FAQs - Suporte técnico

TOTVS Educacional - Educacional - TAE - Integração TOTVS Assinatura Eletrônica

Dúvida
Instruções para utilização do processo Integração TOTVS Assinatura Eletrônica presente no módulo Educacional em Financeiro\Contábil | Contratos | Integração TOTVS Assinatura Eletrônica.

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Ambiente
TOTVS Educacional - Educacional - TAE - À partir da versão 12.1.29

Solução

O processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o contrato do aluno no TOTVS Educacional.

Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado e também habilitar no perfil do usuário a permissão para o processo “Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica" em Serviços Globais | Segurança | Perfis | Sistema: Educacional | Selecione o perfil do usuário.

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A partir das versões 12.1.29.299, 12.1.32.155 e 12.1.33 passa a ser obrigatório o preenchimento do usuário e senha para que o processo seja aberto. A versão 12.1.31 não sofreu alteração.

Nas versões 12.1.29.299 e 12.1.32.155 acesse no módulo Educacional | Configurações | Parâmetros | Tesouraria e insira nos campos abaixo um Usuário comum (não pode ser inserido o usuário de serviço pois o mesmo não possui permissão ao processo no Educacional) e Senha.

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Caso não esteja preenchido os campos acima, não será possível abrir o processo Integração TOTVS Assinatura Eletrônica na visão do contrato e o sistema emitira uma mensagem indicando a configuração.

A partir da versão 12.1.33.157 contamos com duas opções para o preenchimento do usuário e senha de serviço para a integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Podemos encontrá-las através dos parâmetros da Tesouraria ou através dos parâmetros Globais.

Por regra, o sistema considera primeiro o usuário e senha de serviços utilizado nos parâmetros da Tesouraria, caso não seja preenchido esta informação, o sistema considera o usuário e senha utilizado nos parâmetros Globais.

Opção I: Configurações | Parâmetros | Tesouraria. Caso o usuário e senha estejam preenchidos nos parâmetros da Tesouraria, o usuário só poderá utilizar os recursos do TOTVS Assinatura Eletrônica naquele contexto educacional.

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Opção II Ambiente | Parâmetros | Parâmetros Globais | Aba Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.

Caso o usuário e senha estejam preenchidos nos parâmetros Globais e não nos parâmetros da Tesouraria, o usuário poderá utilizar os recursos do TOTVS Assinatura Eletrônica independente do contexto Educacional.

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Caso o usuário e senha não estejam preenchidos em nenhuma parametrização acima, não será possível abrir o processo e o sistema emitirá uma mensagem indicando as configurações.

 

O processo está disponível em Financeiro\Contábil | Contratos | Integração TOTVS Assinatura Eletrônica ou selecionando um Contrato | Processos | Integração TOTVS Assinatura Eletrônica.

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Ao executar o processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação para a visualização de documentos. 

https://totvssign.staging.totvs.app/webapptotvssign/#/auth

Observações após a autenticação do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica

. A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada novamente.

. Para ambientes em três camadas é possível agendar o JOB do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para ser executado posteriormente; neste cenário é importante destacar que quando o usuário realizar a autenticação o RM guarda o token que será utilizado na execução do JOB, esse token tem uma validade de 12h a partir do horário da sua geração, portanto o processo deve ser agendado para ser executado até 12h a contar a partir da autenticação. 

. Caso o usuário do RM não possua acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica o mesmo devera realizar o cadastro clicando em "Cadastre-se aqui!".

. Ao realizar o cadastro de um novo usuário é importante que seja selecionada uma empresa, caso o cadastro do usuário no TAE seja efetuado sem informar identificar a empresa, posteriormente ao enviar um documento do RM para o TAE poderá ser apresentado a mensagem "Motivo: Erro ao consumir API. Código do erro: Forbidden"

 

Instruções

. A assinatura do documento eletronicamente será realizada pelo responsável financeiro do contrato (caso o mesmo esteja preenchido) ou responsável financeiro do aluno (caso o responsável financeiro do contrato não esteja preenchido), portanto o processo de integração do TOTVS Educacional já realizará o cadastro do responsável financeiro como um usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica. De forma automática e transparente, será o usuário autenticado na execução do processo quem irá executar este procedimento.

. Quando o usuário for cadastrado no TOTVS Assinatura, será enviado um e-mail para o responsável financeiro solicitando confirmação do e-mail cadastrado e, ao confirmar, será solicitada a criação da senha de acesso ao portal TOTVS Assinatura Eletrônica.

. O responsável financeiro do contrato deverá acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica para executar a conferência e assinatura dos documentos enviados. 

. Caso já exista autenticação de visualização dos documentos e realize ou ela seja aberta após o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, a autenticação de visualização dos documentos será substituída pela autenticação de serviço. Desta forma, o usuário considerado para a visualização dos documentos será o usuário autentificado de serviço em uma das parametrizações. 

 

Executando o processo

O processo poderá ser executado de duas maneiras, individualmente ou em lote.

. Acessando pela visão do cadastro de contratos será processado somente o(s) contrato(s) selecionado(s). . Acessando o menu principal a seleção dos contratos será realizada pelo filtro genérico indicado em tela.

(A utilização da opção acima é recomendada nos caso de processamento de um volume maior de contratos, além de permitir que o processo seja agendado, por exemplo, customize filtros que envie somente contratos que ainda não foram assinados)

Selecionando contratos específicos, não será exibido o filtro dentro da tela do processo.

