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Dúvida
Como cadastrar o NIS em lote?

Ambiente
TOTVS RH (Linha Datasul) – Cadastros Gerais– Versão 12

Solução
A Caixa Econômica Federal liberou a Circular 659 em 01/07/2014 indicando que a partir de 01/11/2014 o cadastramento do PIS dos funcionários somente poderia ser feito através do site que já estava disponível ou através do Conectividade Social, podendo enviar lote de funcionários para este cadastramento. Desta forma, o TOTVS RH - Linha Datasul, foi alterado para permitir gerar o arquivo de envio destes funcionário bem como receber os PIS atualizados e mensagens de retorno da Caixa.

Procedimento para Utilização
1 - Existe análise jurídica desta nova legislação?
Sim, foi realizada análise jurídica desta circular por nossa equipe de Consultoria Tributária. Esta análise está publicada em Orientações Consultoria de Segmentos - TQEDSE - Novo procedimento de cadastramento dos trabalhadores no cadastro Número de Inscrição Social (NIS). 

2 - Qual o leiaute do arquivo de envio/retorno para o Cadastramento do NIS em Lote?
Atualmente, o leiaute está no site da Caixa Econômica Federal.

3 - Existe um leiaute para envio e outro para o retorno?
Não. O leiaute de envio/retorno é o mesmo, sendo que alguns campos são exclusivos para envio e outros para retorno.

Abaixo segue as alterações realizadas no TOTVS RH - Linha Datasul:

- FP0100 - Manutenção Unidades Federação e Países : Alterado o cadastro de países para inserir o campo Código NIS que corresponde ao código do País na tabela do NIS - anexo II. Este mesmo será utilizado para a Nacionalidade do mesmo país. O relatório FPR004B - Por País, também foi alterado para incluir o novo campo. 

- FP1440 - Manutenção Pessoa Física: Alterado o cadastro da pessoa física para inserir novos campos que o leiaute do NIS possui.

Na pasta Cert. Civil, deve ser inserido o código do Município do IBGE. Conforme o código escolhido, sugerido no campo Município a descrição, se este estiver em branco. No campo Tipo Certidão Civil, incluídas as opções Índio e Óbito. 

 Na pasta Documentos, inserido o Órgão Emissor Passaporte para o NIS e possui as seguintes opções:

- Polícia Federal.
- Órgão Emissor Estrangeiro.

Quando informar o Órgão Emissor Passaporte para o NIS, será sugerido o mesmo valor no campo Órgão Emissor Pass se este estiver em branco. Este novo campo somente ficará habilitado ou desabilitado conforme o campo já existente Órgão Emissor Pass.

Acrescentado o Órgão Emissor Identidade que será atribuído também ao campo Órgão Emissor que já existia, se este estiver em branco. 

 Na pasta Endereço, inseridos os seguintes campos:

• Tipo Endereço com as opções:
  - Residencial.
  - Comercial.
  
  
• Sigla Posição Determinante, com as opções:
  - Num
  - KM
  - Lote
  - Casa
  - Bloco
  - Outro
  
  
• Posição Determinante: quando informar Num. no campo Sigla Posição Determinante, sugerido o mesmo valor do campo Posição Determinante no campo Nº Res se estiver zerado.
  
  
• CEP Caixa Postal.

- Alterado também o FP1441 - Listagem de Pessoa Física Detalhada, para incluir estes campos novos.

- FP4061 - Gerador de Relatórios: Alterado este programa para incluir os campos novos do FP1440, permitindo que sejam elaborados relatórios com os mesmos, conforme necessidade do cliente:

• Tipo Endereço.
• Sigla Posição Determinante.
• Posição Determinante.
• CEP Caixa Postal.
• Órgão Emissor Identidade.
• Órgão Emissor Passaporte para o NIS.
• Código do Município do IBGE da Certidão Civil.
• Município Nascimento - botão e-Social do FP1440.
• Município Endereço - botão e-Social do FP1440.
• Data Chegada Estrangeiro - botão e-Social do FP1440.
• Celular - botão e-Social do FP1440.

FP5560 NIS em Lote – Envio/Retorno: Criado novo programa que permitirá gerar o arquivo de envio e atualizar o retorno com os novos PIS e mensagens de validação do Conectividade Social.

A seleção permitirá escolher:

• Empresa: escolher a faixa de empresas para gerar o arquivo do NIS para cadastramento em lote.
• Estabelecimento: quando for escolhida a faixa de empresas diferente de Branco a ZZZ, será permitido informar faixa de estabelecimentos para selecionar quais funcionários devem ser enviados para o cadastramento do NIS em Lote.
• Matrícula: quando for escolhida faixa de empresas diferente de Branco a ZZZ, será permitido informar faixa de matrículas para selecionar quais funcionários devem ser enviados para o cadastramento do NIS em Lote.
• Data Admissão: indique a faixa de datas de admissão para selecionar quais funcionários devem ser enviados para o cadastramento do NIS em Lote. Ao abrir, o programa mostra a data de início do mês corrente - considerando os parâmetros da 1ª empresa RH encontrada conforme a faixa de empresas escolhida - até o fim do mês.
• Considerar Desligados: indique se deseja enviar no arquivo os funcionários que já possuem data de desligamento. Lembrando que mesmo os desligados do mês, caso necessitem ser enviados, deve ser marcado este campo e indicar nos campos Data de Desligamento, o período de desligamento a ser considerado.
• Data Desligamento: indique a faixa de datas de desligamento para selecionar quais funcionários devem ser enviados para o cadastramento do NIS em Lote. Ao marcar o campo Considera Desligados, o programa mostra a data de início do mês corrente - considerando os parâmetros da 1ª empresa RH encontrada conforme a faixa de empresas escolhida - até o fim do mês.

