Cross Segmentos - Backoffice Linha RM - FIN - Como realizar a inclusão de Fatura

Dúvida
Como realizar inclusão de Faturas no TOTVS Gestão Financeira?

Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS Backoffice (Linha RM) - TOTVS Gestão Financeira - A partir da versão 11.8x

Solução
Através da inclusão de Faturas é possível agrupar lançamentos ou dividir valores de um ou mais títulos de forma ágil e prática. Para realizar esta operação, siga os seguintes passos:

1. Acesse o menu Contas a Pagar/Receber;
2. Clique em Lançamentos;
3. Realize um filtro e selecione o(s) lançamento(s) desejado(s);
4. Acesse o menu Processos;
5. Clique em Incluir Fatura;
6. Clique em Avançar;



7. Informe o método de Inclusão de Fatura e clique em Avançar;



Uma fatura para todos os lançamentos selecionados: Ao habilitar esta opção o sistema irá agrupar todos os lançamentos selecionados na mesma fatura. Só é possível gerar Vencimentos de Fatura para "um Cliente/Fornecedor" informado no processo de inclusão de fatura na etapa seguinte.

Exemplo

• Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$600,00
• Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$600,00
• Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Valor: R$1.600,00

Será gerado uma fatura da seguinte forma:
Fatura 1: Cliente/Fornecedor X, Valor: R$2400,00

Uma fatura para cada Cliente/Fornecedor: Ao habilitar esta opção o sistema irá agrupar todos os lançamentos do mesmo cliente/fornecedor na mesma fatura. O Cliente/Fornecedor dos Vencimentos de Fatura sempre será o mesmo dos lançamentos selecionados.

Exemplo

• Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$600,00
• Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$600,00
• Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Valor: R$1.600,00

Será gerado duas faturas da seguinte forma:

Fatura 1: Cliente/Fornecedor 1, Valor: R$1200,00
Fatura 2: Cliente/Fornecedor 2, Valor: R$1600,00

Uma Fatura para cada Movimento:  Ao habilitar esta opção o sistema irá gerar uma fatura para cada movimento vinculado aos lançamentos selecionados. Este método é utilizado para lançamentos gerados pelo módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento. O Cliente/Fornecedor dos Vencimentos de Fatura sempre será o mesmo dos lançamentos selecionados. 

Exemplo:

• Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 100, Valor: R$600,00 
• Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 200, Valor: R$600,00
• Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 300, Valor: R$800,00 
• Lançamento 4: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 300, Valor: R$800,00 

Será gerado 3 faturas da seguinte forma:

Fatura 1: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 100, Valor: R$600,00
Fatura 2: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 200, Valor: R$600,00
Fatura 3: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 300, Valor: R$1.600,00

Uma Fatura para cada Meio de Pagamento:  Ao habilitar esta opção o sistema irá gerar uma fatura para cada meio de pagamento vinculado aos lançamentos selecionados. Este método é utilizado para lançamentos gerados pelo módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e que tenham a informação de "Meio de Pagamento". O Cliente/Fornecedor dos Vencimentos de Fatura sempre será o mesmo do lançamento selecionado.

Exemplo

• Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Movimento: 100, Meio de Pagamento: 4, Valor: R$700,00 
• Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 200, Meio de Pagamento: 1, Valor: R$600,00 
• Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 300, Meio de Pagamento: 7, Valor: R$800,00 
• Lançamento 4: Cliente/Fornecedor 2, Movimento: 400, Meio de Pagamento: 1, Valor: R$1.000,00

Será gerado 3 faturas da seguinte forma:

Fatura 1: Cliente/Fornecedor 1, Meio de Pagamento: 4, Valor: R$700,00
Fatura 2: Cliente/Fornecedor 2, Meio de Pagamento: 1, Valor: R$1.600,00
Fatura 3: Cliente/Fornecedor 2, Meio de Pagamento: 7, Valor: R$800,00

Uma Fatura para cada Filial:  Ao habilitar esta opção o sistema irá gerar uma fatura para cada filial vinculado aos lançamentos selecionados. O Cliente/Fornecedor dos Vencimentos de Fatura sempre será o mesmo do lançamento selecionado.

