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Dúvida
Como realizar um lançamento de documento manualmente no módulo contas a pagar de forma completa?
Ambiente
TOTVS Hotelaria - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - Contas a Pagar - A partir da versão 12
Solução
Para solucionar essa dúvida, realize os seguintes passos:
1. Clique em Lançamento, Documentos, Registra;
2. Clique em Incluir, e na aba 1 - Dados do Lançamento, preencha os seguintes campos:
Favorecido: Clique no botão da lupa, para informar o favorecido para o qual estamos registrando o documento.
Número do Documento: Digite o número da fatura/duplicata ou o número do lançamento no Contas a Pagar.
Complemento: Neste campo, indique o complemento do documento ou a série da nota fiscal. Se você indicar o código reduzido neste campo, o sistema preencherá, automaticamente, o tipo de documento, no campo correspondente. Para isto, selecione o campo Atribui tipo de fatura ao Complemento, na guia Gerais I dos parâmetros do sistema.
Moeda: Indique a moeda que será utilizada neste lançamento. Lembre-se que para utilizar qualquer moeda, é preciso que esta moeda tenha uma cotação registrada na data de lançamento do documento.
Quando você indicar uma moeda e o valor do documento no campo Valor Outra Moeda, o sistema converterá e demonstrará o valor equivalente em reais, no campo Valor em Reais. Normalmente, este campo deverá permanecer em branco.
Valor Outra Moeda: Utilize este campo apenas se você tiver indicado a moeda, no campo correspondente. Nele, indique o valor do documento na moeda indicada.
Valor Moeda Corrente: Indique o valor do lançamento na moeda corrente. Se você indicou alguma moeda no campo correspondente, este campo será preenchido automaticamente, com o valor do documento digitado no campo Valor em Outra Moeda, convertido para reais.
Tipo de Documento: Informe o tipo de documento que será lançado. Cadastre os tipos de documentos no menu Cadastros. Se o sistema estiver parametrizado para Atribuir tipo de fatura ao Complemento e você tiver indicado algum complemento válido no campo correspondente, este tipo de documento será preenchido automaticamente.
Contas/Caixas x Forma de Pagamento: Indique qual será a forma de pagamento utilizada para este documento, clicando na seta à direita do campo. Efetue o cadastro das contas/caixas x forma de pagamento no menu Cadastros. A indicação da forma de pagamento x contas bancárias/caixa somente será obrigatória para documentos que forem marcados com Lança e Baixa Simultânea. Caso contrário, esta indicação é facultativa. Quando indicada, o documento fica associado a uma determinada forma de pagamento de um caixa ou banco específico. Você também pode indicar apenas a forma de pagamento, utilizando a guia Geral. Neste caso, só ficará definida a forma de pagamento, porém você poderá utilizar qualquer caixa ou banco que opere com esta forma para efetuar o pagamento.
Número do Cheque / Borderô: Digite o número da fatura/duplicata ou o número do lançamento no Contas a Pagar. Este campo está disponível apenas para os lançamentos que estiverem com o parâmetro Lançamento e Baixa Simultâneos marcado.
Histórico do Lançamento: Digite a descrição do histórico complementar deste lançamento. O histórico contábil gerado pelo CAP é: “lançamento do documento (número do documento indicado) do fornecedor (fornecedor indicado) referente à (o que foi escrito no campo histórico do lançamento)”.
Datas: Indique as datas de Emissão, Lançamento, Vencimento e Programada, clicando no botão do calendário. A data de lançamento será a data utilizada para o lançamento contábil. A data programada será preenchida, automaticamente, com a mesma data de vencimento. Se você utilizar o parâmetro Número de Dias para Vencimento (Configuração - Parâmetros - Geral I) , as datas de vencimento e programada só poderão ser alteradas por funcionários habilitados em Altera Vencimento, no cadastro de Usuários (Sistema - Manutenção de Usuários do Sistema - Usuários, selecione o usuário e clique em Direitos, guia Sistema, item Lançamento, subitem Altera Vencimento). A data de vencimento somente poderá ser alterada pelo usuário/grupo que estiver com o parâmetro Data de Vencimento habilitado (Sistema - Manutenção em Grupos de Usuários - Grupos, guia Sistema, opção Lançamento - Documentos).
