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Dúvida
Como funciona a Aprovação Eletrônica de Compras?
Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS Backoffice (Linha Datasul) - Compras (MCC) - Versão 12
Solução
O conceito de Aprovação Eletrônica e suas principais funcionalidades estão descritas no manual de referências do módulo de Compras, no tópico Processo Aprovação Eletrônica.
Esta documentação tem por objetivo esclarecer as principais dúvidas referentes ao processo e parametrização, tendo como pré-requisito o conhecimento dos tópicos abordados no manual de referência de Compras.
O objetivo da Aprovação Eletrônica consiste controlar a movimentação de documentos, gerando pendências de aprovação e posteriormente possibilitando a aprovação das mesmas dentro de critérios e parâmetros previamente definidos.
Aprovação Total ou Aprovação por Item:
Aprovação Total: Consiste em aprovar um documento pelo montante dos itens.
Exemplo: Soma total dos itens de uma requisição; soma de todas as ordens de um pedido.
O tipo de aprovação será verificado nos parâmetros de aprovação, lotação (hierarquia) ou faixa.
Aprovação por Item: É consistido o limite do usuário contra cada item do documento individualmente.
Exemplo: Aprova item a item de uma requisição de estoque, podendo ter limite para aprovar um item de uma requisição e deixar outro item pendente. O mesmo caso serve para o pedido e suas ordens de compra.
Exemplo:
Requisição: 120
Itens: 10 - $ 100,00
20 - $ 150,00
30 - $ 50,00
Utilizando aprovação total o documento terá o valor de $ 300,00. Para aprovação por item será aprovado item a item. Desta forma caso o usuário tenha limite de $ 100,00, poderão ser aprovados automaticamente a sequência 10 e 30 da requisição 120.
O Sistema possibilita que seja utilizado 4 tipos de aprovação distintas padrão, lista, hierarquia e faixa. Maiores informações sobre cada uma consultar no manual de referência do módulo de compras, Processo Aprovação Eletrônica.
Como definir o tipo de aprovação
Quando se utiliza aprovação total, será definido no CD1750 - Parâmetros de Aprovação , na aba Aprova Total, qual o tipo de aprovação, Lotação hierárquica ou Faixa. Somente estes dois tipos são permitidos utilizando aprovação total.
Se a aprovação não for total, a definição será estabelecida no programa CD1707 - Tipo Aprovação Item.
Somente os documentos requisição de estoque, solicitação de compras, pedido de compra, processo de compras e contratos módulo de contratos permitem aprovação total.
Como fazer parametrização e qual o fluxo das informações utilizando aprovação por hierarquia lotação ou faixa
O Objetivo é possibilitar o controle das movimentações de acordo com limites estipulados por usuários/documentos, submetendo para aprovação as movimentações que excederem o limite estabelecido. O aprovador ou aprovadores estarão ligados a lotação do CD1700 - Usuário Materiais a qual o usuário pertence. Utilizando aprovação por Faixa, poderão ser definidos diferentes aprovadores de acordo com o valor do documento, e ainda uma estrutura diferente por documento. Na aprovação por Hierarquia lotação são relacionados os aprovadores por lotação do usuário responsável pelo documento.
Aprovação Total
No CD1750 - Parâmetros de Aprovação: O documento que sofrerá a aprovação deverá estar marcado. Caso a aprovação seja total, deverá ser marcado o documento na página total, e selecionado o tipo de aprovação lotação ou faixa.
Aprovação Por Item
Caso não seja marcado o indicador de aprovação total nos parâmetros e aprovação CD1750 - Parâmetros de Aprovação, o tipo de aprovação será selecionado no programa CD1707 - Tipo Aprovação Item
Cotação sempre trabalha com aprovação por item, já que é um documento único.
Limite Usuário
Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores CD1701 - Aprovadores. Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no CD1700 - Usuário Materiais .
Limites Diferenciados por Família
Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, quando a aprovação for por item, através do programa CD1708 - Limite Aprovação Família. Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão vale o limite do CD1701 - Aprovadores.
Utilizando aprovação total, esta consistência não tem validade, já que um documento por conter diferentes itens, de diferentes famílias.
