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Dúvida
Como Criar uma Etapa com Anexo no TOTVS RH Processos Digitais
Ambiente
TOTVS RH - TOTVS RH Admissão Digital - Todas as versões
Solução
Siga os passos abaixo para a correta configuração da etapa:
1. Através do menu lateral, versões até 1.8 do Fluig clique em “TOTVS RH Processos Digitais-Etapas” versões igual ou superior 2.0 acesse: "Páginas-TOTVS RH Processos Digitais-Etapas'".
2. Clique em “Novo” para criar uma nova etapa do zero.
Uma aba para o preenchimento das informações abrirá.
3. No campo Public Forms, selecione a opção digte_di_admissao:
4. O Campo Etapa deve conter o Código numérico identificador desta nova etapa.
Aviso: A criação de novas etapas personalizadas deve, obrigatoriamente, utilizar a numeração a partir de 9000 em diante. Os numerais inferiores a 9000 são reservados para uso interno e etapas nativas do sistema, e não devem ser utilizados em novos cadastros para evitar conflitos de integração. Este campo é restrito exclusivamente a caracteres numéricos.
Siga a sequência abaixo:
- Preencha os dados da etapa conforme a sequência desejada.
- No campo Descrição, informe o nome da etapa que deseja ser criada.
Campos para cada configuração:
Esta seção detalha o comportamento dos botões e as permissões de arquivos durante a experiência do candidato:
- Link Ação: URL utilizada para o redirecionamento via e-mail e SMS. Este campo é gerado automaticamente pelo sistema.
- Habilita botão de Ação: Define a visibilidade do botão de envio. Em etapas de encerramento ou puramente informativas, este recurso pode ser desativado para remover o botão de ação da tela.
- Posição do botão de Ação: Permite definir a localização do botão na interface, podendo ser posicionado no Topo ou na Base (Abaixo) da página.
- Nome do botão de Ação: Campo de personalização do rótulo do botão (Ex: "Próximo Documento", "Avançar" ou "Concluir").
- Cor do botão na Ação: Permite a customização visual da borda do botão para alinhamento com a identidade visual da empresa.
- Habilita download de anexo: Quando ativo, permite que o candidato realize o download de arquivos previamente anexados pelo recrutador (Ex: Manuais, Políticas Internas).
-
Habilita upload de anexo: Funcionalidade que habilita o campo de envio para o candidato. Deve ser ativado em etapas que exijam a submissão de documentos (Ex: RG, CNH, Comprovante de Escolaridade).
Gestão de Notificações e Comunicações
O sistema permite o disparo automatizado de mensagens para candidatos e equipes internas, garantindo fluidez no processo de admissão.
Configuração de Mensagens (Candidato)
Para etapas que exigem interação do usuário, utilize os campos abaixo para personalizar a comunicação:
- Enviar Notificação: Chave que define se a etapa em questão deve ou não disparar alertas (E-mail/SMS/WhatsApp).
- Conteúdo do SMS: Texto simplificado para envio via mensagem de texto.
- Grupo de Tipo de Contrato: *
- Tipo de Destino Notificação: *
- Assunto do E-mail: Título da mensagem eletrônica. É permitida a utilização de variáveis do processo no formato {{NOME_DA_VARIAVEL}} para personalização.
- Conteúdo do E-mail: Corpo da mensagem enviada ao candidato.
Atividades do Processo Ligadas na Etapa
Visibilidade e Acesso (Tipo de Etapa)
A visibilidade da etapa é determinada pela sua classificação:
- Pública: Fases destinadas à interação direta do candidato (ex: upload de documentos).
- Privada: Fases restritas ao uso interno, visíveis apenas para as equipes de Recrutamento, RH e Folha de Pagamento.
Parâmetros de Movimentação
- Código da Atividade: Define a ação técnica executada na etapa atual dentro do workflow.
- Código da Atividade Destino: Estabelece para qual atividade o processo deve ser encaminhado automaticamente após a finalização da etapa corrente.
- Tipo Responsável da Etapa: Utilizado para o direcionamento inteligente de etapas. Este campo permite segregar o acesso, garantindo que apenas grupos específicos, usuários ou valores inseridos em campos do formulário determinem a visualização ou atuação em determinadas fases do processo.
Configuração dos Campos do Formulário na Etapa
Estrutura de Exibição
- Grupo de Campos: Recurso que permite organizar logicamente diferentes campos em blocos temáticos, facilitando a navegação do usuário.
- Campo do Formulário: Seleção técnica do campo de dados que será configurado naquela etapa específica.
Níveis de Visibilidade (Formulário Público)
Define como o campo se comporta na interface de interação:
- Iniciar - Modificar: O campo fica aberto para inserção ou edição de dados pelo usuário.
- Iniciar - Leitura: O dado é exibido, mas permanece bloqueado para alterações (somente visualização).
- Consultar: O campo é exibido exclusivamente na tela de consulta pública de processos.
- Ambos: O campo fica disponível tanto para edição quanto para consulta posterior.
- Não visível: O campo é omitido da interface, permanecendo oculto para o usuário.
Regras de Obrigatoriedade
Define as condições de validação para o avanço da etapa:
- Conforme regra do processo: O campo assume o comportamento nativo do sistema (geralmente não obrigatório, a menos que definido no core do produto).
- Diferente de vazio: Bloqueia a finalização da etapa caso o campo não contenha nenhuma informação.
- Diferente de zero: Aplicado a campos numéricos; exige que o valor inserido seja obrigatoriamente superior a zero.
Recomendação Prática de Configuração
Ao criar uma nova etapa, utilize inicialmente o comando "Adicionar Todos os Campos do Formulário". Esta ação automatiza a ocultação de todos os campos existentes de uma só vez, permitindo que você habilite manualmente apenas os campos necessários para aquela fase, garantindo um layout limpo e focado.
Anexos solicitados na Etapa
Quando a funcionalidade de upload está habilitada, a configuração de anexos determina quais arquivos são necessários e como eles serão processados pelo sistema.
Estrutura e Organização
- Permite escolha de grupo de anexo: Habilita o agrupamento de documentos por categoria (Ex: Grupo "CNH" contendo os anexos "Frente" e "Verso"). É possível personalizar a descrição do campo de seleção para orientar o usuário.
- Grupo Anexo: Nome identificador do agrupador temático.
- Ordem do Anexo: Sequencial numérico que define a prioridade de exibição dos arquivos na tela.
- Descrição do Anexo: Rótulo amigável apresentado ao candidato (Ex: "Cópia do RG com CPF").
- Tipo de Anexo: Código técnico que define o tratamento do arquivo, como o acionamento de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) ou protocolos de compactação de imagem.
Armazenamento e Diretórios
- Pasta Raiz do Anexo: Define o diretório na Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que servirá de destino para os arquivos.
- Campo para nome da Pasta do Anexo: Utiliza um dado do formulário de admissão (como o CPF ou Nome do Candidato) para nomear a pasta de destino, organizando os arquivos por indivíduo.
- Criar pasta exclusiva: Se ativado, o sistema gera uma subpasta específica dentro do diretório do candidato para aquele documento em particular.
Exemplo de configuração padrão de um diretório de documento:
Com a configuração da etapa, é necessário salvar, clicando no botão inferior direito:
Saiba Mais
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