Framework - Linha RM - Frame - Unicidade de e-mails no cadastro de usuários RM

Tempo aproximado para leitura: 00:05:00 min

Dúvida
Como funciona a unicidade de e-mails no cadastro de usuários do RM? 

Ambiente
Framework - Linha RM - Frame - A partir da versão 12.1.2606

Solução
A partir da versão 12.1.2606, o sistema passa a bloquear a alteração de e-mails de usuários sincronizados com sistemas externos. Além disso, para evitar duplicidade, não será possível utilizar um e-mail que já pertença a outro usuário cadastrado, exigindo que o e-mail do usuário seja único. 

Ao cadastrar um novo usuário ou efetuar a alteração do e-mail de um usuário já cadastrado, se o e-mail informado já estiver em uso, o sistema bloqueará a ação e exibirá uma mensagem de erro: Já existe um usuário com esse e-mail: 

Caso um usuário desativado já esteja utilizando o e-mail cadastrado em outro usuário, ao tentar ativar o usuário o sistema irá apresentar o erro informando que já existe um usuário com esse e-mail cadastrado, para que seja informado outro e-mail:



O Paradigma da Identidade Única

A exigência de um e-mail único por usuário é um passo fundamental na jornada de modernização do ERP Linha RM. Estamos integrando o ecossistema TOTVS sob o conceito de conta única (semelhante a plataformas de mercado como o Google Suite), onde cada indivíduo possui uma identidade digital exclusiva.

As principais motivações para essa evolução arquitetural incluem:

• Acesso Unificado (Single Sign-On): A identificação exclusiva via e-mail é um pré-requisito técnico para o funcionamento correto do TOTVS Identity. Isso garante que a mesma credencial seja utilizada de forma integrada para acessar recursos como TOTVS Apps, tarefas da home, Launchpad e agentes do Starship.
• Recursos de Inteligência Artificial: As novas e futuras features de IA exigem rastreabilidade e personalização precisas. Uma identidade única garante que a inteligência artificial interaja, aprenda e forneça dados de forma contextualizada para o indivíduo correto, assegurando a privacidade e evitando o cruzamento de informações sensíveis entre contas.
• Segurança e Governança: Eliminar o uso de contas genéricas ou e-mails compartilhados na autenticação reduz vulnerabilidades. A unicidade assegura auditorias precisas e em conformidade com as melhores práticas de segurança da informação.
   

Arquitetura Usuário Vs. pessoa

Para auxiliar os clientes na adaptação de seus processos de negócio especialmente em cenários que envolvem e-mails de departamentos (TI, Financeiro), múltiplos vínculos ou o setor educacional (pais e alunos) é fundamental reforçar a distinção estrutural das nossas entidades:

• Entidade Usuário: Estritamente reservada para autenticação e acesso à plataforma. Exige obrigatoriamente um e-mail individual corporativo ou pessoal.
   
• Entidade Pessoa: Destinada ao contexto de negócio e comunicação. O e-mail mantido nesta tabela não possui restrição de unicidade para o login e deve continuar sendo o direcionador para rotinas de comunicação, envio de boletos, notas fiscais ou caixas de entrada de grupos.
   

Comportamento do Sistema e Restrições (Versão 2606) 
 

• O sistema impedirá a inclusão ou alteração de cadastros utilizando um e-mail já vinculado a outro usuário:
  
  
  
  O sistema não irá permitir alterações em cadastros de usuários, como alterar a senha ou ativar o usuário que não atenda os requisitos de unicidade de e-mail, apresentado o erro abaixo:
  
  
   
• Cadastros sem e-mail preenchido receberão apenas um alerta informativo, sem bloqueio de uso.
  
  Para usuários supervisores no sistema Serviços Globais, será apresentada a mensagem abaixo (seja o status do usuário ativo ou inativo): 
  
  
  
  Importante:
  A partir da versão 12.1.2606.111, o sistema não considerará usuários inativos do RM para essa validação. Além disso, a tela passará a exibir a opção Não exibir novamente: 
  
  
  
  Aplicação do filtro CONFLITO:
  
  
  
  
  
  Caso o acesso ao RM seja realizado por um usuário que não é supervisor em Serviços Globais, será apresentada a mensagem abaixo para o usuário logado:
  
  
  
  
   
• Atenção aos Legados: Usuários com e-mails duplicados na base atual não sofrerão bloqueio imediato para acessar o ERP, porém não serão sincronizados com o Single Sign-On (SSO), o que impossibilitará o consumo de ferramentas e aplicativos do ecossistema TOTVS até que a adequação seja feita.
   

Orientação de tratamento

Saiba mais
Para mais informações sobre a validação de conflitos de e-mail, consulte o link: Validação de conflitos de e-mail
Para mais informações sobre o cadastro de usuários, acesse o link: Cadastro de Usuários na MDI