Dúvida
Como realizar cadastro de códigos de débito/crédito para utilização na operação de caixa do módulo VHS Front?
Ambiente
Hotal Special - VHS Front - Todas as versões
Solução
- Acesse o módulo Menu Cadastros, opção Tipo de débito/crédito, conforme imagem abaixo:
- A tela que se abre é a seguinte:
- Clique em Incluir e preencha os dados pertinentes ao novo código de débito/crédito, seguindo a legenda:
Obrigatórios
1- Código: alfanumérico (letras e/ou números) de 2 dígitos: Não é permitido incluir um código já cadastrado no sistema.
2- Descrição: texto para descrever o nome do código de débito crédito.
3- Status do tipo: onde é informado ao sistema se o código que está sendo criado é secundário de algum outro código criado anteriormente, ou se é um código principal e não associado a nenhum outro. Este parâmetro facilita o entendimento do sistema acerca de relatórios e movimentações de valores para integração com o módulo VHS Financeiro, quando forem referentes a movimentação financeira.
Ex.: Diária é um código utilizado pelo apenas pelo sistema para lançamentos nas contas dos hóspedes, portanto é cadastrado com o tipo principal. Qualquer código de lançamento referente a diária que seja utilizado pelo sistema (No-show, day-use) ou usuário (diária manual, desconto de diária, acréscimo de diária) devem ser cadastrados como secundários do código de D/C Diária, para que o sistema entenda que estes são referentes ao código principal, e mostre a informação agrupada em relatórios.
4- Grupo e tipo principal: Conforme citado anteriormente, o código pode ser definido como Principal ou secundário de algum outro código. Caso seja definido como principal, o sistema habilita o campo Grupo para que seja informado uma categoria de lançamento para entendimento do sistema e exibição em relatórios. Caso o código tenha sido marcado como secundário, o sistema habilita o campo Tipo Principal para que o usuário selecione o código de débito e crédito principal ao qual ele será vinculado.
5- Débito/Crédito: Selecione aqui se o código é um débito (Se vai acrescer no saldo da conta da reserva/avulsa) ou um crédito (descontos. pagamentos realizados pelo hóspede, códigos que diminuem o saldo da conta).
6- Agrupado no subtotal: Selecione onde o sistema agrupará a informação dos lançamentos deste código. Utilizado para fins de extrato e relatórios de notas fiscais emitidas.
Opcionais/não obrigatórios
7- Lançar itens de PDV: Opção que não é mais utilizada nas versões atuais do sistema, uma vez que o lançamentos de itens apenas é possível via módulo VHS PDV.
8- Integração CC: Campo que deve ser preenchido apenas quando o código que será criado é secundário de CC (Cartão de crédito). Serve para informar o sistema qual o código da empresa operadora de cartão, para fins de integração com o módulo VHS Financeiro.
9- Apropriar para empresa: Utilizado nas versões antigas do sistema, para informar quando o serviço é de responsabilidade de terceiros.
10- Código de situação tributária: Informação importante para fins de integração fiscal do sistema, e para fins de emissão de documentos fiscais.
11- Aba Integração: Obrigatório o preenchimento apenas quando existe integração fiscal e emissão de NFe/NFS-e.
12- Valor e frequência: Campos que devem ser preenchidos quando o código é configurado como requerimento.
13- Impostos: Campos que devem ser preenchidos para configuração de impostos no código. ISS: valor percentual que será lançado de ISS junto com o código | Cobrar imposto: valor que será cobrado de imposto junto com o lançamento na conta do hóspede | Código D/C: qual o código que o sistema utilizará para o lançamento de imposto | Cobrar Taxa: Opção que deve ser marcada caso seja cobrada a taxa de serviço junto com o lançamento do código cadastrado. - Após finalizar o preenchimento das informações, clique em OK para gravar o registro;
CONFIGURANDO O CÓDIGO DE D/C DENTRO DO RESUMO DIÁRIO DE SITUAÇÃO (R.D.S.)
Antes de utilizar o código de débito/crédito recém criado na janela de operação de caixa, é necessário configurá-lo em umas das linhas presentes do resumo diário de situação, para que o sistema saiba onde contabilizar seus lançamentos durante o processo de auditoria noturna. Para isso, siga os seguintes passos:
- Acesse o menu Sistema, opções Configuração de relatório > Diário de situação (R.D.S), conforme imagem abaixo:
- Na janela que se abre, selecione a aba Grupos de Totalização para que sejam exibidas as opções conforme imagem a seguir:
IMPORTANTE: Essa configuração é própria do hotel, e qualquer alteração indevida pode alterar significativamente os valores exibidos no resumo diário de situação.
Nesta janela é possível visualizar três colunas: Grupos de subtotais, Itens de totalização e Códigos de débito/crédito.
Na primeira coluna, selecione o grupo de totalização ao qual o código criado será associado. Ao clicar em um deles, o sistema carrega os itens de totalização já associados na segunda coluna, que seriam as linhas que são exibidas no RDS. Nesta coluna o usuário possui duas opções:
- Selecionar uma das linhas já existentes, para que os valores de lançamento daquele determinado código de D/C sejam adicionados ao somatório da linha;
- Clicar no botão Incluir para adicionar uma nova linha a ser exibida. Ao fazer isso, o sistema disponibiliza uma pequena janela solicitando o nome de exibição da linha e a posição, para fins de organização na tela.
Após escolher uma das opções acima, é necessário clicar no botão Incluir da coluna códigos de débitos/créditos para adicionar o código de débito e crédito que foi criado. Ao final o sistema exibe a seguinte mensagem:
- Clique em OK e após Sair. A partir deste momento, o código criado já está disponível para lançamentos na operação de caixa do VHS Front.
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