Exemplo

• Lançamento 1: Cliente/Fornecedor 1, Filial: 1, Valor: R$700,00 
• Lançamento 2: Cliente/Fornecedor 1, Filial: 1, Valor: R$600,00 
• Lançamento 3: Cliente/Fornecedor 2, Filial 2, Valor: R$800,00 
• Lançamento 4: Cliente/Fornecedor 2, Filial 2, , Valor: R$1.000,00

Serão gerados 2 faturas da seguinte forma:

Fatura 1: Cliente/Fornecedor 1, Filial 1, Valor: R$1300,00
Fatura 2: Cliente/Fornecedor 2, Filial 2, Valor: R$1.800,00

8. Informe os dados para inclusão do Vencimento de Fatura e clique em Avançar;



Estes dados serão utilizados para inclusão das parcelas que serão geradas após a conclusão do processo (vencimento de fatura). O campo Cliente/Fornecedor estará disponível para alteração apenas se selecionar a opção Uma fatura para todos os lançamentos selecionados na tela anterior. Os campos Filial e Moeda possui o preenchimento obrigatório, os demais respeitara a regra de obrigatoriedade definida no seu ambiente.

9. Informe os dados para inclusão do Vencimento de Fatura e clique em Avançar.  Esses campos refere-se ao campos opcionais do lançamento que serão utilizados para para inclusão das parcelas após a conclusão do processo (Vencimento de fatura).

10. Informe os dados para inclusão do Vencimento de Fatura e clique em Avançar;



Numero da Fatura: Informar o numero da fatura desejado. Poderá parametrizar um preenchimento default com a referência do lançamento através do menu Ambiente | Parâmetros | Contas a Pagar | Avançar | Etapa Fatura - Habilitar a opção Cop. Ref para Fatura;

Tipo de Documento: Informar o tipo de documento desejado.  Não é permitido a utilização de tipo de documento classificado para geração de IRRF e INSS;

Quantidade: Determina a quantidade de parcelas que serão geradas no processo;

Intervalo em Dias: Deverá informar a quantidade de dias entre as Datas de Vencimento dos lançamentos de Vencimento de Fatura serão de acordo com a informação deste campo. Este campo fica disponível apenas quando a informação do campo "Quantidade" for maior que "1" e o campo "Manter o mesmo dia de Vencimento" estiver desmarcado;

Data Base:  Data base utilizada para geração da data de vencimento. A informação é apresentada automaticamente, quando a "Data de Vencimento" dos lançamentos selecionados para a Inclusão da Fatura for diferente, a data apresentada será a data do "Sistema", quando a "Data de Vencimento" for a mesma em todos os lançamentos, a data apresentada será a data de vencimento dos lançamentos;

Data de Emissão: Informar a data de Emissão das parcelas que serão geradas no processo;

Manter o mesmo dia de vencimento: Com este campo marcado a Data de Vencimento dos lançamentos de Vencimento de Fatura terá o mesmo "dia" da data informada no campo "Data Base" só que em meses posteriores.

Gerar Número do Documento de acordo com as opções: Possibilita informar o numero de documento que será utilizado nas parcelas que serão geradas (vencimento de fatura).

O Número do Documento dos lançamentos de Vencimento de Fatura pode ser gerado automaticamente ou manualmente. A definição de como ele será gerado é realizada através da opção "Gerar Número do Documento de acordo com as opções" no processo de Inclusão de Fatura.

Automaticamente: Com a opção desmarcada o número do documento será gerado de acordo com os parâmetros "Gerar Número do Documento Sequencialmente" e "Copiar Referência para Número do Documento".

Manualmente: Com a opção marcada o número do documento será gerado de acordo com as informações dos campos "Número Base", "Separador" e "Parcela Inicial".

11. Nesta janela é possível visualizar os Vencimentos de Fatura que serão gerados e seus respectivos valores. Neste momento é possível Incluir manualmente mais Vencimentos de Fatura, Editar ou Excluir alguns, antes de serem gerados.

Inclusão: Para incluir um novo Vencimento de Fatura, selecione um Vencimento de Fatura e clique no ícone "Novo Vencimento de Fatura", informe o Número de Documento, a Data de Vencimento e o Valor Original. Também é possível informar Valor de Multa, Valor de Desconto, Valor de Juros e Valores Opcionais. 

Ao confirmar o sistema pergunta se deseja ajustar o valor da diferença automaticamente nas demais parcelas ou não.

Edição: Para realizar a edição selecione um Vencimento de Fatura e clique no ícone "Editar Vencimento de Fatura". 

