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Dúvida
Como realizar inclusão de Faturas no TOTVS Gestão Financeira?
Ambiente
Cross Segmentos - Backoffice Linha RM – TOTVS Gestão Financeira - Todas as versões de mercado
Solução
Através da inclusão de Faturas é possível agrupar lançamentos ou dividir valores originais do lançamento de um ou mais títulos de forma ágil e prática. Para realizar esta operação, siga os seguintes passos:
1. No módulo TOTVS Gestão Financeira, acesse o menu Contas a Pagar/Receber;
2. Clique em Lançamentos;
3. Realize um filtro e selecione o(s) lançamento(s) desejado(s);
4. Acesse o menu Processos;
5. Clique em Incluir Fatura;
6. Clique em Avançar;
7. Informe o método de Inclusão de Fatura e clique em Avançar;
Uma fatura para todos os lançamentos selecionados:
Ao habilitar esta opção o sistema irá agrupar todos os lançamentos selecionados na mesma fatura. Só é possível gerar Vencimentos de Fatura para "um Cliente/Fornecedor" informado no processo de inclusão de fatura na etapa seguinte.
Exemplo
- Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$600,00
- Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$600,00
- Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Valor: R$1.600,00
Será gerado uma fatura da seguinte forma:
Fatura 1: Cliente/Fornecedor X, Valor: R$2400,00
Uma fatura para cada Cliente/Fornecedor: Ao habilitar esta opção o sistema irá agrupar todos os lançamentos do mesmo cliente/fornecedor na mesma fatura. O Cliente/Fornecedor dos Vencimentos de Fatura sempre será o mesmo dos lançamentos selecionados.
Exemplo
- Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$600,00
- Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$600,00
- Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Valor: R$1.600,00
Será gerado duas faturas da seguinte forma:
Fatura 1: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$1200,00
Fatura 2: Cliente/Fornecedor 2, Valor: R$1600,00
Uma Fatura para cada Movimento:
Ao habilitar esta opção o sistema irá gerar uma fatura para cada movimento vinculado aos lançamentos selecionados. Este método é utilizado para lançamentos gerados pelo módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento. O Cliente/Fornecedor dos Vencimentos de Fatura sempre será o mesmo dos lançamentos selecionados.
Exemplo:
- Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 100, Valor: R$600,00
- Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 200, Valor: R$600,00
- Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 300, Valor: R$800,00
- Lançamento 4: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 300, Valor: R$800,00
Será gerado 3 faturas da seguinte forma:
Fatura 1: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 100, Valor: R$600,00
Fatura 2: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 200, Valor: R$600,00
Fatura 3: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 300, Valor: R$1.600,00
Uma Fatura para cada Meio de Pagamento:
Ao habilitar esta opção o sistema irá gerar uma fatura para cada meio de pagamento vinculado aos lançamentos selecionados. Este método é utilizado para lançamentos gerados pelo módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e que tenham a informação de "Meio de Pagamento". O Cliente/Fornecedor dos Vencimentos de Fatura sempre será o mesmo do lançamento selecionado.
Exemplo
- Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 100, Meio de Pagamento: 4, Valor: R$700,00
- Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 200, Meio de Pagamento: 1, Valor: R$600,00
- Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 300, Meio de Pagamento: 7, Valor: R$800,00
- Lançamento 4: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 400, Meio de Pagamento: 1, Valor: R$1.000,00
Será gerado 3 faturas da seguinte forma:
Fatura 1: Cliente/Fornecedor 1, Meio de Pagamento: 4, Valor: R$700,00
Fatura 2: Cliente/Fornecedor 2, Meio de Pagamento: 1, Valor: R$1.600,00
Fatura 3: Cliente/Fornecedor 2, Meio de Pagamento: 7, Valor: R$800,00
Uma Fatura para cada Filial:
Ao habilitar esta opção o sistema irá gerar uma fatura para cada filial vinculado aos lançamentos selecionados. O Cliente/Fornecedor dos Vencimentos de Fatura sempre será o mesmo do lançamento selecionado.
Exemplo
- Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Filial: 1, Valor: R$700,00
- Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 1, Filial: 1, Valor: R$600,00
- Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Filial 2, Valor: R$800,00
- Lançamento 4: Cliente/Fornecedor 2, Filial 2, , Valor: R$1.000,00
Serão gerados 2 faturas da seguinte forma:
Fatura 1: Cliente/Fornecedor 1, Filial 1, Valor: R$1300,00
Fatura 2: Cliente/Fornecedor 2, Filial 2, Valor: R$1.800,00
8. Informe os dados para inclusão do Vencimento de Fatura e clique em Avançar;
Estes dados serão utilizados para inclusão das parcelas que serão geradas após a conclusão do processo (vencimento de fatura). O campo Cliente/Fornecedor estará disponível para alteração apenas se selecionar a opção Uma fatura para todos os lançamentos selecionados na tela anterior. Os campos Filial e Moeda possui o preenchimento obrigatório, os demais respeitara a regra de obrigatoriedade definida no seu ambiente.
