Hotelaria - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - CAR - Como realizar o lançamento um de um documento (forma completa)

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Dúvida
Como realizar o lançamento de documento de forma completa, no módulo contas a receber?

Ambiente
TOTVS Hotelaria - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - Contas a Receber - A partir da versão 12

Solução
Para solucionar essa dúvida, realize os seguintes passos:
 

1. Clique em Lançamento, Documentos, Registra;

2. Clique em Incluir, na aba 1 - Dados do Lançamento, preencha os seguintes campos;

Favorecido:  Clique no botão da lupa, para informar o favorecido para o qual estamos registrando o documento.

Número do Documento: Digite o número da fatura/duplicata ou o número do lançamento no Contas a Pagar.

Complemento: Neste campo, indique o complemento do documento ou a série da nota fiscal. Se você indicar o código reduzido neste campo, o sistema preencherá, automaticamente, o tipo de documento, no campo correspondente. Para isto, selecione o campo Atribui tipo de fatura ao Complemento, na guia Gerais I dos parâmetros do sistema.

Moeda: Indique a moeda que será utilizada neste lançamento. Lembre-se que para utilizar qualquer moeda, é preciso que esta moeda tenha uma cotação registrada na data de lançamento do documento.

Quando você indicar uma moeda e o valor do documento no campo Valor Outra Moeda, o sistema converterá e demonstrará o valor equivalente em reais, no campo Valor em Reais. Normalmente, este campo deverá permanecer em branco.

Valor Outra Moeda: Utilize este campo apenas se você tiver indicado a moeda, no campo correspondente. Nele, indique o valor do documento na moeda indicada.

Valor Moeda Corrente: Indique o valor do lançamento na moeda corrente. Se você indicou alguma moeda no campo correspondente, este campo será preenchido automaticamente, com o valor do documento digitado no campo Valor em Outra Moeda, convertido para reais.

Tipo de Documento: Informe o tipo de documento que será lançado. Cadastre os tipos de documentos no menu Cadastros. Se o sistema estiver parametrizado para Atribuir tipo de fatura ao Complemento e você tiver indicado algum complemento válido no campo correspondente, este tipo de documento será preenchido automaticamente.

Contas/Caixas x Forma de Pagamento: Indique qual será a forma de pagamento utilizada para este documento, clicando na seta à direita do campo. Efetue o cadastro das contas/caixas x forma de pagamento no menu Cadastros. A indicação da forma de pagamento x contas bancárias/caixa somente será obrigatória para documentos que forem marcados com Lança e Baixa Simultânea. Caso contrário, esta indicação é facultativa. Quando indicada, o documento fica associado a uma determinada forma de pagamento de um caixa ou banco específico. Você também pode indicar apenas a forma de pagamento, utilizando a guia Geral. Neste caso, só ficará definida a forma de pagamento, porém você poderá utilizar qualquer caixa ou banco que opere com esta forma para efetuar o pagamento.

Número do Cheque / Borderô: Digite o número da fatura/duplicata ou o número do lançamento no Contas a Pagar. Este campo está disponível apenas para os lançamentos que estiverem com o parâmetro Lançamento e Baixa Simultâneos marcado.

Histórico do Lançamento: Digite a descrição do histórico complementar deste lançamento. O histórico contábil gerado pelo CAP é: “lançamento do documento (número do documento indicado) do fornecedor (fornecedor indicado) referente à (o que foi escrito no campo histórico do lançamento)”.

Datas: Indique as datas de Emissão, Lançamento, Vencimento e Programada, clicando no botão do calendário. A data de lançamento será a data utilizada para o lançamento contábil. A data programada será preenchida, automaticamente, com a mesma data de vencimento. Se você utilizar o parâmetro Número de Dias para Vencimento (Configuração - Parâmetros - Geral I) , as datas de vencimento e programada só poderão ser alteradas por funcionários habilitados em Altera Vencimento, no cadastro de Usuários (Sistema - Manutenção de Usuários do Sistema - Usuários, selecione o usuário e clique em Direitos, guia Sistema, item Lançamento, subitem Altera Vencimento). A data de vencimento somente poderá ser alterada pelo usuário/grupo que estiver com o parâmetro Data de Vencimento habilitado (Sistema - Manutenção em Grupos de Usuários - Grupos, guia Sistema, opção Lançamento - Documentos.

