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Dúvida
Como realizar um lançamento de documento manualmente no módulo contas a pagar de forma resumida?
Ambiente
TOTVS Hotelaria - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - Contas a Pagar - A partir da versão 12
Solução
Para solucionar essa dúvida, realize os seguintes passos:
1. Clique em Lançamento, Documentos, Registra;
2. Clique em Incluir, na aba 1 - Dados do Lançamento, preencha os seguintes campos:
Favorecido: Clique no botão da lupa, para informar o favorecido para o qual estamos registrando o documento.
Número do Documento: Digite o número da fatura/duplicata ou o número do lançamento no Contas a Pagar.
Complemento: Neste campo, indique o complemento do documento ou a série da nota fiscal. Se você indicar o código reduzido neste campo, o sistema preencherá, automaticamente, o tipo de documento, no campo correspondente. Para isto, selecione o campo Atribui tipo de fatura ao Complemento, na guia Gerais I dos parâmetros do sistema.
Moeda: Indique a moeda que será utilizada neste lançamento. Lembre-se que para utilizar qualquer moeda, é preciso que esta moeda tenha uma cotação registrada na data de lançamento do documento.
Quando você indicar uma moeda e o valor do documento no campo Valor Outra Moeda, o sistema converterá e demonstrará o valor equivalente em reais, no campo Valor em Reais. Normalmente, este campo deverá permanecer em branco.
Valor Outra Moeda: Utilize este campo apenas se você tiver indicado a moeda, no campo correspondente. Nele, indique o valor do documento na moeda indicada.
Valor Moeda Corrente: Indique o valor do lançamento na moeda corrente. Se você indicou alguma moeda no campo correspondente, este campo será preenchido automaticamente, com o valor do documento digitado no campo Valor em Outra Moeda, convertido para reais.
Tipo de Documento: Informe o tipo de documento que será lançado. Cadastre os tipos de documentos no menu Cadastros. Se o sistema estiver parametrizado para Atribuir tipo de fatura ao Complemento e você tiver indicado algum complemento válido no campo correspondente, este tipo de documento será preenchido automaticamente.
Contas/Caixas x Forma de Pagamento: Indique qual será a forma de pagamento utilizada para este documento, clicando na seta à direita do campo. Efetue o cadastro das contas/caixas x forma de pagamento no menu Cadastros. A indicação da forma de pagamento x contas bancárias/caixa somente será obrigatória para documentos que forem marcados com Lança e Baixa Simultânea. Caso contrário, esta indicação é facultativa. Quando indicada, o documento fica associado a uma determinada forma de pagamento de um caixa ou banco específico. Você também pode indicar apenas a forma de pagamento, utilizando a guia Geral. Neste caso, só ficará definida a forma de pagamento, porém você poderá utilizar qualquer caixa ou banco que opere com esta forma para efetuar o pagamento.
Número do Cheque / Borderô: Digite o número da fatura/duplicata ou o número do lançamento no Contas a Pagar. Este campo está disponível apenas para os lançamentos que estiverem com o parâmetro Lançamento e Baixa Simultâneos marcado.
Histórico do Lançamento: Digite a descrição do histórico complementar deste lançamento. O histórico contábil gerado pelo CAP é: “lançamento do documento (número do documento indicado) do fornecedor (fornecedor indicado) referente à (o que foi escrito no campo histórico do lançamento)”.
Datas: Indique as datas de Emissão, Lançamento, Vencimento e Programada, clicando no botão do calendário. A data de lançamento será a data utilizada para o lançamento contábil. A data programada será preenchida, automaticamente, com a mesma data de vencimento. Se você utilizar o parâmetro Número de Dias para Vencimento (Configuração - Parâmetros - Geral I) , as datas de vencimento e programada só poderão ser alteradas por funcionários habilitados em Altera Vencimento, no cadastro de Usuários (Sistema - Manutenção de Usuários do Sistema - Usuários, selecione o usuário e clique em Direitos, guia Sistema, item Lançamento, subitem Altera Vencimento). A data de vencimento somente poderá ser alterada pelo usuário/grupo que estiver com o parâmetro Data de Vencimento habilitado (Sistema - Manutenção em Grupos de Usuários - Grupos, guia Sistema, opção Lançamento - Documentos.