Este documento será parcelado ou englobado: Selecione este campo, para que o documento seja parcelado/englobado. Ao marcá-lo, o sistema perguntará, no final do lançamento do documento, se você deseja lançar as parcelas correspondentes ao documento. As parcelas podem ser registradas de imediato ou, posteriormente, no item Lançamento – Documentos – Agrupa/Parcela – Criar. Neste mesmo item, você pode parcelar (dividir) uma nota/fatura em várias duplicatas e englobar (juntar) várias notas/faturas numa única duplicata. Os documentos marcados para parcelar/englobar não ficarão disponíveis para pagamento, antes que suas parcelas sejam lançadas.
Não integrar com a Contabilidade: Selecione este campo, para que este documento não seja contabilizado. Ao determinar que o documento não deve ser contabilizado, o lançamento do documento não fará lançamento na Contabilidade, porém a baixa sempre fará lançamento contábil, independentemente do que tiver sido aqui indicado. Marque este flag, nos casos onde a contabilização do lançamento já tiver sido feita, de acordo com o método de contabilização utilizado em sua empresa. Lembre-se que a baixa deste documento será contabilizada independentemente deste flag. Se esse campo for marcado e um rateio com tipo de desembolso que possua uma conta crédito preenchida for utilizado, o sistema grava esta conta no momento do lançamento do documento. Caso tenha mais de um rateio lançado com os tipos de desembolsos diferentes, o sistema grava a conta crédito do cadastro do fornecedor. Outra maneira de não fazer lançamento contábil é indicar a mesma conta a débito e a crédito. Esta regra serve para todo o Back-Office. Para obter mais informações, consulte o Esquema de Contabilização na ajuda on-line da Contabilidade.
Lança e baixa este documento simultaneamente: Marque este campo, para que o documento seja lançado e baixado simultaneamente. Quando você indica que um documento deve ser baixado simultaneamente, o sistema obriga o preenchimento do campo Contas/Caixas x Forma de Pagamento, além do número do cheque ou borderô. No Contas a Pagar, você pode fazer cheques para documentos lançados com baixa simultânea, desde que o sistema tenha sido parametrizado para isso. Para obter maiores informações, consulte a guia Gerais II dos parâmetros do sistema. Neste caso, o sistema não gerará lançamento no Passivo. O crédito será feito, diretamente, na conta/caixa x forma de pagamento indicada no campo Contas/Caixas x Forma de Pagamento.
Contabilizar pelo Tipo de Desembolso: Selecione este campo para que este documento seja contabilizado pelo tipo de desembolso desde de que no cadastro de Tipo de Alteradores a opção Contabiliza alterador na baixa do documento esteja marcada.
Documento lançado por: Este campo é preenchido pelo sistema, com o nome do usuário responsável pelo lançamento do documento.
A partir do sistema: Campo preenchido automaticamente, com o nome do sistema onde foi realizado o lançamento.
3. Na aba 2 - Rateio, clique no botão de inclusão em destaque, preencha os campos descritos abaixo, e clique em Confirmar na lateral direita;
Obs.: Os documentos originários do Almoxarifado já virão lançados com o rateio preenchido, de acordo com o tipo de desembolso associado ao tipo de produto presente na nota.
Exemplo: Compra de material esportivo no valor de R$ 1000,00:
- Bicicleta ergométrica para a academia do Hotel - R$ 300,00.
- Esteira ergométrica para a academia do Hotel - R$ 200,00.
- Bolas de vôlei para a equipe de lazer do Hotel - R$ 100,00
- Jogo de camisas para o time de futebol do Hotel, sendo que dos dez jogadores, cinco estão alocados no restaurante, três no financeiro e dois na contabilidade - R$ 400,00.