Este documento será parcelado ou englobado: Selecione este campo, para que o documento seja parcelado/englobado. Ao marcá-lo, o sistema perguntará, no final do lançamento do documento, se você deseja lançar as parcelas correspondentes ao documento. As parcelas podem ser registradas de imediato ou, posteriormente, no item Lançamento – Documentos – Agrupa/Parcela – Criar. Neste mesmo item, você pode parcelar (dividir) uma nota/fatura em várias duplicatas e englobar (juntar) várias notas/faturas numa única duplicata. Os documentos marcados para parcelar/englobar não ficarão disponíveis para pagamento, antes que suas parcelas sejam lançadas.

Não integrar com a Contabilidade: Selecione este campo, para que este documento não seja contabilizado. Ao determinar que o documento não deve ser contabilizado, o lançamento do documento não fará lançamento na Contabilidade, porém a baixa sempre fará lançamento contábil, independentemente do que tiver sido aqui indicado. Marque este flag, nos casos onde a contabilização do lançamento já tiver sido feita, de acordo com o método de contabilização utilizado em sua empresa. Lembre-se que a baixa deste documento será contabilizada independentemente deste flag. Se esse campo for marcado e um rateio com tipo de desembolso que possua uma conta crédito preenchida for utilizado, o sistema grava esta conta no momento do lançamento do documento. Caso tenha mais de um rateio lançado com os tipos de desembolsos diferentes, o sistema grava a conta crédito do cadastro do fornecedor. Outra maneira de não fazer lançamento contábil é indicar a mesma conta a débito e a crédito. Esta regra serve para todo o Backoffice. Para obter mais informações, consulte o Esquema de Contabilização na ajuda on-line da Contabilidade.

Lança e baixa este documento simultaneamente: Marque este campo, para que o documento seja lançado e baixado simultaneamente. Quando você indica que um documento deve ser baixado simultaneamente, o sistema obriga o preenchimento do campo Contas/Caixas x Forma de Pagamento, além do número do cheque ou borderô. No Contas a Pagar, você pode fazer cheques para documentos lançados com baixa simultânea, desde que o sistema tenha sido parametrizado para isso. Para obter maiores informações, consulte a guia Gerais II dos parâmetros do sistema. Neste caso, o sistema não gerará lançamento no Passivo. O crédito será feito, diretamente, na conta/caixa x forma de pagamento indicada no campo Contas/Caixas x Forma de Pagamento.

Contabilizar pelo Tipo de Desembolso: Selecione este campo para que este documento seja contabilizado pelo tipo de desembolso desde de que no cadastro de Tipo de Alteradores a opção Contabiliza alterador na baixa do documento esteja marcada.

Documento lançado por: Este campo é preenchido pelo sistema, com o nome do usuário responsável pelo lançamento do documento.

A partir do sistema: Campo preenchido automaticamente, com o nome do sistema onde foi realizado o lançamento.

3. Na aba 2 - Rateio, clique no botão de inclusão em destaque, preencha os campos descritos abaixo, e clique em Confirmar na lateral;

Obs.: Os documentos originários do Almoxarifado já virão lançados com o rateio preenchido, de acordo com o tipo de desembolso associado ao tipo de produto presente na nota.

Exemplo: Compra de material esportivo no valor de R$ 1000,00:

• Bicicleta ergométrica para a academia do Hotel - R$ 300,00.
• Esteira ergométrica para a academia do Hotel - R$ 200,00.
• Bolas de vôlei para a equipe de lazer do Hotel - R$ 100,00
• Jogo de camisas para o time de futebol do Hotel, sendo que dos dez jogadores, cinco estão alocados no restaurante, três no financeiro e dois na contabilidade - R$ 400,00.