Este documento será parcelado ou englobado: Selecione este campo, para que o documento seja parcelado/englobado. Ao marcá-lo, o sistema perguntará, no final do lançamento do documento, se você deseja lançar as parcelas correspondentes ao documento. As parcelas podem ser registradas de imediato ou, posteriormente, no item Lançamento – Documentos – Agrupa/Parcela – Criar. Neste mesmo item, você pode parcelar (dividir) uma nota/fatura em várias duplicatas e englobar (juntar) várias notas/faturas numa única duplicata. Os documentos marcados para parcelar/englobar não ficarão disponíveis para pagamento, antes que suas parcelas sejam lançadas.
Não integrar com a Contabilidade: Selecione este campo, para que este documento não seja contabilizado. Ao determinar que o documento não deve ser contabilizado, o lançamento do documento não fará lançamento na Contabilidade, porém a baixa sempre fará lançamento contábil, independentemente do que tiver sido aqui indicado. Marque este flag, nos casos onde a contabilização do lançamento já tiver sido feita, de acordo com o método de contabilização utilizado em sua empresa. Lembre-se que a baixa deste documento será contabilizada independentemente deste flag. Se esse campo for marcado e um rateio com tipo de desembolso que possua uma conta crédito preenchida for utilizado, o sistema grava esta conta no momento do lançamento do documento. Caso tenha mais de um rateio lançado com os tipos de desembolsos diferentes, o sistema grava a conta crédito do cadastro do fornecedor. Outra maneira de não fazer lançamento contábil é indicar a mesma conta a débito e a crédito. Esta regra serve para todo o Back-Office. Para obter mais informações, consulte o Esquema de Contabilização na ajuda on-line da Contabilidade.
Lança e baixa este documento simultaneamente: Marque este campo, para que o documento seja lançado e baixado simultaneamente. Quando você indica que um documento deve ser baixado simultaneamente, o sistema obriga o preenchimento do campo Contas/Caixas x Forma de Pagamento, além do número do cheque ou borderô. No Contas a Pagar, você pode fazer cheques para documentos lançados com baixa simultânea, desde que o sistema tenha sido parametrizado para isso. Para obter maiores informações, consulte a guia Gerais II dos parâmetros do sistema. Neste caso, o sistema não gerará lançamento no Passivo. O crédito será feito, diretamente, na conta/caixa x forma de pagamento indicada no campo Contas/Caixas x Forma de Pagamento.
Contabilizar pelo Tipo de Desembolso: Selecione este campo para que este documento seja contabilizado pelo tipo de desembolso desde de que no cadastro de Tipo de Alteradores a opção Contabiliza alterador na baixa do documento esteja marcada.
Documento lançado por: Este campo é preenchido pelo sistema, com o nome do usuário responsável pelo lançamento do documento.
A partir do sistema: Campo preenchido automaticamente, com o nome do sistema onde foi realizado o lançamento.
3. Na aba 2 - Rateio, clique no botão de inclusão em destaque, preencha os campos descritos abaixo, e clique em Confirmar e Cancelar na lateral e Confirmar e Sair na parte inferior.
Obs.: Os documentos originários do Almoxarifado já virão lançados com o rateio preenchido, de acordo com o tipo de desembolso associado ao tipo de produto presente na nota.
Exemplo: Compra de material esportivo no valor de R$ 1000,00:
- Bicicleta ergométrica para a academia do Hotel - R$ 300,00.
- Esteira ergométrica para a academia do Hotel - R$ 200,00.
- Bolas de vôlei para a equipe de lazer do Hotel - R$ 100,00
- Jogo de camisas para o time de futebol do Hotel, sendo que dos dez jogadores, cinco estão alocados no restaurante, três no financeiro e dois na contabilidade - R$ 400,00.