9. Informe os dados para inclusão do Vencimento de Fatura e clique em Avançar. Esses campos refere-se ao campos opcionais do lançamento que serão utilizados para para inclusão das parcelas após a conclusão do processo (Vencimento de fatura).
10. Informe os dados para inclusão do Vencimento de Fatura e clique em Avançar;
Numero da Fatura: Informar o numero da fatura desejado. Poderá parametrizar um preenchimento default com a referência do lançamento através do menu Ambiente | Parâmetros | Contas a Pagar | Avançar | Etapa Fatura - Habilitar a opção Cop. Ref para Fatura;
Tipo de Documento: Informar o tipo de documento desejado. Não é permitido a utilização de tipo de documento classificado para geração de IRRF e INSS;
Quantidade: Determina a quantidade de parcelas que serão geradas no processo;
Intervalo em Dias: Deverá informar a quantidade de dias entre as Datas de Vencimento dos lançamentos de Vencimento de Fatura serão de acordo com a informação deste campo. Este campo fica disponível apenas quando a informação do campo "Quantidade" for maior que "1" e o campo "Manter o mesmo dia de Vencimento" estiver desmarcado;
Data Base: Data base utilizada para geração da data de vencimento. A informação é apresentada automaticamente, quando a "Data de Vencimento" dos lançamentos selecionados para a Inclusão da Fatura for diferente, a data apresentada será a data do "Sistema", quando a "Data de Vencimento" for a mesma em todos os lançamentos, a data apresentada será a data de vencimento dos lançamentos;
Data de Emissão: Informar a data de Emissão das parcelas que serão geradas no processo;
Manter o mesmo dia de vencimento: Com este campo marcado a Data de Vencimento dos lançamentos de Vencimento de Fatura terá o mesmo "dia" da data informada no campo "Data Base" só que em meses posteriores.
Gerar Número do Documento de acordo com as opções: Possibilita informar o numero de documento que será utilizado nas parcelas que serão geradas (vencimento de fatura).
O Número do Documento dos lançamentos de Vencimento de Fatura pode ser gerado automaticamente ou manualmente. A definição de como ele será gerado é realizada através da opção "Gerar Número do Documento de acordo com as opções" no processo de Inclusão de Fatura.
Automaticamente: Com a opção desmarcada o número do documento será gerado de acordo com os parâmetros "Gerar Número do Documento Sequencialmente" e "Copiar Referência para Número do Documento".
Manualmente: Com a opção marcada o número do documento será gerado de acordo com as informações dos campos "Número Base", "Separador" e "Parcela Inicial".
11. Nesta janela é possível visualizar os Vencimentos de Fatura que serão gerados e seus respectivos valores. Neste momento é possível Incluir manualmente mais Vencimentos de Fatura, Editar ou Excluir alguns, antes de serem gerados.
Inclusão: Para incluir um novo Vencimento de Fatura, selecione um Vencimento de Fatura e clique no ícone "Novo Vencimento de Fatura", informe o Número de Documento, a Data de Vencimento e o Valor Original. Também é possível informar Valor de Multa, Valor de Desconto, Valor de Juros e Valores Opcionais.
Ao confirmar o sistema pergunta "Deseja proporcionalizar os valores dos demais vencimentos de fatura"
Edição: Para realizar a edição selecione um Vencimento de Fatura e clique no ícone "Editar Vencimento de Fatura".
Observação: valores de integração de outros módulos (TOTVS Incorporação e TOTVS Educacional) não poderão ser alterados neste passo.
Ao confirmar o sistema pergunta se deseja ajustar o valor da diferença automaticamente nas demais parcelas ou não.
Exclusão: Para realizar a exclusão selecione um Vencimento de Fatura e clique no ícone "Excluir Vencimento de Fatura". Ao salvar o sistema pergunta se deseja ajustar o valor da diferença automaticamente nas demais parcelas ou não.
Observações
- Os lançamentos que darão origem ao processo se tornarão "Lançamentos Faturados" e os lançamentos gerados se tornarão "Vencimento de Fatura".
- A inclusão de fatura só pode ser realizada para lançamento que:
-Estiver em aberto;
-Não possuir cheque emitido;
-Não possuir vínculos (adiantamento, devoluções ou nota de crédito);
-Não estiver bloqueado para alteração;
-Não tiver sido remetido para banco;
-Não for de previsão;
-Não estiver com a contabilização pendente (a contabilizar).
-Possuir a mesma Moeda;
-Possuir a mesma Natureza;
-Possuir Classificação Tributária compatível (verificar Observações);
-Possuir a mesma compatibilidade Contábil (Não Contábil com Não Contábil, Contábil com Contábil, Contábil com Baixa Contábil, Baixa Contábil com Baixa Contábil, A Contabilizar com A Contabilizar);
-Não sejam de tributos a pagar (são identificados pelas Classificações: 6 (IRRF/PJ), 7 (IRRF/PF - quando fornecedor não possuir categoria do eSocial informada), 18 (CSLL/RF), 19 (PIS/RF), 20 (COFINS/RF), 21 (Tributos Agrupados)), quando o parâmetro "Lançamentos de Tributos serão Faturados pelo TOTVS Gestão Fiscal" estiver marcado.