Exemplo de Rateio:

Resultado do Rateio por Centro de Custo:

• Academia – R$ 500,00
• Lazer – R$ 100,00
• Restaurante – R$ 200,00
• Financeiro – R$ 120,00
• Contabilidade – R$ 80,00

Resultado do Rateio por Centro de Responsabilidade:

• Gerência Geral – R$ 500,00
• Gerência Comercial – R$ 100,00
• Diretoria Operacional – R$ 400,00

Rateio do Rateio por Atividade/Projeto:

• Hospedagem – R$ 500,00
• Administração – R$ 500,00

Rateio do Rateio por Tipo de Desembolso:

• Fornecedor de Produtos – R$ 1000,00

O rateio tem como função dividir o valor de um determinado documento, adequadamente, nas estruturas disponíveis: centro de custo, centro de responsabilidade, atividade/projeto e tipo de desembolso. A indicação dessas estruturas pode ser obrigatória ou não, dependendo do que você parametrizou no sistema GlobalCM, com exceção do centro de custo, que somente será utilizado no lançamento contábil, se a conta contábil obrigar o seu uso. O sistema, inicialmente, preenche o campo Valor Moeda Corrente da guia Rateio, com o mesmo valor do documento. Se você quiser fazer um rateio, indique o valor (parcial) que será incluído. Após concluir o primeiro lançamento do rateio, o sistema apresentará a diferença entre o total do documento e o valor já informado na primeira parte do rateio. Isto se repetirá até que o total do rateio corresponda ao total do documento.

O sistema da CMNet Soluções permite ratear qualquer lançamento no Contas a Pagar, em quatro estruturas distintas:

• Atividade/Projeto
• Centro de Responsabilidade
• Tipo de Desembolso
• Centro de Custo

Atividade/Projeto: Selecione a atividade/projeto para o lançamento do rateio que está sendo feito, ou seja, indique a atividade/projeto correspondente ao valor indicado no campo Valor Moeda Corrente.

Centro de Responsabilidade: Informe o centro de responsabilidade que será utilizado para o rateio do documento. A indicação do centro de responsabilidade só é obrigatória se o parâmetro relativo no sistema Global estiver selecionado.

Tipo de Desembolso: Indique o tipo de desembolso para este lançamento do rateio. Para obter maiores informações, consulte o item Cadastros – Tipos de Desembolsos.

Centro de Custo: Clique na seta à direita do campo, para selecionar o centro de custo que será utilizado para o rateio e a contabilização do documento. A indicação do centro de custo é obrigatória se o parâmetro relativo no sistema Global estiver selecionado. O centro de custo também deverá ser indicado, caso a conta contábil utilizada para contabilização do documento obrigar o uso de centro de custo, independente do parâmetro mencionado.

Evento: Clique na seta à direita do campo e selecione o evento que será utilizado para o rateio do documento. Obs.: Acessando o sistema Eventos, é possível avaliar quais são os custos gerados para um evento específico, além de poder comparar a receita real do evento com o custo real.

Compromisso Orçamentário: Apresenta o compromisso orçamentário criado automaticamente, caso exista reserva cadastrada no dia e conta no sistema de Planejamento e Orçamento. Obs.: A conta no Orçamento deverá ter seu fluxo cadastrado para a atividade/projeto, centro de responsabilidade e tipo de desembolso usados no rateio.

Moeda: Indique a moeda na qual será efetuado o lançamento do rateio. Se você não informar a moeda, o sistema assumirá a moeda corrente, definida nos parâmetros do sistema GlobalCM.

Valor Outra Moeda: Neste campo, indique o valor na moeda escolhida no campo anterior. Este campo somente estará habilitado quando for indicada moeda.

Valor Moeda Corrente: Digite o valor do lançamento na moeda corrente, se não tiver sido indicada moeda no campo correspondente. Se a moeda for indicada, o sistema mostrará o valor do documento convertido, no índice escolhido.

Código NBS: Indique o código da Nomenclatura Brasileira de Serviços.

Modo Prestação Siscoserv: Indique o modo de prestação de serviços.