Na aba de Parâmetros, será permitido escolher as seguintes opções:

- Tipo Execução: indicar qual a execução desejada, tendo como possibilidades:

• Envio: nesta execução será gerado um arquivo tendo como objetivo o cadastramento do NIS do funcionário através do programa Conectividade Social da Caixa.
• Retorno: ao escolher esta execução, será importado um arquivo de retorno exatamente com a mesma estrutura do arquivo de Envio, tendo o valor do NIS Ativo do Funcionário e ou Retorno do Processamento.
  

- Para o Envio, é possível parametrizar as seguintes informações:

Opção Envio: deve ser escolhida a opção para selecionar os funcionários para enviar no arquivo:

• Por Seleção: ao escolher esta opção, a página de Seleção será habilitada para escolher o conjunto de funcionários para enviar.
• Por Digitação: ao escolher Digitação, será habilitada para informar o funcionário para enviar.
• Por Seleção/Digitação: ao escolher Seleção/Digitação, as abas de Seleção e Digitação serão habilitadas. Cada aba terá a sua função conforme já explicada acima, somando os seus conteúdos para listar no arquivo.

- Tipo Remessa: escolha se a remessa a ser enviada será:

• Original: indica remessa original ou primeira remessa enviada com este conjunto de funcionários.
• Retificadora: indica remessa de correção de alguma informação para este conjunto de funcionários. 

- Envia Funcionários: selecione neste campo o conjunto de funcionários a ser enviado no arquivo:

• Apenas sem PIS: funcionários que ainda não têm PIS cadastrado.
• Todos: todos os funcionários independente se possuem ou não PIS.
• Sequência Arquivo: indique a sequência de arquivos enviados no mesmo dia.
• Atendente: indique o responsável pelo cadastramento do NIS, cujo CPF e NIS irá no arquivo. Não será obrigatório informar esta pessoa, porém se informar, será validada se a pessoa existe no cadastro de Pessoa Física. Para encontrar o NIS do Atendente será considerado o primeiro funcionário ativo ou o último desligado que utilize esta pessoa física.
• Diretório Envio: informe o diretório para geração do arquivo de envio do NIS em Lote. Pode ser utilizado o botão de Lupa para buscar o diretório no Sistema operacional. 

- Para o Retorno, será permitido parametrizar:

Opção Retorno: informe o que deseja fazer com o arquivo de retorno, podendo escolher:

• Listar Mensagens de Retorno: esta opção apenas irá demonstrar no relatório as mensagens que a Conectividade Social retornou.
• Atualizar PIS Funcionários: esta opção indica que além de listar as mensagens de retorno da Conectividade Social, será atualizado o PIS dos funcionários que foram retornados com sucesso. Para localizar o funcionário a ter seu PIS atualizado, será utilizado o campo Controle Empresa do leiaute que conterá a empresa, o estabelecimento e a matrícula.
• Atualizar PIS Prestador Mesma Pessoa Física: quando marcado, indica que para cada funcionário que for atualizado o PIS de retorno da Conectividade Social, será verificado se existe algum prestador com a mesma pessoa física. Caso exista, o PIS também será atualizado no programa FP0840 - Manutenção Prestadores de Serviço, no campo matrícula INSS.

- Arquivo de Retorno: informe neste campo, o arquivo de retorno que deve ser importado para o Sistema. Pode ser utilizado o botão de Lupa para localizar o arquivo. 

 Regras do Arquivo

• O código do processo sempre será 0003 que significa Completa, pois iremos enviar as informações da empresa responsável e dos estabelecimentos dos funcionários, independente da quantidade de estabelecimentos do arquivo.
• O campo Controle da Empresa conterá a empresa + estabelecimento + matrícula concatenados para facilitar a procura do funcionário no arquivo de retorno.
• O retorno do arquivo terá os NIS incluídos ou localizados - posição 266 a 276 e o código de retorno - posição 277 a 280. Caso o arquivo não tenha código de rejeição nem NIS localizado - zerado, significa que o processamento não foi efetuado devido erro estrutural no arquivo. Indicar mensagem no relatório desta situação quando estiver parametrizado Retorno.