Exemplo de Rateio:
|
Item/Valor |
Centro de Custo |
Centro de Responsabilidade |
Atividade/Projeto |
Tipo de Desembolso |
|
Bicicleta/300 |
Academia |
Gerência Geral |
Hospedagem |
Fornecedor de Produtos |
|
Esteira/200 |
Academia |
Gerência Geral |
Hospedagem |
Diretoria Operacional |
|
Bolas de Vôlei/100 |
Lazer |
Gerência Comercial |
Administração |
Diretoria Operacional |
|
Camisas/400 |
Restaurante/200 |
Diretoria Operacional |
Administração |
Diretoria Operacional |
|
Financeiro/120 |
Diretoria Operacional |
Administração |
Diretoria Operacional |
|
|
Contabilidade/80 |
Diretoria Operacional |
Administração |
Diretoria Operacional |
Resultado do Rateio por Centro de Custo:
Academia – R$ 500,00- Lazer – R$ 100,00
- Restaurante – R$ 200,00
- Financeiro – R$ 120,00
- Contabilidade – R$ 80,00
Resultado do Rateio por Centro de Responsabilidade:
- Gerência Geral – R$ 500,00
- Gerência Comercial – R$ 100,00
- Diretoria Operacional – R$ 400,00
Rateio do Rateio por Atividade/Projeto:
- Hospedagem – R$ 500,00
- Administração – R$ 500,00
Rateio do Rateio por Tipo de Desembolso:
- Fornecedor de Produtos – R$ 1000,00
O rateio tem como função dividir o valor de um determinado documento, adequadamente, nas estruturas disponíveis: centro de custo, centro de responsabilidade, atividade/projeto e tipo de desembolso. A indicação dessas estruturas pode ser obrigatória ou não, dependendo do que você parametrizou no sistema GlobalCM, com exceção do centro de custo, que somente será utilizado no lançamento contábil, se a conta contábil obrigar o seu uso. O sistema, inicialmente, preenche o campo Valor Moeda Corrente da guia Rateio, com o mesmo valor do documento. Se você quiser fazer um rateio, indique o valor (parcial) que será incluído. Após concluir o primeiro lançamento do rateio, o sistema apresentará a diferença entre o total do documento e o valor já informado na primeira parte do rateio. Isto se repetirá até que o total do rateio corresponda ao total do documento.
O sistema da CMNet Soluções permite ratear qualquer lançamento no Contas a Pagar, em quatro estruturas distintas:
- Atividade/Projeto
- Centro de Responsabilidade
- Tipo de Desembolso
- Centro de Custo
Atividade/Projeto: Selecione a atividade/projeto para o lançamento do rateio que está sendo feito, ou seja, indique a atividade/projeto correspondente ao valor indicado no campo Valor Moeda Corrente.
Centro de Responsabilidade: Informe o centro de responsabilidade que será utilizado para o rateio do documento. A indicação do centro de responsabilidade só é obrigatória se o parâmetro relativo no sistema Global estiver selecionado.
Tipo de Desembolso: Indique o tipo de desembolso para este lançamento do rateio. Para obter maiores informações, consulte o item Cadastros – Tipos de Desembolsos.
Centro de Custo: Clique na seta à direita do campo, para selecionar o centro de custo que será utilizado para o rateio e a contabilização do documento. A indicação do centro de custo é obrigatória se o parâmetro relativo no sistema Global estiver selecionado. O centro de custo também deverá ser indicado, caso a conta contábil utilizada para contabilização do documento obrigar o uso de centro de custo, independente do parâmetro mencionado. Obs.: Ao lado dos campos acima, foram criados dois botões para facilitar a busca dos dados. Clique na letra A, para visualizar as descrições por ordem alfabética ou clique no numeral 0, para ordená-las pelo código.
Evento: Clique na seta à direita do campo e selecione o evento que será utilizado para o rateio do documento. Obs.: Acessando o sistema Eventos, é possível avaliar quais são os custos gerados para um evento específico, além de poder comparar a receita real do evento com o custo real.
Compromisso Orçamentário: Apresenta o compromisso orçamentário criado automaticamente, caso exista reserva cadastrada no dia e conta no sistema de Planejamento e Orçamento. Obs.: A conta no Orçamento deverá ter seu fluxo cadastrado para a atividade/projeto, centro de responsabilidade e tipo de desembolso usados no rateio.
Moeda: Indique a moeda na qual será efetuado o lançamento do rateio. Se você não informar a moeda, o sistema assumirá a moeda corrente, definida nos parâmetros do sistema GlobalCM.
Valor Outra Moeda: Neste campo, indique o valor na moeda escolhida no campo anterior. Este campo somente estará habilitado quando for indicada moeda.