Geração das Pendências Para Aprovação
A pendência será gerada quando o usuário tiver limite. Será verificada a Lotação do Usuário,e gerada pendência de aprovação para os aprovadores vinculados a lotação.
Aprovação por Hierarquia Lotação
Aprovadores são relacionados no programa CD1710 - Hierarquia Aprovadores. O primeiro aprovador receberá a pendência.
Aprovação por Faixa
Deverão ser cadastradas as faixas de aprovação no programa CD1715 - Faixas Limites da Família. Depois, deverão ser relacionados os aprovadores no programa CD1716 - Hierarquia Aprovadores Faixas. Este relacionamento deve ser cadastrado para cada faixa, lotação e documento, pois o programa CD1716 - Hierarquia Aprovadores Faixas exibe um página diferente para cada tipo de documento requisição, solicitação, cotação, etc. Isto torna o processo bem flexível, porém requer atenção na parametrização.
Os aprovadores relacionados para aprovar determinada lotação poderão pertencer a qualquer setor, por exemplo o gerente de compras poderá aprovar a compra de um usuário do RH.
Aprovação das Pendências
No momento da aprovação CD1720 - Aprovação Documentos, será gerada pendência para o próximo usuário relacionado na lista de aprovação CD1710 - Hierarquia Aprovadores se o aprovador não possuir limite ou esteja marcado o campo dependente, CD1710 - Hierarquia Aprovadores. Se for rejeitado, só poderá prosseguir a documento caso seja reaprovado.
Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação por Lista
O objetivo é Controlar movimentações de acordo com o limite de cada usuário. Quando não houver limite para a movimentação, serão geradas pendências de aprovação para um ou mais aprovadores definidos por item CD1713 - Lista de Aprovadores por Item, independente da lotação do usuário responsável pelo documento.
Limite Usuário
Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores CD1701 - Aprovadores. Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no CD1700 - Usuário Materiais.
Limites Diferenciados por Família
Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, através do programa Limite Aprovação Família CD1708 - Limite Aprovação Família. Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão, vale o limite do CD1701 - Aprovadores.
Geração das Pendências para Aprovação
Os aprovadores serão relacionados no programa CD1713 - Aprovadores Itens Família . Será gerada uma pendência para cada aprovador da lista.
Aprovação das Pendências
Basta que um aprovador aprove o documento CD1720 - Aprovação Documentos. Se for rejeitado, só poderá prosseguir a documento caso seja reaprovado.
Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação Padrão
Objetivo é Controlar movimentações de acordo com o limite de cada usuário. Quando não houver limite para a movimentação, será gerada pendência de aprovação para o aprovador padrão definido no programa CD1714 - Aprovador Padrão , independente da lotação do usuário responsável pelo documento. Esta parametrização não varia por item.
A principal finalidade é permitir aprovação técnica. Para isto, basta indicar no programa CD1705 - Tipo Aprovação que a aprovação padrão é técnica. Para aprovações técnicas não é verificado limite do usuário nem do aprovador. Sempre será gerada pendência, pois tem a finalidade de analisar a parte técnica da compra, por exemplo, se as características do computador a ser comprador são adequadas com a necessidade da empresa.
Limite Usuário
Os limites do usuário estão definidos no programa CD1701 - Aprovadores. Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no CD1700 -Usuário Materiais.
Limites Diferenciados por Família
Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, quando a aprovação for por item, através do programa CD1708 - Limite Aprovação Família. Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão vale o limite do CD1701 - Aprovadores.
Geração das Pendências para Aprovação
Será gerada pendência para o aprovador vinculada a aprovação padrão CD1714 - Aprovador Padrão.
Aprovação das Pendências
O aprovador deverá aprovar o documento no programa CD1720 - Aprovação Documentos. Caso a aprovação seja técnica, não será consistido limite.
Como trabalhar com mais de um tipo de aprovação
É possível desde que a aprovação seja por item. No programa CD1706 - Tipo Aprovação Família, CD1707 - Tipo Aprovação Item, deve-se vincular os tipos e definir prioridade, ou seja, qual receberá primeiro as pendências.
Normalmente se utiliza mais de um tipo de aprovação quando se trabalha com aprovação técnica. É importante ressaltar que quando parametrizado mais de um tipo, sendo uma dos tipos aprovação técnica, esta deverá ser a primeira da lista.
