Dúvida
Do que se trata, e como processar a Auditoria no VHF?
Ambiente
Front Office - VHF
Solução
Basicamente a Auditoria é responsável pela conferência de todas as informações registradas no sistema durante todo o dia. Normalmente, a Auditoria é feita durante a madrugada, pois nesse momento a Recepção e os Pontos de Venda têm movimentos operacionais mais baixos.
O processo da Auditoria no VHF tem por finalidade:
- Virar a data do sistema;
- Atualizar o calendário tarifário;
- Lançar as diárias, requerimentos e café da manhã;
- Atualizar os registro de bloqueio das UHs;
- Atualizar a data de permanencias inesperadas;
- Atualizar o status de reservas No-Show;
- Atualizar Allotments e Permutas;
- Gerar as estatísticas;
- Realizar as integrações com os demais sistemas;
- Verificar a integridade do registro das reservas;
- Mudar o status das UHs ocupadas para 'Sujo';
- Gerar relatório pré definidos;
- Remover registros antigos no BD.
Observações:
1. O sistema permitirá rodar a auditoria somente após 00:00.
2. Caso o hotel utilize os módulos PDV Config e Evento, a Auditoria destes precisa ser processada antes da Auditoria do VHF.
Como processar a Auditoria do PDV Config?
- Abra o módulo PDV Config e acesse o menu Operacionais / Fechamento do dia
- Clicar no botão 'Processar'
Como processar a Auditoria do Evento?
- Abra o módulo Evento e acesse o menu Sistema / Auditoria
- Clicar no botão 'Processar'
Para iniciar a Auditoria, siga os seguintes passos:
1. Menu Recepção / Auditoria;
2. Será carregada a tela da Auditoria, e nela verifique a data de processamento no canto superior esquerdo;
3. Confirmando a data, clique no botão 'Processar';
4. O sistema irá realizar testes de validação referentes a alguns itens, como conta x saldo, grupo x roominglist, conta x nota, entre outros (essas verificações feitas antes de rodar a auditoria permitirão ao auditor noturno identificar erros de diversas naturezas e corrigí-los antes que a auditoria seja "fechada". Após rodar a auditoria, não será possível fazer nenhum tipo de alteração retroativa no sistema. Portanto, ela não deve ser rodada até que tudo esteja verificado e, dentro do possível, acertado.);
5. Tendo os testes sido realizados sem indicação de inconsistência para ajuste, irá aparecer uma janela com a indicação 'Confirma rodar a Auditoria do Dia xx/xx/xxxx?';
6. Clique no botão 'Sim'.
A partir deste momento, o sistema irá processar toda a Auditoria de forma automática. Serão apresentados na tela, todos os passos da Auditoria, sendo processados na sequência informada abaixo.
- Verifica o cálculo de Café e Pensão das reservas com check-in
- Verifica reservas individuais sem orçamento
- Verifica reservas de grupo sem orçamento
Passo 00) Calcular Tarifa/Lançar Diária
- Lança os requerimentos
- Lança os requerimentos das reservas fora do Pool
- Lança requerimentos BreakDown Pensão
- Ventila o café e a Pensão
Passo 01) Processando o Regime Especial
Passo 02) Atualiza a data
Passo 03) Lança as receitas e o caixa na contabilidade
Passo 04) Lança no Contas a Pagar e Receber
Passo 05) Lança as notas a faturar no faturamento
Passo 06) Desbloqueio de UH's
Passo 07) Bloqueio de UH's
Passo 08) Permanência na UH inesperada
Passo 09) Atualiza NoShow
Passo 10) CutOff automático
Passo 11) Abate saldo de pernoite para contrato de permuta
Passo 12) Inclui mais um dia no calendário reservas
Passo 13) Verifica integridade das reservas:
Passo 14) Gerar Estatística
Passo 15) Gerar Estatística por Segmento
Passo 16) Gerar Estatística de Histórico Estada
Passo 17) Gerar Estatística de todos os lançamentos
Passo 18) Mudar Status das UH's para sujo
Passo 19) Lança os Recebimentos no Financeiro
Passo 20)
- Gera os Relatórios em disco (onde a pasta destino precisa ser configurada previamente nos parâmetros do sistema)
- Deleta dados antigos nas tabelas do sistema
Após o Passo 20, é realizada a integração com o FISCALL FLEX
Após todo o processo ter sido concluído, será apresentada a mensagem 'Término da Auditoria'.
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