FAQs - Suporte técnico

Cross Segmentos - Linha Datasul - MCE - Como funciona a rotina de inventário físico no Datasul

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Dúvida
Como funciona a rotina de Inventário Físico no Datasul?

Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS Backoffice (Linha Datasul) - Estoque (MCE) - Versão 12

Solução
O Inventário Físico do Estoque é um processo de contagem física de itens, visando garantir altos níveis de acuracidade do Sistema em relação à situação real. Também conhecido como Balanço ou Posição do Estoque, o Inventário Físico do Estoque é um procedimento adotado pela administração da empresa para comparar e conciliar as quantidades do saldo físico dos itens com os registros da Contabilidade e do controle de material. O rastreamento de cada item é executado individualmente, por local e quantidade.

O fluxo normal do inventário consiste dos seguintes procedimentos:

  1. Emissão das fichas de contagem;
  2. Contagem física dos itens, até 3 vezes caso não haja igualdade com o saldo apontado pelo Sistema nas primeiras contagens;
  3. Informação ao Sistema das quantidades físicas reais;
  4. Emissão do relatório de variação do inventário;
  5. Atualização do movimento de acerto do inventário.

Existem duas formas de realizar o inventário:

  • Inventário Total: Inventário de todos os itens de uma determinada localização de estoque, depósito ou estabelecimento. No inventário total, são apurados os saldos físicos dos itens nos depósitos e comparados com os saldos contábeis da empresa. Essa contagem é executada pelo menos uma vez por ano, usualmente, no término do exercício financeiro.

  • Inventário Cíclico: Técnica de auditoria de acuracidade de Estoque onde o inventário é contado em intervalos pré-definidos. Uma contagem de inventário cíclico é usualmente feita em uma base regular, mais frequentemente para itens de alto valor ou alta movimentação, e contar menos frequentemente para itens de baixo valor ou de pouca movimentação. No inventário cíclico, o item é inventariado permanentemente durante o ano, de acordo com o ciclo de contagem definido para o item. Recomenda-se que o inventário cíclico seja realizado para os itens Classe A.

O relatório CE0705 - Posição de Inventário Cíclico, mostra a posição de inventário cíclico listando o item, descrição, ciclo, data da última contagem e variação acumulada.

O tipo de inventário é parametrizado através do campo Considera Inventário no programa CE0101 - Manutenção Parâmetros Estoque, que pode ser por saldo ou por contagem:

  • Inventário por Saldo:
    Este tipo de inventário tem o processo mais rápido, consiste os saldos no momento da digitação da ficha com o saldo contábil e a primeira, segunda ou a terceira contagem podem ser consideradas ficar com a situação de Inventário OK caso forem iguais ao saldo contábil.

    • Primeira contagem: Se o saldo apurado for igual ao saldo contábil, o inventário será finalizado com a situação Inventário OK.

    • Segunda contagem: A quantidade apurada é consistida com o saldo contábil ou com o saldo da primeira contagem. Se o saldo apurado na segunda contagem for igual ao saldo contábil, a situação da ficha será Inventário OK. Se o saldo apurado na segunda contagem for igual ao saldo apurado na primeira contagem, a situação da ficha será OK Para Inventariar.

    • Terceira contagem: Quando necessitar da terceira contagem, o Sistema considera que essa será uma contagem criteriosa e o valor apurado nela será efetivamente o saldo correto. O saldo apurado na terceira contagem será o novo saldo contábil. A situação da ficha será OK Para Inventariar.

  • Inventário por Contagem:
    Neste tipo de inventário, o saldo contábil não é considerado, a primeira contagem é conferida com a segunda e caso os resultados apurados não forem iguais, será realizada a terceira contagem que será considerada a correta. Ela tem um processo mais burocrático, pois deve digitar as contagens para depois consistir o saldo.

    • Primeira contagem: Mesmo que o saldo apurado for igual ao saldo contábil, deverá ser executada a segunda contagem. Situação da ficha ficará como OK Para Inventariar.

    • Segunda contagem: Quando o saldo apurado for igual à primeira contagem é finalizado o inventário. Situação da ficha ficará como OK Para Inventariar.

    • Terceira contagem: Se o saldo apurado for igual a segunda contagem, o inventário será finalizado. Situação da ficha ficará como Ok Para Inventariar.

    • Quando nas três contagens forem apurados valores diferentes, o saldo apurado na terceira contagem será o novo saldo. Situação da ficha ficará como Ok Para Inventariar.

Parametrizações sobre o Inventário:

  1. No programa CE0101 - Manutenção Parâmetros Estoque parametrize se o inventário será por saldo ou por contagem.

  2. No programa CE0102 - Manutenção de Famílias parametrize quais as classes que serão inventariadas, inventariar classe A, inventariar classe B e inventariar classe C. A classificação ABC é obtida pela importância do consumo do item em relação ao consumo total da empresa.

  3. No programa CE0333 - Manutenção Famílias x Estab Estoque parametrize o ciclo de contagem da família, ou seja, o número de dias que será realizada a contagem de inventário cíclico.

  4. No programa CE0330 Manutenção Item x Estab Estoque parametrize o ciclo de contagem do item. Neste programa pode-se manutenir também a variação acumulada e a data da última contagem.

A variação acumulada representa o acúmulo das variações encontradas entre o saldo físico real e o saldo físico no Sistema, em relação ao item, quando o inventário da empresa for realizado.

A data da última contagem mostra a data que o último inventário foi atualizado. Essa informação será a base utilizada pelo Inventário Cíclico para recomendar ou não a contagem de estoque de um item.

Situações da Ficha de Inventário:

  • Não Atualizada: A ficha foi apenas gerada, ainda não ocorreu nenhuma contagem.
  • Ok para Inventariar: Já foi digitada pelo menos uma contagem para a ficha de inventário.
  • Inventário Ok: O valor digitado é igual ao saldo contábil e o Tipo de Inventário é por saldo. Foi executado o programa de Atualização do Inventário e o valor da contagem é igual ao saldo contábil, quando inventário consistido por contagem.
  • Atualizada: Foi executado o programa de atualização de inventário e foi gerado um movimento de acerto para a ficha.

Programas da rotina de Inventário:

  • CE0701 - Geração das Fichas de Contagem.
  • CE0708 - Emissão das Fichas de Inventário.
  • CE0712 - Digitação Inventário.
  • CE0709 - Listagem Contagem.
  • CE0704 - Listagem variação de inventário.
  • CE0703 - Atualização das Fichas de Inventário.
  • CE0711 - Desatualização das Fichas de Contagem.
  • CE0707 - Eliminação das Fichas de Contagem.
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