Valor Moeda Corrente: Digite o valor do lançamento na moeda corrente, se não tiver sido indicada moeda no campo correspondente. Se a moeda for indicada, o sistema mostrará o valor do documento convertido, no índice escolhido.
Código NBS: Indique o código da Nomenclatura Brasileira de Serviços.
Modo Prestação Siscoserv: Indique o modo de prestação de serviços.
- Transfronteiriço - serviço prestado por uma empresa em um país a um consumidor em outro país (serviço de telecomunicação).
- Consumo no Exterior - serviço prestado com o movimento do consumidor por meio da fronteira (serviço consumido no exterior).
- Movimento Temporário de Pessoa Física - o prestador de serviço (pessoa física) vai ao território do consumidor e lá presta o serviço.
Obs.: Os campos Código NBS e Modo Prestação Siscoserv só serão exibidos se a opção Integrar com o Fiscall Flex, da guia Gerais I, estiver selecionada.
Histórico do Lançamento: Digite o histórico do rateio.
4. Na aba 3 - Contabilização, clique no botão de inclusão em destaque, preencha os campos descritos abaixo, e clique em Confirmar na lateral direita;
Você só deverá incluir ou alterar lançamentos nesta guia se:
1) Desejar alterar a contabilização proposta pelo sistema e
2) A conta a débito (CAP) não tiver sido indicada em nenhum dos cadastros possíveis.
A contabilização dos documentos lançados no Contas a Pagar, respeita a seguinte ordem:
Conta a Débito:
Indicada no cadastro de fornecedor (conta a débito). Se esta conta (conta a débito do cadastro de fornecedor) não estiver preenchida. O sistema utilizará a conta (a débito) cadastrada no(s) tipo(s) de desembolso(s), indicada(s) na guia Rateio. Se em nenhuma das opções anteriores (fornecedor e tipo de desembolso) o sistema estiver com a conta cadastrada, você deverá lançar manualmente o débito, escolhendo a conta desejada.
Conta a Crédito:
Indicada no cadastro do(s) tipo(s) de desembolso(s), guia Rateio. Se esta conta (conta a crédito do tipo de desembolso) não estiver preenchida. O sistema buscará a conta a crédito (conta do fornecedor) no cadastro de fornecedor.
Preencha os campos da guia:
Conta Contábil: Selecione a conta contábil que será utilizada.
Centro de Custo: Clique na seta à direita do campo, para selecionar o centro de custo. Somente estarão disponíveis os centros de custo correlacionados à conta indicada, anteriormente. Se a conta indicada não obrigar o uso de centros de custo, o sistema nem abrirá este campo.
Subconta: Indique a subconta. Utilize se você preferir cadastrar uma conta contábil e várias subcontas associadas a ela. Ex.: Cadastre uma conta contábil chamada Fornecedores e várias subcontas, uma para cada fornecedor. Somente estarão disponíveis as subcontas correlacionadas à conta indicada, anteriormente. Se a conta indicada não obrigar o uso de subcontas, o sistema nem abrirá este campo.
D/C: Especifique se este lançamento contábil é um débito ou um crédito.
Atividade/Projeto: Indique a atividade/projeto ligada a este lançamento conta contábil. A indicação será obrigatória se o parâmetro do GlobalCM estiver configurado para obrigar a indicação de atividades / projetos.
Valor Outra Moeda: Neste campo, indique o valor na moeda escolhida no campo correspondente. Este campo somente estará habilitado quando for indicada moeda.
Valor Moeda Corrente: Digite o valor do lançamento na moeda corrente, se não tiver sido indicada moeda. Se a moeda for indicada, o sistema mostrará o valor do documento convertido, no índice escolhido.
Histórico do Lançamento: Neste campo, digite o histórico do lançamento do documento no Contas a Pagar.
5. A aba 4 - Lançamentos, não será utilizada para lançamentos. Utilize-a para consultar os lançamentos já realizados no documento, como: lançamento, alterador, baixa etc.