Ao confirmar o sistema pergunta se deseja ajustar o valor da diferença automaticamente nas demais parcelas ou não.

Exclusão: Para realizar a exclusão selecione um Vencimento de Fatura e clique no ícone "Excluir Vencimento de Fatura". Ao salvar o sistema pergunta se deseja ajustar o valor da diferença automaticamente nas demais parcelas ou não.

Observações

• Os lançamentos que darão origem ao processo se tornarão "Lançamentos Faturados" e os lançamentos gerados se tornarão "Vencimento de Fatura".
  
  
• A inclusão de fatura só pode ser realizada para lançamento que:
  
   - Estiver em aberto;
   - Não possuir cheque emitido;
   - Não possuir vínculos (adiantamento, devoluções ou nota de crédito);
   - Não estiver bloqueado para alteração;
   - Não tiver sido remetido para banco;
   - Não for de previsão;
   - Não estiver com a contabilização pendente (a contabilizar);
   - Possuir a mesma Moeda;
   - Possuir a mesma Natureza;
   - Possuir a mesma Classificação Tributária;
   - Possuir a mesma compatibilidade Contábil (Não Contábil com Não Contábil, Contábil com Contábil, Contábil com Baixa Contábil, Baixa Contábil com Baixa Contábil, A Contabilizar com A Contabilizar);
   - Não sejam de tributos a pagar (são identificados pelas Classificações: 6 (IRRF/PJ), 7 (IRRF/PF), 13 (IRRF gerado pelo RM Labore), 18 (CSLL/RF), 19 (PIS/RF), 20 (COFINS/RF), 21 (Tributos Agrupados)), quando o parâmetro "Lançamentos de Tributos serão Faturados pelo RM Liber" estiver marcado;
   - Não seja originado do TOTVS Educacional com conta corrente ativa;
   - Não seja originado do Totvs Incorporação.
  
  
• Situações que impedem a conclusão do processo de Inclusão de Fatura:
  
   - Possuir Cliente/Fornecedor Inativo;
   - Possuir Cliente/Fornecedor Bloqueado;
   - Possuir Natureza diferente do Tipo de Documento selecionado;
   - Possuir Centro de Custo Inativo;
   - Possuir Departamento Inativo;
   - Rateio com Centro de Custo Inativo;
   - Rateio com Departamento Inativo;
   - Utilizar Tipo de Documento que Gere INSS;
   - Utilizar Tipo de Documento que Gere IRRF;
   - Lançamentos possuírem Tipos de Documento diferentes;
   - Departamento do Rateio não pertencer a Filial;
   - Faltar alguma informação obrigatória.
   - Lançamento negativado ou em processo de negativação.
  
  
• Rateio por Centro de Custo: Se for faturado um lançamento que tenha Rateio, o lançamento de Vencimento de Fatura é preenchido com este Rateio. Se não tiver Rateio, o campo é apresentado em branco.
  
  
• Se for faturado mais de um lançamento que tenha Rateio, o lançamento de Vencimento de Fatura é preenchido com estes Rateios, com os valores proporcionais a cada Rateio. Se um dos lançamentos não possuir Rateio, o campo é apresentado em branco.
  
  
• Rateio por Departamento: Se for faturado um lançamento que tenha Rateio, o lançamento de Vencimento de Fatura é preenchido com este Rateio. Se não tiver Rateio, o campo é apresentado em branco.
  Se for faturado mais de um lançamento que tenha Rateio, o lançamento de Vencimento de Fatura é preenchido com estes Rateios, com os valores proporcionais a cada Rateio. Se um dos lançamentos não possuir Rateio, o campo é apresentado em branco.
  Se o Departamento do Rateio não pertencer a Filial informada no processo, a Inclusão da Fatura não será permitida.

• Processos que não podem ser realizados  após a execução do processo de Inclusão de fatura: 

  - Lançamento Faturado: 

  Cancelamento de Lançamento
  Vínculo
  Baixa
  Cheque
  Incluir Fatura
  Repasse
  Descontar Lançamento
  Gerar Acordo
  Parcelar
  Remeter para Banco
  
   - Lançamento de Vencimento de Fatura:

  Cancelamento de Lançamento
  Incluir Fatura
  Gerar Acordo

Saiba mais
Para mais detalhes sobre essa rotina no TOTVS Gestão Financeira, acesse a documentação do nosso TDN, clicando aqui.