• Transfronteiriço - serviço prestado por uma empresa em um país a um consumidor em outro país (serviço de telecomunicação).
• Consumo no Exterior - serviço prestado com o movimento do consumidor por meio da fronteira (serviço consumido no exterior).
• Movimento Temporário de Pessoa Física - o prestador de serviço (pessoa física) vai ao território do consumidor e lá presta o serviço.

Obs.: Os campos Código NBS e Modo Prestação Siscoserv só serão exibidos se a opção Integrar com o Fiscall Flex, da guia Gerais I, estiver selecionada.

Histórico do Lançamento: Digite o histórico do rateio.

4. Na aba 3 - Contabilização, clique no botão de inclusão em destaque, preencha os campos descritos abaixo, e clique em Confirmar na lateral;

Você só deverá incluir ou alterar lançamentos nesta guia se:

1) Desejar alterar a contabilização proposta pelo sistema e

2) A conta a débito (CAP) não tiver sido indicada em nenhum dos cadastros possíveis.

A contabilização dos documentos lançados no Contas a Pagar, respeita a seguinte ordem:

Conta a Débito:

Indicada no cadastro de fornecedor (conta a débito). Se esta conta (conta a débito do cadastro de fornecedor) não estiver preenchida. O sistema utilizará a conta (a débito) cadastrada no(s) tipo(s) de desembolso(s), indicada(s) na guia Rateio. Se em nenhuma das opções anteriores (fornecedor e tipo de desembolso) o sistema estiver com a conta cadastrada, você deverá lançar manualmente o débito, escolhendo a conta desejada.

Conta a Crédito:

Indicada no cadastro do(s) tipo(s) de desembolso(s), guia Rateio. Se esta conta (conta a crédito do tipo de desembolso) não estiver preenchida.  O sistema buscará a conta a crédito (conta do fornecedor) no cadastro de fornecedor.

Preencha os campos da guia:

Conta Contábil: Selecione a conta contábil que será utilizada.

Centro de Custo: Clique na seta à direita do campo, para selecionar o centro de custo. Somente estarão disponíveis os centros de custo correlacionados à conta indicada, anteriormente. Se a conta indicada não obrigar o uso de centros de custo, o sistema nem abrirá este campo.

Subconta: Indique a subconta. Utilize se você preferir cadastrar uma conta contábil e várias subcontas associadas a ela. Ex.: Cadastre uma conta contábil chamada Fornecedores e várias subcontas, uma para cada fornecedor. Somente estarão disponíveis as subcontas correlacionadas à conta indicada, anteriormente. Se a conta indicada não obrigar o uso de subcontas, o sistema nem abrirá este campo.

D/C: Especifique se este lançamento contábil é um débito ou um crédito.

Atividades/Projeto: Indique a atividade/projeto ligado a este lançamento conta contábil. A indicação será obrigatória se o parâmetro do GlobalCM estiver configurado para obrigar a indicação de atividades/projetos.

Valor Outra Moeda: Neste campo, indique o valor na moeda escolhida no campo correspondente. Este campo somente estará habilitado quando for indicada moeda.

Valor Moeda Corrente: Digite o valor do lançamento na moeda corrente, se não tiver sido indicada moeda. Se a moeda for indicada, o sistema mostrará o valor do documento convertido, no índice escolhido.

Histórico do Lançamento: Neste campo, digite o histórico do lançamento do documento no Contas a Pagar.

5. A aba 4 - Lançamentos, não será utilizada para lançamentos. Utilize-a para consultar os lançamentos já realizados no documento, como: lançamento, alterador, baixa etc.

Nesta guia, visualize o histórico do lançamento, com as seguintes informações:

• Lançamento;
• Operação;
• Data Lançamento;
• Valor Moeda Corrente;
• Valor Outra Moeda;
• D/C;
• Histórico;
• Estorno;
• Lançamento Financeiro;
• Forma de Recebimento/Pagamento;
• Número do Lote;
• Código Contábil;
• Cheque/Borderô;
• Data com Float;
• Alterador;
• Usuário Inclusão;

6. Na aba 5 - Alteradores, clique no botão de inclusão em destaque, preencha os campos descritos abaixo, e clique em Confirmar na lateral;

Os alteradores podem ser qualquer tipo de acréscimo ou decréscimo, que será agregado ao documento.