Nesta guia, visualize o histórico do lançamento, com as seguintes informações:
- Lançamento;
- Operação;
- Data Lançamento;
- Valor Moeda Corrente;
- Valor Outra Moeda;
- D/C;
- Histórico;
- Estorno;
- Lançamento Financeiro;
- Forma de Recebimento/Pagamento;
- Número do Lote;
- Código Contábil;
- Cheque/Borderô;
- Data com Float;
- Alterador;
- Usuário Inclusão;
6. Na aba 5 - Alteradores, clique no botão de inclusão em destaque, preencha os campos descritos abaixo, e clique em Confirmar na lateral;
Os alteradores podem ser qualquer tipo de acréscimo ou decréscimo, que será agregado ao documento.
Para obter maiores informações sobre alteradores, consulte o item Cadastros – Tipos de Alteradores.
Alterador Selecionado: Clique no botão à direita do campo, para selecionar o alterador desejado.
Valor Outra Moeda: Neste campo, indique o valor na moeda escolhida no campo correspondente. Este campo somente estará habilitado quando for indicada moeda.
Valor Moeda Corrente: Digite o valor do lançamento na moeda corrente, se não tiver sido indicada moeda. Se a moeda for indicada, o sistema mostrará o valor do documento convertido, no índice escolhido.
Atividade/Projeto: Selecione a atividade/projeto que será utilizada para o lançamento do alterador.
Data Lançamento: Clique no botão Calendário, para indicar a data de lançamento do alterador, ou seja, a data de contabilização do alterador.
Observação: Digite alguma observação, se houver.
Centro de Custo: Informe o centro de custo que deverá ser considerado para o registro do alterador. Se você não selecioná-lo, será utilizado o centro de custo do rateio/lançamento do documento.
Não integrar este lançamento com a Contabilidade: Selecione este campo, para que o lançamento não seja contabilizado. A contabilização do alterador é muito simples. Para realizá-la, o sistema utiliza a conta do alterador selecionado em contrapartida à conta do fornecedor. Para obter maiores informações sobre contabilização, consulte o Esquema de Contabilização na ajuda on-line da Contabilidade.
7. Na aba 6 - Geral, preencha as abas, Financeiros, Tributos, Imagem/Observação e Integração Fiscall Flex conforme descrições abaixo:
OBS: Não utilize essa guia para contratos/previsões.
Financeiros:
Referência: Campo livre para digitação da referência do lançamento do documento.
Número da AP: Campo preenchido pelo sistema, com o número da autorização de pagamento. Este número pode ser gerado no registro do documento, clicando no botão Gera Número Automático ou na emissão do relatório Autorização de Pagamento.
Forma de Pagamento: Indique a forma de pagamento, para facilitar a criação do lote de documentos para pagamento. A indicação desta forma de pagamento é obrigatória se o parâmetro obriga indicação de forma de pagamento estiver selecionado. Mesmo que a indicação não seja obrigatória, você pode utilizá-la para que na criação do lote, o sistema somente permita que este documento seja associado à uma conta/caixa x forma de pagamento, relacionada com a forma aqui indicada.
Subconta Fornecedor: Indique a subconta. Utilize se você preferir cadastrar uma conta contábil e várias subcontas associadas a ela. Ex.: Cadastre uma conta contábil chamada Fornecedores e várias subcontas, uma para cada fornecedor. Somente estarão disponíveis as subcontas correlacionadas à conta indicada, anteriormente. Se a conta indicada não obrigar o uso de subcontas, o sistema nem abrirá este campo.
Observação: Digite alguma observação, se houver.
Número Slip: Campo preenchido pelo sistema. Este número pode ser gerado em dois momentos:
- Na emissão do slip (Consultas - Relatórios - Emissões Diversas) ou
- Quando o parâmetro referente à geração de numeração automática estiver selecionado.
Campos específicos para a legislação da Argentina:
CAI: Informe o número do CAI. Esta informação está contida na nota fiscal do fornecedor.
Vencimento CAI: Indique a data de vencimento do CAI. Esta informação está contida na nota fiscal do fornecedor.
Número Controle CAI: Digite o número de controle do CAI.
Código de Recolhimento (DMS - SP): Informe o Código de Recolhimento da DMS-SP. Este campo deverá ser preenchido somente nos casos em que o tomador de serviço for obrigado a efetuar a retenção do ISS, entre os quais estão as situações previstas pela Lei 14.042/2005 - relativa ao cadastro dos prestadores não estabelecidos no Município de São Paulo.
