em questão, clique em Anexos - Período para Manutenção de Lançamentos Contábeis e defina o período desejado.


Vale destacar que o período estipulado para o usuário deve estar contido no Período Contábil já definido nos parâmetros do TOTVS Gestão Contábil.

Importante
: Em caso de dúvidas nesta parametrização da Contabilidade, acesse o documento específico clicando aqui ou entre em contato com a nossa equipe de suporte do TOTVS Gestão Contábil (sequência 2-2-3-2-5-2 da URA).

 

Informação Adicional

Os diretórios citados neste artigo podem variar de versão para versão. No entanto, o nome do assistente dos processos é sempre o mesmo.

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