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Dúvida
Conheça os recursos que vão revolucionar a sua rotina operacional
Ambiente
TOTVS RH Ponto Eletrônico (Linha Ahgora) - Pontoweb - Todas as versões
Solução
O plano estratégico oferece uma variedade de recursos exclusivos para otimizar as rotinas operacionais do RH. Entre os principais recursos estão: aprovação eletrônica do espelho de ponto, agendamento de relatórios por e-mail, alertas de intervalos violados e descentralização do controle de ponto com o aplicativo Ahgora Leader. Para empresas com múltiplas unidades, o plano conta ainda com o Live Maps, que oferece uma visão global e em tempo real da presença dos colaboradores.
Confira abaixo todos os recursos do plano estratégico.
Aprovação eletrônica do espelho
O plano Estratégico conta com uma função bastante útil que facilita a vida dos gestores e profissionais de RH, além de promover o uso sustentável dos recursos da empresa e do planeta. A assinatura eletrônica evita o desperdício de folhas de papel e agiliza muito o processo de fechamento de folha. Siga os passos abaixo para utilizar o recurso.
1. Na barra lateral esquerda, passe o mouse sobre Batidas e, em seguida, clique em Apuração de batidas;
2. Selecione o mês no canto superior direito da tela e procure pelo funcionário no campo de busca.
3. Na coluna Espelho, siga a linha laranja pontilhada até o final da página e clique no botão Aprovar intervalo.
4. Certifique-se de que o mês contábil está fechado. Para isso, passe o mouse sobre Documentos na barra lateral esquerda e, em seguida, Bloqueio de alterações.
5. Depois disso, o funcionário deve acessar o My Ahgora para realizar a assinatura eletrônica a partir da aprovação do espelho pelo portal. Lembrando que o Portal pode ser acessado pela web ou através do aplicativo My Ahgora para Android ou iOS.
Agendamento de relatório por e-mail
Com o agendamento de relatórios é possível automatizar a geração de relatórios e criar fluxos de trabalho mais inteligentes e eficazes. Dessa maneira, é possível criar tipos de relatórios diferentes e escolher com quem compartilhá-los e qual a periodicidade e o horário de envio.
É possível agendar relatórios de batidas ímpares, batidas por período, faltas e atrasos, horas extras e muito mais. Cada tipo de relatório pode ser parametrizado a partir de variáveis específicas, informadas no momento do agendamento. Veja abaixo como agendar relatórios dentro do PontoWEB.
1. Na página inicial do PontoWEB, passe o mouse sobre Documentos na barra lateral e clique em Agendamentos.
2. Na parte superior da tela, clique no botão azul Novo alerta.
3. Informe o Nome do alerta, com quais usuários ele será compartilhado e qual a Periodicidade de envio.
4. Selecione o Tipo de relatório desejado;
5. Configure os parâmetros do relatório que será enviado. As opções podem variar de acordo com o tipo de relatório selecionado;
Atenção: se você selecionar a opção Diário no campo Periodicidade, é possível agendar relatórios referentes ao dia corrente ou ao dia anterior, por exemplo. Para isso, basta selecionar a opção Termo e digitar no campo a palavra "hoje" ou "ontem". O mesmo vale para relatórios mensais: você pode utilizar os termos "estemes" (para o mês corrente) ou "estemes-1" (para o mês anterior).
Ahgora Leader
O Ahgora Leader é um aplicativo desenvolvido para auxiliar na gestão das equipes, delegando aos coordenadores a responsabilidade de verificar as batidas, gerenciar as justificativas de faltas e atrasos, conferir as horas extras e saldo de banco de horas da equipe e muito mais.
Além de descentralizar a gestão do ponto e facilitar a rotina dos gestores, o recurso traz informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas dentro dos diversos departamentos da empresa, fazendo com que os líderes tenham informações em tempo real e na palma de suas mãos. Integrado aos equipamentos de registro de ponto (ERP), o Ahgora Leader pode informar, por exemplo, quais colaboradores estão nos seus postos de trabalho, quais estão fora da empresa ou em horário de almoço e ainda em quais projetos estão trabalhando naquele exato momento, através da integração com o Timesheet. Legal, né?
Para começar a utilizar o Ahgora Leader você deve realizar algumas configurações no PontoWEB, como segmentar seus funcionários por Localizações e adicionar os gestores como usuários dentro do sistema, para que então eles possam baixar e utilizar o aplicativo. Acesse o artigo abaixo para saber mais sobre a implantação do Ahgora Leader.
Ahgora Live Maps
Permite acompanhar em tempo real os colaboradores ativos e inativos no posto de trabalho em cada uma das unidades da empresa, evitando proativamente os problemas relacionados a assiduidade de funcionários ou comprometimento da capacidade da equipe. Utilizando conceitos como Categoria, Postos de Trabalho e Grupo, o Ahgora Live Maps segmenta e organiza os colaboradores separados geograficamente. Entenda alguns dos conceitos utilizados pelo programa:
Categorias são utilizadas para filtrar postos de trabalho;
Posto de Trabalho representa a coordenada geográfica de uma localização onde colaboradores realizam a batida de ponto;
Nos postos de trabalho os colaboradores podem ser agrupados em estruturas chamada de Grupos, de acordo com sua função ou de forma que for mais pertinente para a realidade da empresa
Siga os passos abaixo para entender melhor o processo de implantação do Ahgora Live Maps:
Caso você já tenha o plano estratégico e ainda não possui acesso ao Live Maps, o primeiro passo é entrar em contato com o nosso Suporte para solicitar a ativação do produto em sua base.
Depois disso, certifique-se de que todos os colaboradores possuem uma escala de trabalho atribuída.
Atenção: colaboradores com hora contratual cadastrada para o dia corrente e que foram previamente associados a grupos e postos de trabalho serão exibidos no mapa.
As categorias segmentam as estações de trabalho de acordo com características específicas. Se estivermos falando de uma administração pública municipal, por exemplo, onde uma prefeitura controla escolas, hospitais e outros setores da administração pública, é possível criar categorias como "Saúde" ou "Educação".
Para criar uma nova categoria, clique na ferramenta Categorias na barra lateral esquerda.
Na parte superior da tela, clique em Cadastrar nova categoria, digite o nome e clique em Salvar.
Para criar um posto de trabalho, basta clicar na ferramenta Postos na barra lateral esquerda e, em seguida, clicar em Novo posto de trabalho.
Insira o nome do posto de trabalho e o endereço. Caso necessário, é possível selecionar uma categoria para o posto e, ainda, editar o pino de localização no mapa.
Ao final, basta clicar em Adicionar Posto de Trabalho no final da página.
Agora vamos aprender a criar os grupos. Seguindo o exemplo acima, a criação dos grupos no caso de uma administração pública municipal poderia se dar como "Médicos", "Enfermeiros", "Professores", etc. Para criar um novo grupo de trabalho, clique na ferramenta Grupos na barra lateral esquerda.
Adicione o Nome do grupo e em qual Posto de trabalho ele estará.
Clique em Salvar e pronto!
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