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Selecionando diretamente o menu Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, o sistema apresenta um filtro.

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Dentro da tela do processo, temos os seguintes campos e funcionalidades.

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Enviar documento: indica que o documento informado será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica

Nome do Documento: Nome do documento que será enviado. Ao enviar um documento o código do contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento caso o documento seja enviado para mais de um contrato na mesma execução do processo. Por exemplo, para um contrato de código 1000 para um documento com o nome: Contrato2021, será visualizado no TOTVS Assinatura Eletrônica com o nome: Contrato2021_1000. A partir da versão 12.1.33 o nome do documento poderá receber as seguintes tags: [COD PERIODO LETIVO], [COD CONTRATO] e [RA]. Ao informar as tags, as mesmas serão trocadas para a construção do nome do documento. Vale ressaltar que se não informar nenhuma tag a regra anteriormente citada prevalecerá, caso contrário, será obedecido apenas as tags.

Origem: Indica a origem do documento , sendo RM Reports (O documento será gerado pelo gerador do RM Reports utilizando o relatório informado) e Arquivo PDF (Será informado um arquivo em PDF que será o documento enviado)
Validadores / Testemunhas: E-mail das pessoas que irão participar do documento como um validador ou testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o responsável pelo e-mail informado não esteja cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo receberá um e-mail com convite para se cadastrar na plataforma (no cadastro é importante que seja informado o mesmo e-mail indicado no processo).

Pré-visualização: Quando a origem for "RM Reports" será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de contratos (A tabela do relatório deverá ser a SCONTRATO).

Assinantes (A partir da versão 12.1.33)

Entidades para assinatura do contrato. As novas entidades são:

Aluno: será enviado para o e-mail do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato.
Pai: será enviado para o e-mail do pai do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato; vale lembrar que o pai que será considerado sempre será o último cadastrado, caso ele tenha mais de um pai cadastrado.
Mãe: será enviado para o e-mail da mãe do aluno a solicitação para que ela faça a assinatura do contrato; vale lembrar que a mãe que será considerada, sempre será a última cadastrada, caso ele tenha mais de uma mãe cadastrada.
Responsável acadêmico/legal: será enviado para o e-mail do responsável acadêmico do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato.
Gestor da Instituição do MEC: serão enviados para os e-mails dos gestores da instituição do MEC do aluno a solicitação para que eles façam a assinatura do contrato. Vale lembrar que o cadastro de Gestores está no anexo da Instituição do MEC que poderá está no anexo da Filial ou Nível de ensino.
Diretor da filial: serão enviados para os e-mails dos diretores da filial do aluno a solicitação para que eles façam a assinatura do contrato. Vale lembrar que o cadastro de Diretores também está no anexo da Instituição do MEC que poderá está no anexo da Filial ou Nível de ensino. Outro ponto importante é que somente serão considerados diretores que estão com suas datas de início e fim compreendido no dia da execução do processo. Caso a data fim estiver vazia este diretor sempre estará válido caso a data de início for menor ou igual ao dia da execução do processo.
Responsável do contrato ou responsável financeiro: sempre será enviado e-mail para o responsável do contrato ou responsável financeiro do aluno, para esta entidade não será possível escolher não enviar.
Fiador: sempre será enviado e-mail para o fiador do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato caso a parametrização por curso tiver configurada para exigir fiador. Se o parâmetro de sistema não exigir fiador em caso de alunos com 100% de bolsa / desconto estiver marcado e o aluno possuir 100% de bolsa incondicional e/ou desconto incondicional não será enviado o e-mail para assinatura do contrato.
Outros assinantes: serão enviados e-mails para pessoas que não são entidades do TOTVS Educacional, por exemplo um avô e um tio do aluno, sendo que cada outro assinante deverá obrigatoriamente ser preenchido o seu nome, (CPF ou CNPJ) e e-mail. Para adicionar um novo assinante, basta clicar no botão adicionar que uma nova linha será criada na tabela (grid), após isso, preencher as colunas. Para remover um assinante existente, basta clicar na linha do assinante a remover e clicar no botão remover, com isso o assinante será excluído da tabela (grid). Além da obrigatoriedade das colunas, o campo (CPF / CNPJ) e e-mail também serão verificados se são válidos. Caso ocorra algum erro de validação na coluna e desejar cancelar, basta aperta a tecla ESC do teclado que a linha automaticamente será removida (caso a linha tenha sido inserida) ou o novo valor será desfeito (caso a linha já foi adicionada e apenas uma edição está sendo feita). 

 

Observações

. Serão enviados somente contratos ativos e que opção "Assinado" esteja desmarcada.

. Para cada entidade selecionada todas deverão possuir nome, (CPF ou CNPJ) e e-mail, caso não possua o documento não será enviado para o TAE. Caso as entidades selecionadas possuírem o mesmo e-mail cadastrado, o sistema unificará os e-mails em um único para a assinatura do documento.
. Para identificar o e-mail do responsável financeiro, primeiro é verificado o responsável financeiro que está cadastrado no contrato do aluno, caso não esteja preenchido, será considerado o responsável financeiro informado no cadastro do aluno.
. O responsável financeiro no TOTVS Educacional é um cliente cadastrado no RM, neste caso é importante que o cadastro do cliente tenha um e-mail válido configurado e que o campo (CPF/CNPJ) esteja preenchido.

Saiba mais: Educacional - TOTVS Assinatura Eletrônica

 

 

 

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