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RH - Linha Datasul - Provisão, Contabilização e Rateios - Rateio por centro de custo e contabilização pelos eventos pares de provisão

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Dúvida
Quais os programas e como realizar o rateio por centro de custo e contabilização pelos eventos pares de provisão?

Ambiente
TOTVS RH - TOTVS RH (Linha Datasul) – Provisão, Contabilização e Rateios – Versão 12

Solução
A rotina de Rateio visa representar a forma mais correta de apropriar os custos da empresa, visualizando o custo real do funcionário dentro do exercício vigente.

Não havendo mais a baixa automática no pagamento das férias e 13º salário - estorno da provisão, a baixa das provisões devem ser parametrizada nos eventos de pagamento de férias e eventos de pagamento de 13º salários que passam pela Folha de Pagamento do Mês.

As Despesas de Provisão - eventos 902, 904, 912, 914, 916, 918, recebem o Valor da Provisão Mensal do funcionário adicionando-se o valor dos Eventos que passam pela Folha de Pagamento do Mês - Férias/ Décimo.

São considerados somente os eventos de pagamento de férias provenientes dos índices de férias no programa FR0020 - Manutenção Eventos Específicos Férias - 10, 11, 12, 13, 14, 15 e 16 e dos índices de rescisão no programa FR5000 - Manutenção Eventos Específicos Rescisões - 510, 511, 512, 513, 514 e 515 e os eventos de pagamento de 13º salário provenientes dos índices de folha no programa FP0020 - Manutenção Eventos Analíticos - 34, 36, 37 e 39 e índices de rescisão no programa FR5000 - 506, 507, 508, 509, 520 e 521.

Os demais eventos de pagamento sobre férias provenientes dos índices de férias acima de 50 no programa FR0020 e eventos de pagamento de 13º salário sem índices de folha e/ou provenientes dos índices de rescisão acima de 500, não são considerados na composição dos eventos pares de provisão, desta forma deve ser parametrizado para contabilização no programa FP0820 - Manutenção Contas/ C. Custo dos Eventos, no débito a conta de despesas de provisão e no crédito a conta salário a pagar.

Para o evento 906 de despesa de provisão do FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço de 13º salário é calculado com base no valor do evento de despesas de provisão 13º salário - Evento 901 + o valor dos Eventos de 13º salário que passam pela Folha de Pagamento do Mês - dos quais possuem os índices padrões Datasul - multiplicado pelo percentual do FGTS do mês.

Desta forma, o conceito de estorno de provisão não ocorre mais, sendo assim o evento de despesas de provisão recebe no débito a conta de despesas de provisão e no crédito a conta do passivo de provisão, no pagamento das férias - eventos de férias - devem ser parametrizados no débito a conta de provisão do passivo e no crédito a conta salário a pagar.

Vale salientar que para empresa que utiliza a rotina de rateio por centro de custo não podem ser comparados os valores contabilizados pelos eventos de despesas de provisão no programa FP4051 - Demonstrativo Contábil CC,  com o relatório de provisão mensal no programa FP4080 - Provisão de 13º SalárioFP4100 - Provisão de Férias, cuja conferência pode ser analisada pelo movimento rateado no programa FP4010 - Listagem Movimento Rateado.

Segue o procedimento para a execução da rotina de contabilização utilizando a rotina por centro de custo da folha de pagamento.

Após ter sido efetuado o cálculo da folha é necessário executar:

  • FP3720 - Listagem Guia da GPS - Guia da Previdência Social para todos os estabelecimentos;

  • FP3060 - Cálculo de Provisão para todos os estabelecimentos;

  • FP4050 - Gera Rateio por Centro de Custo;

  • FP4051 - Demonstrativo Contábil por CC.

Se a geração do rateio por centro de custo no FP4050 e o demonstrativo contábil por centro de custo  no FP4051 forem executados alguns dias depois da emissão da Guia da GPS no FP3720, é bom verificar se a guia está gerada para todos os estabelecimentos.  Isto pode ser verificado pela transação no programa FP3750 - Guia da GPS em Formulário Contínuo, que deve ser emitida para todos os estabelecimentos. Se o relatório não for emitido para todos os estabelecimentos, o programa FP3720 deve ser executado novamente para todos os estabelecimentos.

