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Dúvida
Como funciona a aprovação de documentos no TOTVS Fluig Plataforma?
Ambiente
TOTVS Fluig Plataforma - Documentos - Todas as versões
Solução
Neste artigo reunimos as principais dúvidas sobre a aprovação de documentos. Confira!
Qual o objetivo da aprovação de documentos?
A aprovação de documentos tem como principal objetivo garantir que o conteúdo publicado passe pela análise e aprovação de pessoas específicas antes de ficar disponível para os demais usuários.
Quando o processo de aprovação é iniciado, mesmo que o documento seja reprovado em alguma etapa, o objetivo é que ele seja ajustado até ser finalmente aceito e aprovado.
Como iniciar o processo de aprovação?
O processo de aprovação pode ser iniciado de duas formas:
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Publicando ou editando um documento em uma pasta que possua níveis de aprovação configurados;
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Definindo os critérios de aprovação diretamente nas propriedades do documento, conforme as configurações indicadas anteriormente.
Além disso, sempre que um documento com níveis de aprovação configurados for editado, o processo será iniciado novamente.
Quem pode iniciar um processo de aprovação?
Qualquer usuário que possua permissão de modificação no documento ou permissão de gravação na pasta pode editar ou publicar um novo documento e, assim, iniciar o processo de aprovação.
Como aprovar ou reprovar um documento?
Os aprovadores podem visualizar os documentos pendentes em:
Central de Tarefas > Documentos a aprovar.
Ao clicar sobre o documento, o usuário será redirecionado para a tela de aprovação.
Para registrar a decisão:
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Clique em Aprovar documento;
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Escolha Sim (aprovar) ou Não (reprovar);
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Preencha o campo de observação;
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Clique em Confirmar para salvar a decisão.
O que acontece se o documento for reprovado?
Quando o documento for reprovado — em qualquer etapa da aprovação — o publicador poderá acessá-lo em Central de Tarefas > aba Meus Documentos para realizar os ajustes necessários.
Após salvar as alterações, o documento voltará automaticamente para o processo de aprovação.
Se desejar cancelar a aprovação, basta acionar a opção Cancelar.
O que acontece quando o documento for aprovado?
Quando o documento for aprovado por todos os responsáveis, ele não ficará mais disponível na aba Meus Documentos do publicador nem na aba Documentos a aprovar dos aprovadores.
Nesse momento, o documento passará a ser exibido na pasta e ficará disponível para todos os usuários que possuam, no mínimo, permissão de leitura.
O que acontece se eu cancelar um documento em aprovação?
Ao cancelar um documento em aprovação, o comportamento na plataforma depende das propriedades configuradas e se o documento já havia sido publicado anteriormente.
Para mais detalhes sobre esse comportamento, consulte o artigo:
👉 O que acontece se um documento em aprovação for cancelado
Como configurar um documento para que sempre crie uma nova versão ou revisão?
Para configurar o sistema de forma que todos os documentos criem automaticamente uma nova versão ou revisão, evitando perda de conteúdo, siga os passos:
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Acesse as propriedades da pasta;
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Vá até a aba Propriedades herdadas;
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No campo Versão/Revisão, selecione Criar uma nova revisão ou Criar uma nova versão.
Com isso, os documentos publicados nessa pasta passarão a ter a opção escolhida pré-selecionada por padrão, dispensando configuração manual por parte do usuário.
Como configurar níveis de aprovação?
Para configurar os níveis de aprovação:
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Localize a pasta ou documento na navegação de documentos;
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Clique em Mais ações e selecione Propriedades;
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Acesse a aba Aprovação e adicione os níveis conforme necessário.
A configuração pode ser feita por usuário ou grupo, e é possível definir se todos os aprovadores ou apenas um deles precisam aprovar.
Para mais detalhes, consulte a documentação oficial:
👉 Definir critérios de aprovação para pasta ou documento.
Como herdar os aprovadores de uma pasta pai para as subpastas?
Existem duas formas de herdar aprovadores: por hierarquia ou por evento.
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Por hierarquia:
Edite a pasta criada, acesse a aba Aprovadores e selecione a opção Herdar aprovadores do pai.
Assim, as subpastas herdarão automaticamente os níveis de aprovação e os respectivos aprovadores da pasta pai. -
Por evento:
Configure o evento beforeDocumentPublisher para copiar os aprovadores da pasta pai (quando existirem) ao criar novas pastas.
Saiba Mais
Nossos conteúdos podem te ajudar a compreender melhor o processo de aprovação de documentos, confira:
- Como editar o conteúdo de um documento em aprovação
- Usuários não recebem e-mails sobre aprovação de documentos
- Configuração da aprovação:
Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento - Visualizar documentos em aprovação:
Visualizar documentos a aprovar
Visualizar documentos em consenso
Visualizar meus documentos - Notificações enviadas no processo de aprovação:
Opções de recebimento de notificação - Histórico de aprovadores na lista mestra:
Obter lista mestra da pasta
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