Para obter maiores informações sobre alteradores, consulte o item Cadastros – Tipos de Alteradores.

Alterador Selecionado: Clique no botão à direita do campo, para selecionar o alterador desejado.

Valor Outra Moeda: Neste campo, indique o valor na moeda escolhida no campo correspondente. Este campo somente estará habilitado quando for indicada moeda.

Valor Moeda Corrente: Digite o valor do lançamento na moeda corrente, se não tiver sido indicada moeda. Se a moeda for indicada, o sistema mostrará o valor do documento convertido, no índice escolhido.

Atividade/Projeto: Selecione a atividade/projeto que será utilizada para o lançamento do alterador.

Data Lançamento: Clique no botão Calendário, para indicar a data de lançamento do alterador, ou seja, a data de contabilização do alterador.

Observação: Digite alguma observação, se houver.

Centro de Custo: Informe o centro de custo que deverá ser considerado para o registro do alterador. Se você não selecioná-lo, será utilizado o centro de custo do rateio/lançamento do documento.

Não integrar este lançamento com a Contabilidade: Selecione este campo, para que o lançamento não seja contabilizado. A contabilização do alterador é muito simples. Para realizá-la, o sistema utiliza a conta do alterador selecionado em contrapartida à conta do fornecedor. Para obter maiores informações sobre contabilização, consulte o Esquema de Contabilização na ajuda on-line da Contabilidade.

7. Na aba 6 - Geral, preencha as abas, Financeiros, Tributos, Imagem/Observação e Integração Fiscall Flex conforme descrições abaixo:

OBS: Alguns campos estão com o help em construção, este campo também guarda o nosso número obtido na geração de arquivo de remessa e boletos de cobrança.

Financeiros:

Conta Bancária: Informe os dados bancários do favorecido (banco, agência e número da conta), clicando no botão da lupa. Esta indicação é obrigatória, para fazer alguns tipos de recebimentos eletrônicos.

Não gravar no documento a conta bancária preferencial: Marque este campo para que o sistema não grave a conta bancária preferencial no documento.

Referência: Campo livre para digitação da referência do lançamento do documento.

Número da GR: Campo preenchido pelo sistema, com o número da guia de recebimento. Este número pode ser gerado no registro do documento, clicando no botão da lupa ou na emissão do relatório Guia de Recebimentos.

NSU: Indique a numeração sequencial única correspondente ao nosso número. Obs.: Este campo também guarda o nosso número obtido na geração de arquivo de remessa e boletos de cobrança.

Tipos de Cobrança: Indique o tipo de cobrança, para facilitar a criação do lote de documentos para recebimento. A indicação deste tipo é obrigatória, se o parâmetro Obriga Indicação de Tipos de Cobrança no Momento do Lançamento do Documento estiver selecionado. Mesmo que a indicação não seja obrigatória, você pode utilizá-la para que na criação do lote, o sistema somente permita que este documento seja associado à uma conta/caixa x tipo de cobrança, relacionada com o tipo aqui indicado.

Subconta Cliente: Indique a subconta. Utilize se você preferir cadastrar uma conta contábil e várias subcontas associadas a ela. Ex.: Cadastre uma conta contábil chamada Clientes e várias subcontas, uma para cada cliente. Somente estarão disponíveis as subcontas correlacionadas à conta indicada, anteriormente. Se a conta indicada não obrigar o uso de subcontas, o sistema nem abrirá este campo.

Dados do Cliente para Remessa: Neste campo, indique o cliente para quem será gerada a cobrança (boleto/arquivo de remessa). Este cliente deverá ser diferente do cliente do documento.

Motivo: Selecione o motivo do recebimento de uma nota de crédito. Esse campo será utilizado na geração de arquivos fiscais em Portugal.

