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Dúvida
Como é realizado o processo de contabilização dos eventos de despesas provisão?

Ambiente
TOTVS RH - TOTVS RH (Linha Datasul) - Provisão, Contabilização e Rateios - Versão 12

Solução
O valor dos eventos de despesas de provisão não são estornados automaticamente no mês que ocorre o pagamento das férias e 13º salário, como ocorre nos eventos de provisão. As baixas das provisões ocorrem através da conta contábil de provisão definidas a débito nos eventos de pagamentos de 13º salário e férias calculadas em folha de pagamento do mês.

Sendo assim, os eventos de pagamento de férias e décimo terceiro não podem mais debitar da conta de despesa e sim da conta de provisão.

1. O valor da despesa de provisão de 13º salário, evento 902, é composto pelo valor da provisão mensal de 13º salário do funcionário, evento provisão ímpar 901, mais os eventos de pagamento de 13º salário provenientes dos eventos relacionados aos índices específicos de folha: 36 e 39 no programa FP0040 - Manutenção Eventos Funções Específicas, e os índices específicos rescisões: 506, 507, 508, 509, 520 e 521 no programa FR5000 - Manutenção Eventos Específicos Rescisões.

2. O valor da despesa de provisão do encargo INSS 13º salário, evento 904 é composto pelo valor da despesa provisão de 13salário do funcionário, evento 902 * percentual de encargo de INSS - Instituto Nacional do Seguro Social, programa FP0680 - Manutenção Encargos Sociais.

3. O valor da despesa de provisão do encargo FGTS 13º salário, evento 906 é composto pelo valor do evento de despesa provisão de 13salário do funcionário, evento 902 menos valor do evento 419 relacionado ao índice específico de folha 25 * percentual de encargo de FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

4. O valor da despesa de provisão de férias, evento 912, é composto pelo valor da provisão mensal de férias do funcionário, evento de provisão impar 911 mais os valores dos eventos relacionados aos índices específicos férias 10, 11, 12, 13, 14, no programa FR0020 - Manutenção Eventos Específicos Férias e dos índices de rescisão 510, 511, 513, 514, 701, 702, 704, 705 no programa FR5000.

5. O valor da despesa de provisão de férias 1/3, evento 914, é composto pelo valor da provisão mensal de férias do funcionário, evento 913 mais eventos específicos férias 15 e 16, no programa FR0020 e dos índices de rescisão 512, 515, 703, 706 no programa FR5000.

6. O valor da despesas de provisão do encargo de INSS e FGTS de férias, eventos 916 e 918, são compostos do valor da despesa provisão de Férias mais o valor da despesa provisão 1/3, eventos 912 e 914  * percentual de encargo de INSS e FGTS.

Para demais eventos de pagamento de férias e 13º salário que não possuem índice específicos mencionados acima, não são considerados na composição das despesas de provisão - eventos pares de provisão. Sendo assim, a definição das contas contábeis deve ser: débito a conta de despesas de provisão e crédito a conta salário a pagar.

No entanto, se possuírem incidência de INSS Encargo e FGTS, obrigatoriamente devem ser definidos no programa FP2600 - Manutenção Fórmula de Cálculo dos Eventos, através de programa especifico para os eventos de despesas de provisão 902, 912 e 914, acrescentando os eventos dos índices específicos mencionados acima de acordo com cada evento de despesas de provisão. Pois o cálculo dos encargos de INSS considera todos os eventos calculados em folha com incidência para INSS, sem validar os índices de específicos de férias e rescisão.

Contabilização do Encargos INSS:

A parametrização das contas contábeis dos encargos, obrigatoriamente devem ser separando pelos processos de origem - Folha Normal, Décimo Terceiro, Férias, Estorno Férias, Estorno 13º.

Para origem de Estorno de Férias e Estorno 13º é apurado o valor do encargo sobre os eventos de pagamentos que não incidem para INSS, dos quais foram provisionados, mas que não serão recolhidos.

Exemplo: O INSS sobre férias é provisionado sobre 30 dia ao fim de um período aquisitivo. Ao pegar férias, o funcionário opta por 20 dias de férias e 10 dias de abono. Como sobre abono não há incidência de INSS, o valor de INSS sobre os 10 dias de abono deve ser baixado contabilmente dos valores provisionados inicialmente.

Origem das informações:

Folha Normal: A base de cálculo dos valores apurados são provenientes dos índices específicos da Folha: índices 18, 81, 105 e 110.

Férias:  A base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos com tipo de vencimento Férias e com incidência para Encargo INSS.

Décimo terceiro: A base de cálculo dos valores apurados são provenientes dos índices específicos da Folha: 9 e 11.

Estorno Férias: A base de cálculo dos valores apurados são provenientes dos índices específicos de Férias: 12, 14 e 16  e dos índices específicos de Rescisões: 510, 511, 512, 513, 514 e 515, 701, 702, 703, 704, 705, 706 que não tem incidência para o INSS.

Estorno Décimo Terceiro: A base de cálculo dos valores apurados são provenientes dos índices específicos de Rescisões 520 e 521 que não tem incidência para o INSS.