Exemplo de Rateio:
Item/Valor |
Centro de Custo |
Centro de Responsabilidade |
Atividade/Projeto |
Tipo de Desembolso |
Bicicleta/300 |
Academia |
Gerência Geral |
Hospedagem |
Fornecedor de Produtos |
Esteira/200 |
Academia |
Gerência Geral |
Hospedagem |
Diretoria Operacional |
Bolas de Vôlei/100 |
Lazer |
Gerência Comercial |
Administração |
Diretoria Operacional |
Camisas/400 |
Restaurante/200 |
Diretoria Operacional |
Administração |
Diretoria Operacional |
Financeiro/120 |
Diretoria Operacional |
Administração |
Diretoria Operacional |
|
Contabilidade/80 |
Diretoria Operacional |
Administração |
Diretoria Operacional |
Resultado do Rateio por Centro de Custo:
Academia – R$ 500,00
Lazer – R$ 100,00
Restaurante – R$ 200,00
Financeiro – R$ 120,00
Contabilidade – R$ 80,00
Resultado do Rateio por Centro de Responsabilidade:
Gerência Geral – R$ 500,00
Gerência Comercial – R$ 100,00
Diretoria Operacional – R$ 400,00
Rateio do Rateio por Atividade/Projeto:
Hospedagem – R$ 500,00
Administração – R$ 500,00
Rateio do Rateio por Tipo de Desembolso:
- Fornecedor de Produtos – R$ 1000,00
O rateio tem como função dividir o valor de um determinado documento, adequadamente, nas estruturas disponíveis: centro de custo, centro de responsabilidade, atividade/projeto e tipo de desembolso. A indicação dessas estruturas pode ser obrigatória ou não, dependendo do que você parametrizou no sistema GlobalCM, com exceção do centro de custo, que somente será utilizado no lançamento contábil, se a conta contábil obrigar o seu uso. O sistema, inicialmente, preenche o campo Valor Moeda Corrente da guia Rateio, com o mesmo valor do documento. Se você quiser fazer um rateio, indique o valor (parcial) que será incluído. Após concluir o primeiro lançamento do rateio, o sistema apresentará a diferença entre o total do documento e o valor já informado na primeira parte do rateio. Isto se repetirá até que o total do rateio corresponda ao total do documento.
O sistema da CMNet Soluções permite ratear qualquer lançamento no Contas a Pagar, em quatro estruturas distintas:
Atividade/Projeto
Centro de Responsabilidade
Tipo de Desembolso
Centro de Custo
Atividade/Projeto: Selecione a atividade/projeto para o lançamento do rateio que está sendo feito, ou seja, indique a atividade/projeto correspondente ao valor indicado no campo Valor Moeda Corrente.
Centro de Responsabilidade: Informe o centro de responsabilidade que será utilizado para o rateio do documento. A indicação do centro de responsabilidade só é obrigatória se o parâmetro relativo no sistema Global estiver selecionado.
Tipo de Desembolso: Indique o tipo de desembolso para este lançamento do rateio. Para obter maiores informações, consulte o item Cadastros – Tipos de Desembolsos.
Centro de Custo: Clique na seta à direita do campo, para selecionar o centro de custo que será utilizado para o rateio e a contabilização do documento. A indicação do centro de custo é obrigatória se o parâmetro relativo no sistema Global estiver selecionado. O centro de custo também deverá ser indicado, caso a conta contábil utilizada para contabilização do documento obrigar o uso de centro de custo, independente do parâmetro mencionado. Obs.: Ao lado dos campos acima, foram criados dois botões para facilitar a busca dos dados. Clique na letra A, para visualizar as descrições por ordem alfabética ou clique no numeral 0, para ordená-las pelo código.
Evento: Clique na seta à direita do campo e selecione o evento que será utilizado para o rateio do documento. Obs.: Acessando o sistema Eventos, é possível avaliar quais são os custos gerados para um evento específico, além de poder comparar a receita real do evento com o custo real.
Compromisso Orçamentário: Apresenta o compromisso orçamentário criado automaticamente, caso exista reserva cadastrada no dia e conta no sistema de Planejamento e Orçamento. Obs.: A conta no Orçamento deverá ter seu fluxo cadastrado para a atividade/projeto, centro de responsabilidade e tipo de desembolso usados no rateio.
Moeda: Indique a moeda na qual será efetuado o lançamento do rateio. Se você não informar a moeda, o sistema assumirá a moeda corrente, definida nos parâmetros do sistema GlobalCM.
Valor Outra Moeda: Neste campo, indique o valor na moeda escolhida no campo anterior. Este campo somente estará habilitado quando for indicada moeda.
Valor Moeda Corrente: Digite o valor do lançamento na moeda corrente, se não tiver sido indicada moeda no campo correspondente. Se a moeda for indicada, o sistema mostrará o valor do documento convertido, no índice escolhido.
Código NBS: Indique o código da Nomenclatura Brasileira de Serviços.
Modo Prestação Siscoserv: Indique o modo de prestação de serviços.
- Transfronteiriço - serviço prestado por uma empresa em um país a um consumidor em outro país (serviço de telecomunicação).
- Consumo no Exterior - serviço prestado com o movimento do consumidor por meio da fronteira (serviço consumido no exterior).
- Movimento Temporário de Pessoa Física - o prestador de serviço (pessoa física) vai ao território do consumidor e lá presta o serviço.
Obs.: Os campos Código NBS e Modo Prestação Siscoserv só serão exibidos se a opção Integrar com o Fiscall Flex, da guia Gerais I, estiver selecionada.
Histórico do Lançamento: Digite o histórico do rateio.
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