FAQs - Suporte técnico

Cross Segmentos - Backoffice RM - Integrações - Realizando Mapeamento Integração RM x GED

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Dúvida
Como realizar o mapeamento de diretórios da integração do RM x GED?

Ambiente
Cross Segmentos - Backoffice RM - Integrações - Release 11.82 ou superiores

Solução
O RM permite a integração com o Fluig para a sua utilização como servidor de Gerenciamento eletrônico de documentos - (GED) . Está integração é realizada de uma base do RM para um servidor GED, ou seja, não permite múltiplos servidores GED. Após sua configuração, qualquer cadastro do RM passa a ter possibilidade de realizar o seu gerenciamento de arquivos, bastando apenas realizar os passos de mapeamento da pasta destino.

Realizando o Mapeamento dos diretórios, após os parâmetros estarem configurados conforme documentação RM - Integrações - Configuração Integração RM x GED e o usuário sincronizado com o Fluig, também disponível na documentação RM - Integrações - Sincronização de usuário Integração RM x GED , é necessário realizar o mapeamento da pasta para a integração com o Fluig. Em nosso exemplo, utilizaremos o cadastro de Alunos do RM.

  1. Acesso o Fluig;
  2. Crie a pasta Documentos Alunos
    image2017-1-2 11:9:35.png
  3. No módulo Educacional, acesse o menu Currículo e Oferta -> Alunos;
    image2017-1-2 11:9:56.png

  4. Em Anexos, selecione GED depois Gerenciar;
    image2017-1-2 11:10:32.png

  5. Depois de executar o passo 3 descrito acima e após clicar em avançar, teremos 6 (seis) opções de mapeamentos distintos:
    1. Utilizar pasta mapeada:
      • Todos os arquivos de todos os registros serão enviados para a mesma pasta mapeada no GED
      • Neste exemplo, todos os arquivos serão salvos na pasta Teste_Pasta Mapeada.
    2. Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas de pasta mapeada:
      • O usuário pode selecionar uma Sub-Pasta dentro da pasta configurada, no momento do envio do arquivo.
      • Neste exemplo, o usuário poderá salvar os arquivos nas pastas filhas da Teste_Sub Pasta Mapeada", sendo Pasta1 ou "Pasta2.
      • Essas opções serão exibidas para o usuário na hora de enviar o arquivo.
    3. Utilizar o retorno de uma coluna do dataServer como nome da pasta:
      • A estrutura de dados da tabela do cadastro é exibida, e o usuário pode selecionar uma coluna para que o RM crie no GED uma pasta com o nome referente a coluna selecionada.
      • Ex.: Caso selecionado o RA do aluno, dentro da pasta selecionada como mapeamento será criada uma pasta para cada registro, sendo seu nome o RA do registro selecionado na hora de envio do arquivo.

        Importante
        Caso a coluna selecionada não seja única por registro, os arquivos de registro que contém o mesmo conteúdo para a coluna selecionada ficaram na mesma pasta no servidor GED.
        Ex.: Selecionar a coluna CODCOLIGADA, todos os registros que estiverem na mesma coligada terão o seus arquivos enviados para a mesma pasta no servidor GED.

      • Ao selecionar mais de uma coluna do DataServer, é possível criar estruturas de pastas.
      • Neste exemplo, os arquivos serão organizados no GED por diretórios criados automaticamente por: Estado > Nome Fantasia. Por exemplo:

        ...Teste_Coluna DataServer/MG/Coligada1
        ...Teste_Coluna DataServer/MG/Coligada2
        ...Teste_Coluna DataServer/SP/Coligada3

        image2020-6-16_16-3-38.png

    4. Utilizar o retorno de uma coluna do dataServer como nome da pasta com o CheckBox Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED marcado:

      • Idem ao item 3, mas acrescentando o sincronismo da pasta do servidor GED com os registros no RM. Ou seja, caso um arquivo seja postado diretamente no GED, na pasta do registro especifico, o RM também exibirá este registro. Da mesma forma, se o arquivo for removido diretamente no GED, ele não será mais listado no RM.

      • Cuidado: a marcação deste parâmetro pode ocasionar a exibição de arquivos de outros registros caso o mapeamento seja igual o exemplo do CODCOLIGADA citado acima.

      • Neste exemplo, os arquivos serão organizados no GED por diretórios criados automaticamente por: Estado > Nome Fantasia. Por exemplo:
        ...Teste_Coluna DataServer/MG/Coligada1
        ...Teste_Coluna DataServer/MG/Coligada2
        ...Teste_Coluna DataServer/SP/Coligada3

      • Os arquivos adicionados/removidos diretamente no GED, também serão listados/ou não no RM.
        image2020-6-16_16-8-48.png
    5. Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária:
      • Dentro da pasta selecionada para o mapeamento, quando o usuário incluir um arquivo novo, será criada automaticamente uma pasta tendo seu nome como a combinação da chave primaria da tabela referente ao cadastro.
      • Neste exemplo, os arquivos serão organizados no GED por diretórios criados automaticamente por: Chave primária; Por exemplo:
        ...Teste_ChavePrimária/{PK_Tabela}image2020-6-16_16-16-5.png
    6. Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária pasta com o CheckBox Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED marcado:
      • Idem ao item 5, mas acrescentando o sincronismo da pasta do servidor GED com os registros no RM. Ou seja, caso um arquivo seja postado no GED na pasta do registro especifico, o RM também exibirá este registro. Da mesma forma, se o arquivo for removido diretamente no GED, ele não será mais listado no RM,
      • Neste exemplo, os arquivos serão organizados no GED por diretórios criados automaticamente por: Chave primária; Por exemplo:
        ...Teste_ChavePrimária/{PK_Tabela}

      • Os arquivos adicionados/removidos diretamente no GED, também serão listados/ou não no RM;
        image2020-6-16_16-19-14.png

        Importante
        Apenas mapeamentos com a opção Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED marcada terão as inclusões/remoções de arquivos feitas diretamente no GED refletidas no RM.
        Caso essa configuração não esteja disponível para algum tipo mapeamento ou esteja desmarcada, ao incluir um arquivo diretamente no GED ele não será listado no RM. E se algum arquivo for excluído diretamente no GED, ele continuará a ser listado no RM até que seja excluído pelo RM.exe.

  6. Vamos selecionar a opção do passo 1 – Utilizar pasta mapeada e selecionar a pasta “Documentos Alunos”;
    image2017-1-2 11:10:47.png

  7. Avançar e finalizar o processo:
    image2017-1-2 11:11:0.png

Saiba mais
GED - Gerenciamento Eletrônica de Documentos

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