Campos específicos para a legislação da Argentina:

Classificação Estatística (COPE): Campo desenvolvido especialmente para Portugal, sendo uma implementação para controle de operações e posições com o exterior, gerando o arquivo que é enviado ao Banco Central para fins de dados estatísticos. Indique a classificação estatística nos lançamentos de documentos, previsões ou adiantamentos. O preenchimento desse campo é obrigatório quando o parâmetro Gera COPE do Livro UE estiver marcado e o fornecedor selecionado for de origem estrangeira (país do cadastro diferente do país da empresa proprietária).

Imagem / Observação:

Se desejar, você também pode arquivar a imagem do documento lançado. Clique sobre o quadro apresentado. O botão Imagem lhe permite:

Associar a partir do Arquivo: Nesta opção, localize e selecione uma imagem existente.

Digitalizar para Associar: Por meio desta opção, faça a digitalização das imagens com dispositivos como: scanner, câmera, entre outros.

Limpar Imagem: Utilize esta opção para desfazer a associação de uma imagem. Clique no botão Ok, para que a associação seja realizada.

Observação: Campo livre para inclusão de uma observação se houver necessidade.

Integração Fiscall Flex:

CFOP - Classificação Fiscal: Informe o código fiscal de operações e prestações. Esse cadastro é realizado no sistema Fiscall Flex, por meio da opção Cadastros - Tabelas - Código Fiscal de Operação e Prestação.

Não integrar com Fiscall Flex: Marque este campo, para que o lançamento não seja integrado ao Fiscall Flex.

Modelo de Nota: Selecione o modelo do documento fiscal.

Situação do Documento: Selecione a situação fiscal do documento.

8. Rateios Pré-definidos, esta tela não carrega informações no contas a a receber, mas no contas a pagar carrega as informações abaixo da imagem;

Utilize esta guia para lançar os rateios do documento automaticamente, ao invés de cadastrá-los um a um. Para utilizá-la você precisa, primeiramente, definir os rateios por meio do item Cadastros - Rateios Pré-Definidos.

Preencha os seguintes campos:

Escolha o Rateio: Clique na seta à direita do campo, para selecionar o rateio definido.

Tipo de Desembolso: Indique o tipo de desembolso desejado.

Valor: Digite o valor do rateio em moeda corrente.

Valor Outra Moeda: Digite o valor do rateio em outra moeda.

9. Na aba 8 - Previsões, preencha os campos descritos abaixo. Obs: Esta aba somente pode ser ativada a partir da tela de lançamento de previsões.

Indicação das previsões de pagamentos. Preencha os seguintes campos:

Nº Parcelas: Informe o número de parcelas em que a(s) previsão(ões) selecionada(s) será(ão) replicada(s), ou seja, os contratos selecionados serão replicados em quantas parcelas (duplicatas) você especificar aqui.

Dia Útil para Vencimento: Indique o dia útil em que cairá a parcela a ser vencida. Se você não desejar indicar um dia útil, deixe este campo com valor 0 (zero).

Frequência: Informe em que unidade será definida a frequência (tempo entre parcelas) do parcelamento desta previsão.

• Diária – Os intervalos entre as parcelas são contados em dias.
• Mensal – Os intervalos entre as parcelas são contados em meses.
• Anual – Os intervalos entre as parcelas são contados em anos.

Após informar a frequência, indique o intervalo entre as parcelas em dias, meses ou anos.

Botão Recalcular: Clique neste botão, para que o sistema mostre a(s) data(s) de vencimento e o(s) valor(es) da(s) parcela(s), conforme definido anteriormente.

10. Aba 9 - Impostos, Utilize esta guia para alterar o valor do imposto/agregado, durante o lançamento do documento. Obs: Não será calculado imposto para documento "não fiscal".

11. Aba 0 - Rateio Orçamentário, esta guia permite que sejam lançados diversos valores para conta e período orçamentário diferentes, que comporão os compromissos orçamentários necessários para realizar o lançamento no CAP. Para cada linha incluída será criado um novo compromisso, automaticamente.