Hotelaria - PMS SaaS - Criando uma reserva na nova reserva individual

1. Pré requisitos: Acordo Comercial

2. Acesse o Menu ''Nova Reserva Individual"

3. Preencha os ''Dados do Reservante''

4. Parâmetros de pesquisa

5. Seleção de quartos e edição manual das tarifas

6. Preenchimento dos ''Dados dos Hóspedes''

7. Revisão e finalização da reserva

Pré requisitos: Acordo Comercial

É essencial, pois a lista de preços disponíveis é baseada nos Acordos Comerciais vigentes, facilitando um atendimento ágil e eficiente, permite negociações de preços, políticas, considerando: tipos de UH disponíveis, períodos de vigência das tarifas, e regras específicas.

Acordo B2C: é destinado a vendas diretas ao consumidor e não possibilita a vinculação de um cliente cadastrado na base de dados do hotel.

Acordo B2C: é destinado a vendas empresariais e possibilita a vinculação de um cliente cadastrado na base de dados do hotel.

Passo a Passo:

Passo 1 -  Acesse o Menu ''Nova Reserva Individual"

Clique no menu lateral esquerdo em Reservas e selecione "Nova Reserva Individual".

Passo 2 -  Preencha os ''Dados do Reservante''

Lembrando que para checar a disponibilidade, preencha os dados necessários, para garantir a eficiência.

Importante coletar informações iniciais e registrá-las em caso de perda de comunicação com o cliente: nome completo (obrigatório), e-mail, telefone, idioma de preferência, cliente reservante (opcional): esse campo permite informar a empresa, agência ou OTA responsável pela reserva.

Dica: O sistema possui uma pesquisa de busca elástica. Se o reservante já tiver realizado uma reserva ou se hospedado anteriormente, é possível localizar e resgatar rapidamente os dados já cadastrados.

Passo 3 - Parâmetros de pesquisa

Nesta etapa, defina os parâmetros da reserva, que servirão como base para o sistema buscar a disponibilidade e calcular as tarifas aplicáveis. Informe: período da estadia (caso o hotel aceite reservas em overbooking, marque a opção "Permitir Overbooking" para liberar a criação da reserva mesmo sem disponibilidade), quantidade de quartos, número de hóspedes.

Atenção: A tarifa será calculada com base na quantidade de quartos e hóspedes informados aqui. Qualquer alteração posterior nesses campos poderá impactar o valor total da reserva.

Passo 4 – Seleção de Quartos e Edição manual das Tarifas

A tela de sugestão tarifária apresenta as categorias de apartamento disponíveis para o período selecionado, com seus respectivos valores e condições comerciais. Essa é uma das telas mais completas e dinâmicas do processo de reserva.

Ordenação de tarifas: pode se organizar os resultados pelo maior ou menor valor de tarifa, facilitando a comparação entre as opções disponíveis.

Sugestão com base no acordo comercial: tarifas calculadas automaticamente com base nos acordos comerciais vinculados à reserva.

Visualização de políticas do acordo: é possível consultar detalhes como (tipo de pensão incluída, regras de cancelamento, condições específicas do acordo selecionado).

Disponibilidade em tempo real: a tela mostra quantidade de apartamentos disponíveis por categoria.

Valor com flutuação tarifária: a tarifa considera variações conforme a flutuação de preço por data ou ocupação.

Edição Manual de Tarifa: nesta mesma tela, o operador pode editar manualmente o valor da tarifa.

As opções disponíveis são: alterar o valor cobrado, adicionar um valor extra, subtrair um valor ou aplicar desconto.

Observação: se digitar o número 0 no campo valor cobrado, o sistema aplicará automaticamente 100% de desconto. O valor definido será aplicado para todas as diárias no período da reserva.

Ao escolher adicionar, subtrair e desconto, é necessário selecionar um motivo de desconto.

Passo 5 - Preenchimento dos ''Dados dos Hóspedes''

Após escolher a categoria e a tarifa desejada: preencha os nomes dos hóspedes, revise todos os dados da reserva antes de confirmar.

Lembrando que o nome é obrigatório, e caso não seja preenchido, o sistema utilizará automaticamente o nome do contato reservante.

Fundamental selecionar corretamente o Tipo de Hóspede. Se não for informado, o sistema irá aplicar o tipo de hóspede padrão, definido previamente no cadastro

Passo 6 - Revisão e finalização da reserva

Nesta etapa, o sistema apresenta o resumo completo da reserva antes da confirmação. Vamos entender cada parte da tela:

Categoria do Apartamento: pensão (tipo de alimentação vinculada à tarifa, exemplo: café da manhã), política de cancelamento (a regra aplicada será baseada no cadastro de políticas de cancelamento associado ao acordo comercial).

Botão "Bloqueia PDV": quando marcado, bloqueia os lançamentos manuais de PDV (Ponto de Venda) originados no sistema POS (ex: restaurante, bar), e não será possível realizar vendas para esse hóspede nesses pontos durante a hospedagem.

Definição de Deadline: se não marcar a flag "confirmar", poderá definir um prazo (deadline) para a confirmação da reserva.

Origem e Segmento: obrigatório selecionar a origem (ex: telefone, site, balcão) e o segmento (ex: lazer, corporativo), essas informações são fundamentais para relatórios gerenciais, controle de performance e análise de canais de venda.

Cliente Reservante e Direcionamento de Despesas: se houver um cliente reservante vinculado, o sistema habilita a opção de direcionamento de despesas.

E pode escolher: somente diárias (apenas o valor das diárias será faturado para a empresa), diárias + extras sem alcoólico (inclui diárias e consumos sem bebida alcoólica e é muito utilizado em contratos corporativos), diárias + extras com alcoólico (inclui todos os consumos, inclusive bebidas alcoólicas).

Observações da Acomodação e Slip:

Acomodação: campo para incluir informações relevantes sobre a reserva (ex: solicitações especiais).

Slip: permite incluir mensagens personalizadas que aparecerão no check-in ou na ficha de registro do hóspede.

Dados do Reservante: antes de finalizar, confirme os dados do reservante, especialmente se o e-mail está correto para envio da confirmação.

Tipo de Pagamento: selecione a forma de pagamento da reserva.

Exemplo: Faturar (usado quando a cobrança será feita para uma empresa).

Lembre-se: o acordo comercial precisa permitir faturamento para essa opção ser válida.

Outros tipos de pagamento disponíveis: uso da casa (reservas internas, sem cobrança - ex: uso administrativo), cortesia (hospedagem gratuita, geralmente autorizada por gestão), depósito (pagamento antecipado via transferência ou boleto), cartão de crédito (cobrança direta no cartão de crédito informado), direto no hotel (pagamento feito pelo hóspede no check-in ou check-out).

Finalizando a Reserva: após revisar e preencher todos os dados, clique em Confirmar Reserva.

Observação: Após a confirmação, a reserva será registrada no sistema e poderá ser consultada na tela "Consulta Geral de Reservas".