TOTVS RH Ponto Eletrônico (Linha Ahgora) - Pontoweb Lite - Como cadastrar funcionários em massa via importação de planilha

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Dúvida
Como cadastrar funcionários em massa via importação de planilha?

Ambiente
TOTVS RH Ponto Eletrônico (Linha Ahgora) - Pontoweb - Todas as versões

Solução
O Pontoweb Lite é um sistema desenvolvido pela Ahgora by Totvs para controle e gestão de ponto, que facilita o monitoramento das jornadas dos colaboradores. Criado especialmente para pequenas e médias empresas que desejam se adequar à CLT, ele desburocratiza as rotinas do RH, oferecendo uma solução completa e acessível para o registro de ponto, garantindo segurança jurídica e facilitando a gestão de recursos humanos.

O primeiro passo para implantar o Pontoweb Lite na sua empresa é cadastrar os seus colaboradores. Você pode fazer isso de duas formas individualmente de forma manual ou em massa via importação de arquivo com extensão de formato .CSV. Para saber como realizar esse procedimento de forma massiva via importação, siga o passo a passo abaixo:

Atenção: Se sua empresa estiver em processo inicial de implantação do sistema e você irá fazer o cadastro dos colaboradores pela primeira vez, acesse a trilha de atividades de implantação do Pontoweb Lite e siga as orientações que constam nela.

Atenção: se sua empresa possuí mais de um CNPJ do mesmo grupo econômico, você precisará cadastra-los antes de cadastrar os colaboradores, clique aqui para saber como.

Observação: o procedimento desse artigo pode ser utilizado também para atualizar informações do cadastro dos colaboradores, caso já os tenha cadastrado anteriormente. 

1. Realize o download da planilha modelo anexada no rodapé deste artigo;
2. Abra o arquivo baixado em seu computador em um programa editor de planilhas de sua preferência;
3. Edite a planilha, preenchendo com as informações dos seus colaboradores;

Atenção: As informações de preenchimento obrigatório são: Nome, Matrícula, PIS, CPF, Data de Admissão e CNPJ; Estes estão sinalizados na planilha com um asterisco no cabeçalho, mas o recomendado é que todos os campos sejam preenchidos, mesmo os que não são obrigatórios.

Importante: As colunas que contêm números precisam estar em formato de texto, para que os zeros à esquerda não sejam cortados.

Dica: Você pode consultar os comentários que estão em algumas colunas pausando o mouse no cabeçalho para verificar os requisitos de preenchimento!

● Código Interno: essa informação é utilizada exclusivamente para clientes que desejam exportar arquivo de folha de pagamento para outro sistema, quando a matrícula dos colaboradores no Pontoweb são diferentes da matrícula dos mesmos no sistema de folha de pagamento.

● Data competência do CNPJ: Neste campo você irá definir a competência em que colaboradores começaram a fazer parte de outro CNPJ para casos de transferência de funcionários entre filiais do mesmo grupo econômico, afim de atualizar o cadastro de colaboradores, por tanto, se sua empresa estiver em processo inicial de implantação do sistema e irá fazer a primeira importação de colaboradores, exclua esta coluna.

● Funcionário sem PIS: Com o advento da Portaria 671, a partir do dia 01/04/2024 as carteiras de trabalho não são mais emitidas vinculadas ao número do PIS e sim ao número do CPF. Para colaboradores que por este motivo não possuem o número do PIS, nesta coluna, preencha na linha do colaborador em questão o termo true, e para os demais colaboradores que tiveram a carteira de trabalho emitida antes da data mencionada e possuem PIS, preencha na linha destes colaboradores o termo false

● Localização: Para o Pontoweb, o conceito de localização refere-se a segmentação. A ferramenta de localização é costuma ser utilizada principalmente para segmentar os colaboradores e seus respectivos gestores. Para entender mais sobre essa funcionalidade, acesse o artigo que ensina como utilizar a ferramenta de localização.

● Senha para acesso do colaborador: é a senha que será utilizada para acessar o Portal do Colaborador e para batida de ponto nos produtos Batida Online (Browser e Extensão Chrome) e dispositivos Mobile. Essa senha será trocada pelo colaborador no seu primeiro acesso por uma de sua própria escolha.

5. Após preencher todos os dados dos colaboradores na planilha, Salve em seu computador no formato CSV ou XLSX.
6. Na tela inicial do Pontoweb Lite, clique em Funcionários no menu lateral esquerdo;
7. Na tela de funcionários, clique no botão de Mais opções, representado pelo ícone , localizado na parte superior direita da tela e em seguida clique em Importar;
8. Na tela de importação de funcionários, na caixa de seleção Forma de importação dos dados, escolha a opção Personalizada - Arquivo CSV;
9. Na seção Escolha o arquivo que deseja enviar da tela de importação de funcionários, clique no botão Escolher arquivo;
10. No campo Separador, verifique se o caracteres digitado é uma vírgula (,);

Observação: neste passo o sistema irá abrir o explorador de arquivos do seu computador para que você navegue entre as suas pastas e encontre o arquivo que fez o download conforme orientado no passo 5 deste artigo para que seja feita a importação.

11. Na seção Selecione as colunas de acordo com os campos da tela de importação, selecione o nome das colunas nos campos de seleção de acordo com as informações que constam na listagem abaixo e em seguida clique no botão Próximo;
12. O sistema irá apresentar a seção Confirmando o mapeamento e a importação de dados,  para finalizar o processo de importação, clique no botão Concluir para que o sistema realize a importação dos colaboradores no sistema.

Pronto, Ahgora você já sabe como fazer  (ou atualizar) o cadastrado de funcionários em massa via importação de arquivo .CSV!