Validações Feitas no Envio:

• Todos os campos caracter serão enviados com letras maiúsculas e sem acentuação. 
• Todos os campos obrigatórios do arquivo serão validados e caso o funcionário não possua, será identificado no relatório. Mesmo assim, o funcionário será gerado:
  • Nome do funcionário - utilizado nome relatórios legais.
  • CPF 
  • CTPS 
  • Série CTPS
  • UF da CTPS
  • Data Emissão CTPS
  • Todos os campos do endereço - exceto Ponto de Referência.
  • Data de Nascimento
  • Pai - se não possuir será enviado IGNORADO conforme leiaute da Caixa.
  • Mãe - se não possuir será enviado IGNORADA conforme leiaute da Caixa.
  • Nacionalidade e detalhamento da nacionalidade.
    
    
• Quando a cútis da pessoa física for Não informada, não será enviado este campo para o arquivo, pois o mesmo não é obrigatório.
  
  
• Os campos Município de Nascimento, Município de Endereço e Data Chegada do Estrangeiro serão os mesmos do eSocial.
  
  
• O campo Nível Instrução será considerado o Grau Instrução RAIS cadastrado no FP0120 - Manutenção Graus de Instrução.
  • Caso o código do grau de instrução RAIS seja 10 Mestrado, enviar 11 para o NIS.
  • Caso o código do grau de instrução RAIS seja 11 Doutorado, enviar 12 para o NIS.
  • Caso o código do grau de instrução RAIS seja de 1 a 9, enviar o mesmo código para o NIS.
  • O nível de instrução 10 Especialização ou Pós-Graduação do NIS não existe correlato na RAIS, por isso não será utilizado.
    
    
• O campo Estado Civil não possui a opção Desquitado e Outros na tabela do NIS. Quando a pessoa física do funcionário tiver uma destas opções, o estado civil não será enviado, visto que não é um campo obrigatório.
  
  
• O campo Nacionalidade será enviado conforme o Código do NIS - presente no FP0100, pois no layout não tem as opções.
  
  
• O campo Detalhamento da Nacionalidade é exigido pelas dicas do Campo Nacionalidade. Ele terá as seguintes opções:
  
  • 0 – Estrangeiro: quando a pessoa física tiver origem Não Naturalizado.
  • 1 – Brasileiro: quando a pessoa física tiver origem Brasileiro.
  • 2 – Naturalizado: quando a pessoa física tiver origem Naturalizado.
  • 3 – Brasileiro Nascido Exterior: quando a pessoa física tiver origem Outros.
    
    
• O campo Tipo de Telefone será enviado:
  • 1: quando a pessoa física possuir o telefone.
  • 7: quando a pessoa física possuir celular na pasta do eSocial.

Os campos não obrigatórios que não possuírem valor não serão enviados nem validados.

Exemplo de Validações que são realizadas no Envio: 

 Exemplo de Mensagens de Retorno da Caixa e do TOTVS RH - Linha Datasul: 

Caso a empresa, receba um comunicado especial da Caixa de que precisa enviar todos os funcionários para o Conectividade Social para validação dos PIS atuais de meus funcionários. Efetue o procedimento abaixo:

- Atualize o código do NIS dos países de nascimento dos funcionários de sua empresa ou estabelecimento conforme tabela disponibilizada no leiaute da Caixa.

- Atualize as informações obrigatórias no programa FP1500 - Funcionários e pessoas físicas no programa FP1440. Segundo o leiaute, as informações obrigatórias são:

• FP1440:
  • Nome Relatórios Legais
  • Data de Nascimento
  • País Nascimento
  • Pai - se não possuir será enviado IGNORADO conforme leiaute da Caixa
  • Mãe - se não possuir será enviado IGNORADA conforme leiaute da Caixa.
  • Tipo Logradouro - botão eSocial
  • Tipo Endereço
  • Endereço
  • Sigla Posição Determinante
  • Posição Determinante
  • Bairro
  • UF Endereço
  • País Endereço
  • Município Endereço - botão eSocial
  • CPF
  • Origem
    
    
• FP1500:
  • CTPS
  • Série CTPS
  • UF da CTPS
  • Data Emissão CTPS

Após isso, gere o arquivo o NIS através do novo programa FP5560 - NIS em Lote – Envio/Retorno.

Caso o relatório aponte alguma informação inválida neste conjunto de funcionários, corrija-as nos cadastros de Funcionários ou Pessoas Físicas e gere novamente até não apontar mais divergências.

Como o leiaute exige um sequencial de registro lógico aceitando apenas 999 linhas por estabelecimento, sendo que cada funcionário pode possuir cerca de 50 linhas - cada campo numa linha, em média vai conseguir gerar 20 funcionários por estabelecimento. Quando estourar este limite, irá emitir um alerta no relatório que ficou funcionários de fora.

É necessário que o CNPJ esteja cadastrado no FP0004 - Manutenção Empresa, caso contrário irá ocorrer erro ao tentar validar o arquivo junto a conectividade.

Glossário
CEP - Código de Endereçamento Postal
CNPJ - Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica
CPF - Cadastro de Pessoa Física
CTPS - Carteira de Trabalho de Previdência Social
IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística
INSS - Instituto Nacional do Seguro Social
NIS - Número de Inscrição Social
PIS - Programa de Integração Social
RAIS - Relação Anual Informação Social
RH - Recursos Humanos
UF - Unidade da Federação