No programa FP4051, no início do relatório de Rateio dos Encargos, foi implementada uma listagem para identificar possíveis diferenças entre os valores apurados na contabilização e os valores gerados na guia da GPS.  Este relatório deve ser verificado e, se o valor da última coluna - que é a diferença - for superior a R$ 1,00 - um real, a rotina deve ser verificada, pois pode haver valores contabilizados em centro de custo incorreto.

Contabilização dos Encargos:

Para os usuários da Rotina de Rateio por Centro de Custo, foi implementada a possibilidade de parametrizar as contas contábeis dos encargos, separando pelos processos de origem da informação - Folha Normal, Décimo Terceiro e Férias.  

Também é possível parametrizar as contas contábeis dos encargos que foram provisionados, mas que não serão recolhidos.

Exemplo: o INSS - Instituto Nacional Seguro Social sobre férias é provisionado mensalmente sobre 30 dias. Ao pegar férias, o funcionário opta por 20 dias de férias e 10 dias de abono. Como sobre abono não há incidência de INSS, os valores de INSS sobre os 10 dias de abono devem ser baixados contabilmente dos valores provisionados inicialmente.

Para que isto seja possível, foi efetuada alteração no programa FP0680 - Manutenção Encargos Sociais, no que tange à parametrização das contas contábeis.

São apresentadas as opções abaixo relacionadas, sendo que podem ser cadastradas contas contábeis para uma ou todas as opções.

Opções possíveis:  
1. Folha Normal.
2. 13º salário.
3. Férias.
4. Estorno Férias.
5. Estorno 13º salário.

Quanto às opções 1, 2 e 3, é possível contabilizar separadamente pela origem das informações, sendo que a não parametrização das opções 2 e 3, fará com que a contabilização seja toda feita no item 1

Quanto às opções 4 e 5, podem ser parametrizadas as contas referentes ao estorno ou baixa dos valores que não serão recolhidos.

Origem das informações:

Folha Normal: a base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos específicos da Folha  - 18, 81, 105 e 110.

Férias: a base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos com tipo de vencimento igual a férias e que tenham incidência para INSS.

Décimo Terceiro: a base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos específicos da Folha - 9 e 11.

Estorno Férias: a base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos específicos de Férias - 12, 14 e 16 que não tem incidência para FGTS e dos eventos específicos de Rescisões - 510, 511, 512, 513, 514 e 515.

Estorno Décimo Terceiro: a base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos específicos de Rescisões - 520 e 521.

Além das parametrizações dos encargos citadas, é necessário definir contas contábeis para o encargo FGTS de Férias, seguindo os passos:

1. Relacionar as contas contábeis de FGTS Férias Depósito no programa FP0820, evento relacionado ao índice específico da folha 138. A base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos com tipo de vencimento igual a férias e que tenham incidência para FGTS.

2. Relacionar as contas contábeis de Estorno FGTS Provisões de Férias no programa FP0820, cuja parametrização deve ser a conta contábil invertida do evento relacionado ao incide 138, evento relacionado ao índice específico da folha 125. Por este evento é possível efetuar a baixa contábil do FGTS que foi provisionado e que não será recolhido, devido a pagamento de abono de férias ou afastamento. A base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos específicos de Férias  - 12, 14 e 16 que não tem incidência FGTS e dos eventos específicos de Rescisões - 510, 511, 512, 513, 514 e 515.

O relatório movimento rateado no programa FP4010 demonstra o rateio dos eventos por centro de custo conforme parâmetro nos programa FP0020, FP1380 - Percentuais de Rateio p/ Centro de Custo  e FP3810- Empréstimo para Centro de Custo. Lembrando que os valores de provisão - eventos ímpares provisão, não são rateados, o valor é apresentado no centro de custo do funcionário. Já os valores de despesas provisão - eventos pares provisão, são rateados no centro de custo que o funcionário teve movimento no mês, os quais estão definidos como base rateio provisão e/ou adicionais férias e 13º salário no programa FP0020, percentual de rateio centro de custo no programa FP1380 e empréstimo para centro de custo no programa FP3810.

Se o relatório for emitido somente para um determinado centro de custo, a regra do cálculo das despesas de provisão não fechará quando houver funcionário com movimento rateado. Desta forma, orienta-se emitir no programa FP4010 - Listagem Movimento Rateado por funcionário para visualização do movimento rateado por centro de custo.

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