FAQs - Suporte técnico

TOTVS Educacional - Educacional - EDU - TOTVS Secretaria Digital by DocXpress

Dúvida
Como funciona a TOTVS Secretaria Digital em integração com a DocXpress para atender as demandas referentes ao processo de digitalização de documentos e acervos, secretaria digital, registro de diplomas e certificados, incluindo todo processo de assinatura digital?

Ambiente
TOTVS Educacional - Educacional - A partir da versão 12.1.24

Solução

Foi criada pela TOTVS uma integração com a empresa DocXpress para atender a digitalização e Assinatura Digital de documentos, conforme portarias publicadas. Essa integração funciona em parceria com a Empresa DocXpress e para que seja possível digitalizar os documentos e já integrar diretamente com o Educacional, será necessário contrato com a empresa parceira.  A legislação está presente no sistema atual e é nomeado como TOTVS Secretaria Digital, ligado a parceria com a DocXpress.

 

Aos 28 minutos da apresentação é informado, na prática, como funciona o processo em questão. É interessante que toda a apresentação seja assistida para melhor compreensão do processo.

 

Esse procedimento foi disponibilizado em cumprimento ao decreto 9.325 – DEZ/17 e as seguintes portarias: 

·        PORTARIA AN/MJ 92/2011; 

·        PORTARIA 22 – DEZ/17; 

·        PORTARIAS 330 (ABR/18), 1.095 (OUT/18) e 554 (MAR/19).

 

A legislação foi atendida com base na apresentação da solução TOTVS Secretaria Digital by DocXpress, que visa atender todas as legislações ligadas ao processo de digitalização de documentos e acervos, secretaria digital, registro de diplomas e certificados, incluindo todo processo de assinatura digital.

 

Para contratação e mais informações entre em contato com seu ESN.

 

IMPORTANTE: A TOTVS liberou no Portal do aluno a possibilidade de consulta publica em atenção a lei 1.095, independente da contratação da integração com o TOTVS Secretaria digital by DocXpress. Com os dados cadastrados no sistema, os dados prescritos na portaria serão exibidos ao aluno via Portal do aluno.

A liberação foi feita versão 12.1.24 e será liberada também na 12.1.25.

Emissão de Diploma: A emissão do Diploma é feita por dentro do site da empresa responsável pela digitalização e Assinatura digital do documento.

A integração com a DocXpress faz com que ao digitalizar o passivo da Instituição, esse documento esteja disponível na nuvem para acesso posterior, ou seja, qualquer empresa pode digitalizar o acervo de documentos já presente na instituição e liberá-lo para visualização, porém pelo Educacional, somente será possível termos acesso a essa documentação na tela do Educacional mediante a integração com a DocXpress e TOTVS Secretaria Digital, conforme vídeo disponibilizado via Webinar, conforme link disponibilizado acima.

Com a nossa Integração é possível que ao realizar a matrícula do aluno a digitalização já é feita no momento da matrícula presencial, sem a necessidade de retenção de documentos. Esses documentos automaticamente são incluídos na Nuvem da empresa DocXpress e podem ser acessados pelo portal de documentos da Empresa, mediante informação de login e senha e/ou através do Educacional.

Educacional:

​​

Ambiente Web DocXpress


A Funcionalidade totalmente integrada permite que um documento seja incluído diretamente no Educacional e automaticamente incluído na Nuvem da DocXpress.



Tendo outras empresas para realizar a digitalização de documentos somente será possível ter acesso aos documentos através da página da empresa responsável pela digitalização, não tendo acesso pelo Educacional, conforme telas acima. Somente com a integração com a DocXpress será possível utilizar essa funcionalidade totalmente integrada.

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