-Não seja originado do TOTVS Educacional quando estiver com Conta Corrente habilitada.
- Situações que impedem a conclusão do processo de Inclusão de Fatura:
-Possuir Cliente/Fornecedor Inativo;
-Possuir Cliente/Fornecedor Bloqueado;
-Possuir Natureza diferente do Tipo de Documento selecionado;
-Possuir Centro de Custo Inativo;
-Possuir Departamento Inativo;
-Rateio com Centro de Custo Inativo;
-Rateio com Departamento Inativo;
-Utilizar Tipo de Documento que Gere INSS;
-Utilizar Tipo de Documento que Gere IRRF;
-Lançamentos possuírem Tipos de Documento diferentes;
-Departamento do Rateio não pertencer a Filial;
-Faltar alguma informação obrigatória;
-Lançamento negativado ou em processo de negativação;
-Rateio de "centro de custo / natureza financeira" inconsistente.
-
Rateio por Centro de Custo: Se for faturado um lançamento que tenha Rateio, o lançamento de Vencimento de Fatura é preenchido com este Rateio. Se não tiver Rateio, o campo é apresentado em branco.
Se for faturado mais de um lançamento que tenha Rateio, o lançamento de Vencimento de Fatura é preenchido com estes Rateios, com os valores proporcionais a cada Rateio. Se um dos lançamentos não possuir Rateio, o campo é apresentado em branco. -
Rateio por Departamento: Se for faturado um lançamento que tenha Rateio, o lançamento de Vencimento de Fatura é preenchido com este Rateio. Se não tiver Rateio, o campo é apresentado em branco.
Se for faturado mais de um lançamento que tenha Rateio, o lançamento de Vencimento de Fatura é preenchido com estes Rateios, com os valores proporcionais a cada Rateio. Se um dos lançamentos não possuir Rateio, o campo é apresentado em branco.
Se o Departamento do Rateio não pertencer a Filial informada no processo, a Inclusão da Fatura não será permitida.
-
Processos que não podem ser realizados após a execução do processo de Inclusão de fatura:
- Lançamento Faturado:
Cancelamento de Lançamento
Vínculo
Baixa
Cheque
Incluir Fatura
Repasse
Descontar Lançamento
Gerar Acordo
Parcelar
Remeter para Banco
- Lançamento de Vencimento de Fatura:Cancelamento de Lançamento
Incluir Fatura
Gerar Acordo
Importante
- A geração do lançamento de Vencimento de Fatura respeitará regras do processo de Inclusão de Lançamento Financeiro.
- Com o surgimento da guia unificada pela DCTFweb será permitida a inclusão de fatura de lançamentos de diferentes classificações tributárias mas que sejam referentes a tributos (INSS, IR, CSLL, PIS, COFINS, Contribuição Social, FGTS e Pensão do módulo TOTVS Folha de Pagamento, lançamentos sem classificação do módulo TOTVS Gestão Fiscal). Para maiores esclarecimentos referente a recolhimento de impostos favor consultar a Secretaria da Receita Federal do Brasil.
- Caso seja necessário o ajuste de diferença a maior ou menor entre o valor da guia DCTF gerada e o valor da fatura, na edição do vencimento de fatura na tela do processo de inclusão, pode ser informado um valor de integração previamente configurado no TOTVS Gestão Financeira (vide mais detalhes em FIN - Contas a pagar).
- Na geração dos lançamentos de Vencimento de Fatura o "limite de crédito" do Cliente/Fornecedor não é validado.
- Ao selecionar lançamentos que estejam bloqueados para a baixa junto com outros desbloqueados, o bloqueio dos vencimentos de fatura seguirão o bloqueio da baixa dos lançamento faturados. Se houver ao menos um lançamento de origem bloqueado, os vencimentos serão gerados bloqueados. Caso contrário, serão criados desbloqueados. Essa regra independe do valor dos lançamentos e do parâmetro que determina o comportamento de bloqueio ("Incluir Lançamento a Pagar Bloqueado para Baixa").
- No momento da inclusão do lançamento, o valor do IRRF/PF, quando a data de geração é "Baixa" o sistema calcula como uma "provisão" baseado no valor que seria retido se o lançamento fosse baixado naquele instante. Como a retenção de IRRF/PF depende dos lançamentos já baixados no período (mês) do Cliente/Fornecedor, no momento da baixa é possível que o valor retido seja muito diferente. Então ao habilitar o parâmetro "Calcular valor de IRRF de pessoa física do lançamento faturado durante a baixa", habilita-se o comportamento de atualizar os valores do IR dos lançamentos faturados, na eventual baixa de um vencimento de fatura. Para que os valores sejam atualizados será preciso também marcar o parâmetro "Proporcionalizar valor baixado dos lançamentos faturados pelo valor líquido".
Saiba mais
Acesse a documentação completa para detalhes sobre Fatura.
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