Contabilização do Encargos FGTS:

Além das parametrizações dos encargos acima, é necessário definir contas contábeis para o encargo FGTS de Férias, seguindo os passos:

1. Relacionar as contas contábeis de FGTS Férias Depósito pelo programa FP0820 - Manutenção Contas/C. Custo dos Eventos, evento relacionado ao índice específico da folha 138. A base de cálculo dos valores apurados é proveniente dos eventos com tipo de vencimento igual a férias e com incidência para FGTS.

2. Relacionar as contas contábeis de Estorno FGTS Provisões de Férias pelo programa FP0820, no evento relacionado ao índice especifico de folha 125, cuja parametrização deve ser a conta contábil invertida do evento relacionado ao índice especifico de folha 138.

Por este evento é possível efetuar a baixa contábil do FGTS que foi provisionado e que não será recolhido, devido a pagamento de abono de férias, férias indenizadas em rescisão e afastamento. A base de cálculo dos valores apurados são provenientes eventos relacionados aos índices específicos de férias: 12, 14 e 16 e aos índices específicos de Rescisões 510, 511, 512, 513, 514 e 515, 701, 702, 703, 704, 705, 706 que não tem incidência FGTS.

O processo de geração do valor para o evento relacionado ao índice folha 125 ocorre no cálculo da provisão, após o cálculo da folha. Isto quer dizer que os eventos acima não aparecem no cálculo de férias, sendo visualizados no demonstrativo contábil/demonstrativo do cálculo/folha fiscal caso o evento esteja parametrizado para imprimir na folha fiscal através do programa FP0020 - Manutenção Eventos Analíticos.

Porém, para a empresa que queira contabilizar as provisões pelos eventos de despesas de provisão - conhecidos pelos eventos 902, 904, etc. e não queira que os eventos ímpares de provisão sejam apresentados no início do programa FP4040 - Demonstrativo Contábil, sem a conta contábil, sugere-se relacionar a mesma conta débito na conta crédito pelo programa FP0820, neste caso o saldo do evento será zero ou no programa FP0020, não devem ser marcados no campo Contabiliza.

Vale salientar que para empresa que contabiliza a provisão pelos eventos de despesas de provisão, não podem ser comparados os valores contabilizados somente pelos relatórios de provisão mensal FP4080 - Provisão de 13º Salário e FP4100 - Provisão de Férias, mais também pelos relatórios FP5200 - Despesas Provisão Mensal 13º e FP5220 - Despesas Provisão Mensal Férias .

Os relatórios gerados através do programa FP5200 e FP5220, apresentam as despesas de provisão do mês, dos quais é conferido com a conta de despesas de provisão o demonstrativo contábil FP4040 ou FP4051 - Demonstrativo Contábil por CC.

Os relatórios de provisão mensal de 13º Salário FP4080 e de provisão mensal de férias FP4100, apresentam o valor da provisão mensal - resultado da provisão acumulada do mês atual menos a provisão acumulada do mês anterior, dos quais são conferidos com a conta do passivo de provisão do demonstrativo contábil FP4040 ou FP4051.

Contabilização das Provisões

1. Tratamento para contabilização das provisões pelos eventos ímpares:

Provisionamento                                                    Pagamento

Provisão Férias / 13º.                                Pagamento Férias / 13º.

---------|------------                                           -----------|-------------

Despesa | Provisão                                     Despesa | Pagamento

4020 (D) | 2080 (C)                                       4020 (D)   |    9999 (C)

Ao efetuar o pagamento, o valor pago é também estornado da conta Provisão.

Pagamento

            Pagamento Férias / 13º.

            -------------|----------------

             Despesa     | Pagamento

             2080 (D) |     4020 (C)

2. Tratamento para contabilização das provisões pelos eventos pares, observando que para esta forma devem ser parametrizados os eventos 412, 902, 904, 906, 908, 910, 912, 914, 916, 918 e as origem (Normal, férias, décimo terceiro, estorno de férias e estorno de 13) dos encargos de INSS com as respectivas contas contábeis de despesa e os demais eventos de provisão com suas respectivas contas:

• Tratamento para contabilização das despesas provisões dos pagamentos de férias e 13 salário.

Provisionamento                                                    Pagamento

Provisão Férias / 13º.                                Pagamento Férias / 13º.

---------|------------                                           -----------|-------------

Despesa | Provisão                                    Despesa    |   Pagamento

4020 (D) | 2080 (C)                                      2080 (D)  |    9999 (C)

• Tratamento especial para as provisões de FGTS e INSS de Férias e 13º.

Provisionamento               Pagamento                Estorno Abono

    Provisão          

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Despesa | Provisão                   Provisão | Pagto                           Provisão | Não Pago

2080 (D) | 4020 (C)                 2080 (D) | 9999 (C                        2080 (D) | 4020 (C

As contas utilizadas neste exemplo são meramente ilustrativas, sendo que a empresa deve parametrizar conforme seu plano de contas.

Quando é utilizada a contabilização dos eventos de provisões ímpares, só deverá ser preenchida a parametrização dos encargos cuja origem é 1 - Folha Normal, deixando de preencher as demais, pois isso provocará diferenças na contabilização dos encargos sobre as provisões, uma vez que neste critério, estes encargos são provisionados pela provisão mensal, obtida pela provisão do mês atual subtraída pela provisão do mês anterior.