Classificação Estatística (COPE): Campo desenvolvido especialmente para Portugal, sendo uma implementação para controle de operações e posições com o exterior, gerando o arquivo que é enviado ao Banco Central para fins de dados estatísticos. Indique a classificação estatística nos lançamentos de documentos, previsões ou adiantamentos. O preenchimento desse campo é obrigatório quando o parâmetro Gera COPE do Livro UE estiver marcado e o fornecedor selecionado for de origem estrangeira (país do cadastro diferente do país da empresa proprietária).
Dados do Favorecido para Remessa: Indique o fornecedor para quem será gerada a remessa. Este fornecedor deverá ser diferente do fornecedor do documento.
Motivo: Selecione o motivo do recebimento de uma nota de crédito. Os motivos de devolução de nota fiscal são cadastrados no sistema de Almoxarifado.
Tributos (help em construção):
AIDF: Informe o ano e o número do código de autorização para informações da declaração fiscal.
FGTS-GFIP: Informe o código da receita e o identificador do FGTS nos lançamentos de recolhimento do FGTS.
Imagem / Observação:
Imagem/Observação: Campo livre para inclusão de uma observação se houver necessidade.
Integração Fiscall Flex:
CFOP - Classificação Fiscal: Informe o código fiscal de operações e prestações. Esse cadastro é realizado no sistema Fiscall Flex, por meio da opção Cadastros - Tabelas - Código Fiscal de Operação e Prestação.
Não integrar com Fiscall Flex: Marque este campo, para que o lançamento não seja integrado ao Fiscall Flex.
Modelo de Nota: Selecione o modelo do documento fiscal.
Situação do Documento: Selecione a situação fiscal do documento.
Origem do Crédito: Disponibiliza a origem do crédito.
Protocolo NFE: Informe o protocolo da nota fiscal eletrônica, para integração com o sistema Fiscall Flex.
Chave NFE: Informe a chave da nota fiscal eletrônica.
8. Na aba 7 - Rateios Pré-definidos, preencha os campos descritos abaixo:
Utilize esta guia para lançar os rateios do documento automaticamente, ao invés de cadastrá-los um a um. Para utilizá-la você precisa, primeiramente, definir os rateios por meio do item Cadastros - Rateios Pré-Definidos.
Preencha os seguintes campos:
Escolha o Rateio: Clique na seta à direita do campo, para selecionar o rateio definido.
Tipo de Desembolso: Indique o tipo de desembolso desejado.
Valor: Digite o valor do rateio em moeda corrente.
Valor Outra Moeda: Digite o valor do rateio em outra moeda.
9. Na aba 8 - Previsões, preencha os campos descritos abaixo:
Indicação das previsões de pagamentos. Preencha os seguintes campos:
Nº Parcelas: Informe o número de parcelas em que a(s) previsão(ões) selecionada(s) será(ão) replicada(s), ou seja, os contratos selecionados serão replicados em quantas parcelas (duplicatas) você especificar aqui.
Dia Útil para Vencimento: Indique o dia útil em que cairá a parcela a ser vencida. Se você não desejar indicar um dia útil, deixe este campo com valor 0 (zero).
Frequência: Informe em que unidade será definida a frequência (tempo entre parcelas) do parcelamento desta previsão.
- Diária – Os intervalos entre as parcelas são contados em dias.
- Mensal – Os intervalos entre as parcelas são contados em meses.
- Anual – Os intervalos entre as parcelas são contados em anos.
Após informar a frequência, indique o intervalo entre as parcelas em dias, meses ou anos.
Botão Recalcular: Clique neste botão, para que o sistema mostre a(s) data(s) de vencimento e o(s) valor(es) da(s) parcela(s), conforme definido anteriormente.
10. Na aba 9 - Impostos, Utilize esta guia para alterar o valor do imposto/agregado, durante o lançamento do documento.
11. Na aba 0 - Rateio Orçamentário, esta guia permite que sejam lançados diversos valores para conta e período orçamentário diferentes, que comporão os compromissos orçamentários necessários para realizar o lançamento no CAP. Para cada linha incluída será criado um novo compromisso, automaticamente.
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