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Dúvida
Como realizar o lançamento de contratos / previsões / provisões, no módulo contas a pagar?
Ambiente
TOTVS Hotelaria - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - Contas a Pagar - A partir da versão 12;
Solução
Para solucionar essa dúvida, realize os seguintes passos.
1. Os contratos e previsões servem para que você possa gerar previsões financeiras. Por meio do
lançamento destas previsões, você pode formar o fluxo de caixa previsto, sem que haja necessidade de
lançar os documentos propriamente ditos.
Neste item, efetue a inclusão de contratos/previsões de pagamentos, a partir dos valores estimados e das
datas previstas. Utilize esta opção para ver o fluxo de caixa previsto, levando em consideração as
previsões.
As previsões ficam registradas no sistema até a data de “quebra”, indicada no lançamento das mesmas.
Ao lançar o documento, o sistema mostrará as previsões pendentes para este fornecedor, para que você
possa correlacioná-las. Quando um documento é correlacionado com uma previsão, a previsão deixa de
existir, sendo substituída pelo documento real.
Ao emitir o fluxo de caixa previsto, você pode, por exemplo, visualizar todas as contas de luz a pagar. Ao
lançar cada conta de luz, basta correlacionar o documento a uma das parcelas pendentes, para que o fluxo de caixa seja sempre mantido atualizado.
A tela de previsões é semelhante à tela de lançamento de documento. A diferença é que as previsões não
poderão ser pagas. Elas apenas servem para que o departamento financeiro seja “avisado” dos
desembolsos/recebimentos previstos, antes que os documentos efetivos sejam lançados.
Importante: Caso necessite que as previsões sejam contabilizadas será necessário que no parâmetro do sistema a opção Contabilizar Provisão esteja marcada na guia Gerais I conforme a passo a passo abaixo. Caso contrário só ocorrerá contabilização no momento do lançamento real do documento no Contas a Pagar.
2. Clique em Lançamento, Contratos \ Previsões \ Provisões, Registra;
3. Clique em Incluir, na aba 1 - Dados do Lançamento e insira os campos obrigatórios (Favorecido, Número do Documento, Valor Moeda Corrente e Tipo de Documento);
4. Clique na aba 2 - Rateio, no botão de inclusão em destaque e insira os campos obrigatórios (Atividade\Projeto, Centro de Responsabilidade, Tipo de Desembolso e Centro de Custo), clique em Confirmar na lateral e se não for incluir nenhum outro rateio, clique em Cancelar na lateral;
5. Caso queira incluir mais de uma previsão no mesmo documento, clique na aba 8 - Previsões e em OK na mensagem abaixo que esta aba não gera parcelamento;
6. Insira o Nº de Ocorrências: Informe o número de parcelas em que a(s) previsão(ões) selecionada(s) será(ão) replicada(s), ou seja, os contratos selecionados serão replicados em quantas parcelas (duplicatas)
você especificar aqui.
Frequência: Informe em que unidade será definida a frequência (tempo entre parcelas) do
parcelamento desta previsão, após informar a frequência, indique o intervalo entre as parcelas em dias, meses ou anos.
Diária: Os intervalos entre as parcelas são contados em dias.
Mensal: Os intervalos entre as parcelas são contados em meses.
Anual: Os intervalos entre as parcelas são contados em anos.
Botão Recalcular: Clique neste botão, para que o sistema mostre a(s) data(s) de vencimento e
o(s) valor (es) da(s) parcela(s), conforme definido anteriormente.
Verifique se os Vencimentos estão conforme desejado clique em Confirmar, depois em Não para imprimir o SLIP e em Sair;
IMPORTANTE: O documento de complemento 01 será o principal e os de demais complementos "02, 03, 04, 05, etc" serão as previsões e uma vez inserido o número de ocorrências de previsão incorretamente, é recomendável excluir todas as previsões e o documento, pesquisando pelos respectivos números dos documentos invés de editar o documento e refazer o processo.
7. Ao lançar o documento real conforme passo a passo abaixo, clique em Incluir, digite o nome do Fornecedor e aperte a tecla TAB do teclado, o sistema irá avisar que existe contrato/previsão/provisão para este fornecedor e o usuário poderá efetuar a regularização, onde a provisão será substituída pelo lançamento real, então clique em Sim para regularizar agora;
Hospitalidade - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - CAP - Lançamento de documento (forma resumida)
8. Selecione a opção de baixa nas previsões/provisões realizadas no passo 6 deste manual, observe que o valor a Regularizar será aumentado e clique em Confirmar, caso a data de lançamento do documento seja menor do que o calculado nas previsões/provisões o sistema exibirá o aviso abaixo é só clicar em OK;
9. Retornando ao documento que está sendo lançado, observe que o sistema assume o último complemento das previsões lançadas (fora o documento principal de provisão) e o valor total das previsões/provisões depois é só seguir com o lançamento do documento normalmente, conforme passo a passo abaixo;
Hospitalidade - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - CAP - Lançamento de documento (forma resumida)
10. Caso necessário as previsões/provisões poderão ser consultadas no relatório de Documentos por Data Programada, filtrando os documentos por Previstos, conforme passo a passo e imagens de exemplo abaixo;
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