Dúvida
Como funciona a Secretaria Digital em integração com a DocXpress para atender as demandas referentes ao processo de Digitalização de Documentos e Acervos, Secretaria Digital, Registro de Diplomas e Certificados e Assinatura digital?
Ambiente
TOTVS Educacional - Integração DocXpress - EDU - A partir da versão 12.1.24
Solução
Foi criada pela TOTVS uma integração em parceria com a empresa DocXpress para atender a Digitalização e Assinatura Digital de documentos. Esse procedimento foi disponibilizado em cumprimento ao decreto 9.325 – DEZ/17 e as seguintes portarias: PORTARIA AN/MJ 92/2011; PORTARIA 22 – DEZ/17; PORTARIAS 330 (ABR/18), 1.095 (OUT/18) e 554 (MAR/19). A Secretaria Digital by doc.Xpress é integrado de forma nativa com o TOTVS Educacional, permitindo gerenciar, armazenar, localizar, autenticar e compartilhar os documentos digitais também pelo sistema de gestão.
O sistema possui 100% de conformidade legal com as exigências do Ministério da Educação para digitalização de Secretaria e permite cumprir os prazos determinados no processo, que prevê a emissão de diplomas digitais a partir de 2022. O Secretaria Digital by doc.Xpress também possui conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para manter a privacidade de Alunos, Pais, Professores e Colaboradores da Instituição, de acordo com as exigências da lei.
TOTVS Store: Secretaria Digital by doc.Xpress (totvs.store)
(Para contratação e mais informações entre em contato com seu ESN)
Assista a demo de 1 minuto: Secretaria Digital by doc.Xpress - YouTube
Sobre a emissão de Diplomas Digitais.
A integração com a DocXpress faz com que ao digitalizar o passivo da Instituição, esse documento esteja disponível na nuvem para acesso posterior, ou seja, qualquer empresa pode digitalizar o acervo de documentos já presente na Instituição e liberá-lo para visualização, porém pelo TOTVS Educacional, somente será possível termos acesso a essa documentação na tela do módulo mediante a integração com a DocXpress.
Com esta Integração, é possível também que ao realizar a matrícula presencial do Aluno, a digitalização seja feita no mesmo momento, sem a necessidade de retenção de documentos. Esses documentos sendo enviados pela integração, serão sendo automaticamente incluídos no GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) da empresa DocXpress que poderão ser acessados mediante informação de login e senha e/ou através do Educacional no anexo Visualizar Documentos (doc.Xpress) presente em diversas telas.
Visualização do Documento no RM.EXE.
Visualização do Documento no GED da DocXpress.
A funcionalidade totalmente integrada permite que um Documento seja enviado diretamente do Educacional para a nuvem da DocXpress (GED) através do processo Enviar Documento (doc.Xpress). É possível fazer o mesmo para Relatórios do RM Reports através do processo Gerar Relatório/Enviar/Assinar (doc.Xpress). Além claro da geração do Diploma Digital e do Histórico Escolar.
Obs: Contratando outras empresas para realizar a digitalização, somente será possível ter acesso aos Documentos através da página da empresa responsável pela digitalização, nesse caso não haverá acesso pelo TOTVS Educacional.
IMPORTANTE: Seguindo a portaria Nº 1.095, DE 25 DE OUTUBRO DE 2018 do MEC, foi disponibilizado uma funcionalidade no Portal do Aluno para permitir a Consulta Pública de Diplomas, independente da contratação da integração com o TOTVS Secretaria digital by DocXpress. Com os dados cadastrados no sistema, os dados prescritos na portaria serão exibidos ao aluno via Portal do aluno. liberação foi feita versão 12.1.24 e será liberada também na 12.1.25. Saiba mais: Consulta pública de Diplomas
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