Hotelaria - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - ALMOX - Como realizar um inventário

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Dúvida

Como realizar um inventário, no módulo almoxarifado?

Ambiente
TOTVS Hotelaria - TOTVS Backoffice (Linha CMNET) - Almoxarifado - A partir da versão 12; 

Solução

Para solucionar essa dúvida, realize os seguintes passos:

Inventário é um processo que visa aferir o saldo indicado pelo sistema, comparando-o com o saldo real, O processo envolve a contagem do estoque, a análise de inventário, as eventuais recontagens, correções e os ajustes no saldo do estoque; 

Enquanto um inventário estiver aberto, não poderá ser iniciado outro inventário no mesmo almoxarifado e para o mesmo grupo de produtos. O inventário é considerado em aberto, desde o seu início até o término da análise;

Durante esse período, quando forem realizadas operações de entradas e saídas de mercadoria, o sistema emitirá a seguinte mensagem, para o usuário que estiver operando o sistema: “Existe uma contagem aberta no ‘dia/mês/ano’, para este item. Este lançamento influenciará na análise das diferenças de contagem”; 

Esta mensagem visa alertar o usuário, pois qualquer entrada e saída altera o saldo do produto e pode, consequentemente, levar a erros na análise das diferenças, apontadas pelo inventário.

1. Clique em Inventário, Iniciar;

2. Clique em Incluir, selecione a data do inventário (recomendamos realizar sempre no final de cada mês), selecione o grupo de produtos (neste exemplo foi selecionado o grupo de material de informática) ou deixe o campo em branco para realizar o inventário de todos os grupos de produto de uma vez, em Saldo marque Mostra na Contagem clique em Confirmar, OK e Sair;

3. Clique em Inventário, Contagem;

4. Clique em Procurar, neste exemplo procuramos em branco clicando em Procurar novamente e em Sim na mensagem abaixo, ou se tiver anotado o número do inventário criado no passo 2, pesquise pelo número do mesmo;

5. Valide o inventário criado e clique em Confirmar;

6. Segure a tecla TAB no teclado para o sistema preencher as últimas quantidades existentes no estoque, caso queira alterar alguma contagem, digite a quantidade desejada no campo em destaque de quantidade contada, neste exemplo diminuímos a quantidade do item de código 090654 - Licença de Software de 2 para 1 e aumentamos a quantidade do item de código 091781 - HD Externo de 0 para 1, depois clique em Sair (a contagem só será salva automaticamente, desde que os itens sejam selecionados pressionando a tecla TAB do teclado);

7. Após finalizar as contagens, clique em Inventário, Analise;

8. Clique em Procurar, neste exemplo procuramos em branco clicando em Procurar novamente e em Sim na mensagem abaixo, ou se tiver anotado o número do inventário criado no passo 2, pesquise pelo número do mesmo;

9. Valide o inventário contado e clique em Confirmar;

10. Neste passo, caso a quantidade digitada na contagem, seja diferente da quantidade já existente dos itens no estoque, o sistema exibirá as diferenças contadas. No caso os itens que estiverem com quantidade contada acima do saldo atual aparecerão na cor azul, e os itens que estiverem com quantidade contada abaixo do saldo atual na cor vermelha;

Desta forma, o inventariante deve verificar se a diferença procede, visto que sim, ao clicar em Atualizar Saldo e em OK o sistema irá alterar a quantidade do item de acordo com a quantidade digitada na contagem;

11. Clicar em OK nas próximas 2 mensagens, conforme mostrado abaixo, para fechar o inventário;

12. Após atualização de saldo, clique em Sistema, Configuração, Data de Represamento;

13. Visto que no exemplo o inventário foi fechado no dia 31/11/2024, neste caso, devemos postergar a data de represamento para o final do mês seguinte, ou seja, 31/12/2024, Selecione sempre a data do final do mês seguinte neste passo para que o almoxarifado possa calcular e considerar todas as operações realizadas dentro do período, depois clique em OK;

14. Aguarde a atualização de todos os itens do almoxarifado e quando o sistema exibir a data de término da operação, significa que os saldos foram atualizados, então clique em OK e Sair para terminar todo o processo.

IMPORTANTE:

• As quantidades só ficam gravadas se for utilizada a tecla TAB para passar de um item para o outro.
• Nas versões mais recentes do almoxarifado o botão gravar foi removido, basta apenas clicar em sair que a contagem é gravada automaticamente.
• Caso a contagem esteja sendo realizada por grupo de produto, importante clicar em "sair" antes de alternar de um grupo para o outro.