Como saber para quem foi gerada a pendência sem precisar conhecer toda hierarquia parametrizada
Através do programa CD1730 - Situação Documento ou CD1742 - Documentos Pendentes , é possível identificar qual aprovador está com a pendência. Nesta mesma consulta é possível visualizar o usuário responsável pelo documento, o usuário que cadastrou o documento, a situação e outras informações. Permite também a abertura do programa de aprovação CD1720 - Aprovação Documentos, através do botão Pendência.
Quando um documento pode ser aprovado se o usuário não tem limite
Em determinadas situações, o documento é aprovado, mesmo exibindo na mensagem de aprovação que o valor do documento é maior que o limite do usuário. Isto pode devido as seguintes motivos:
Usuário está cadastrado como mestre CD1701 - Aprovadores.
O documento não trabalha com Aprovação Eletrônica, ou seja, não está marcado no CD1750 - Parâmetros de Aprovação.
Ocorre quando a pendência não é gerada consultar CD1730 - Situação de Documentos devido a problemas na parametrização. Isto acontece porque não deve haver aprovadores ou faixa de aprovação para o documento. Nos casos em que não houver sequer uma faixa e pelo menos um aprovador válido que aprove o tipo de documento, o Sistema emite a mensagem 15661 - Impossível movimentar documento, e não permite que prossiga o cadastro. Nos outros casos, o documento é aprovado automaticamente, independente do limite do usuário.
Deverá ser vinculado aprovadores para o documento:
Aprovação por Hierarquia : CD1710
Aprovação por Faixa: CD1716
Aprovação por Lista: CD1713
Aprovação Padrão: CD1714
Quando um documento não é aprovado automaticamente mesmo que o usuário tenha limite
O usuário logado no Sistema EMS não é o mesmo informado no documento. Isto pode ser facilmente verificado através do programa CD1730 - Situação Documento , comparando o Usuário Responsável usuário informado no documento com o Usuário logado no Sistema que efetuou a movimentação.
Existe aprovação técnica. Quando tem aprovação técnica vinculada ao item ver tópico 3, sempre haverá necessidade de aprovação.
Para que serve e como funciona o conceito de aprovador Alternativo
Esta situação é muito usada quando um aprovador sai de férias, por exemplo. Através do programa CD1702 - Aprovador alternativo pode ser relacionado um ou mais aprovadores alternativos.
A pendência de aprovação não será gerada para o aprovador alternativo. Na verdade quando é definido que um aprovador é alternativo do outro, está dando a permissão para que um aprove as pendências do outro. Para o alternativo visualizar as pendências de outro aprovador, terá que acessar o programa CD1720 - Aprovação Documentos, opção Parâmetros e em seguida marcar a opção Somente Alternativos.
Caso não apareça a pendência dos aprovadores, aos quais um determinado aprovador está vinculado como alternativo, deve-se verificar a data de validade CD1702 - Aprovador alternativo. O limite para aprovação será o limite normal estabelecido no CD1701 - Aprovadore, e não o limite do aprovador que está sendo substituído.
Por que após aprovar a cotação, foi gerada pendência para o solicitante
Variação do Item
Pode-se definir no item o percentual de variação. Esta informação serve para indicar que se o valor cotado for superior ao valor da solicitação histórico, e o percentual de variação for maior que o definido no item, então será necessário a hierarquia do solicitante aprovar o documento, afim de permitir continuidade no processo.
Exemplo: Preço solicitação: R$ 10,00
Percentual variação: 5,00 %
Valor cotação: R$ 13,00
Neste caso, como o valor da cotação é 30% maior que o valor da solicitação, será necessário o aprovador ou aprovadores do solicitante aprovarem novamente o documento.
Após a aprovação da cotação, será feita esta verificação. Caso ocorra a variação, a ordem de compra será marcada como Expectativa de compra CC0505 - Consulta Ordens, e o valor da cotação será gravada no item da requisição. Até que o aprovador ou aprovadores do solicitante aprovem a solicitação com os novos valores, não será permitida geração de pedido para esta ordem.
A expectativa de compra somente será considerada no Tipo de Aprovação por Item, quando o programa for parametrizado para Aprovação Total não será considerado.
Importante
Variação 0 ou 999 indica que não terá esta consistência.
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