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Dúvida
Defina as configurações de ações que deseja executar
Ambiente
TOTVS RH - Controle de Acesso Virtual (antigo Smartgate) - Todas as versões
Solução
O Smartgate é um software integrado ao Pontoweb que funciona como uma catraca virtual inteligente. Ele tem o propósito de aumentar a segurança jurídica e diminuir o risco de descumprimento de jornadas de trabalho previstas. Além disso, ajuda a reduzir as horas extras indevidas e estabelece limites legais, fiscais e de gestão. Com ele, é possível fornecer orientações aos Gestores sobre as regras da CLT, configurar um limite aceitável de hora extra diário, criar processos de solicitações de extensão de jornada e excepcionais, entre outros benefícios. O Smartgate permite configurar ações de caráter de orientação como, por exemplo, lembrar o funcionário de registrar o ponto. Além disso, também permite que ações mais restritivas como bloqueios e desligamentos sejam executados, de acordo com a necessidade do cliente e com sua realidade operacional, considerando os tipos de jornadas previstas para os funcionários.
Atenção: É possível existir um “conflito” de configurações e algo não acontecer como o esperado. Por exemplo: ao configurar para que uma mensagem seja exibida e que o computador seja desligado no mesmo momento, é possível que a mensagem nunca seja exibida, pois ao desligar a máquina a mensagem não poderá ser exibida. Para casos assim, recomenda-se utilizar do recurso de modificação de minutos para evitar conflitos desta natureza.
Execuções em horários específicos
O Smartgate possui dois tipos de configurações: as que são executadas em horários específicos e as que são executadas a partir de sincronizações.
Para executar ações em horários específicos, deve-se atentar que elas serão executadas com base nos horários previstos nas jornadas de trabalho de cada colaborador e que utilizam as expressões de “começar” ou “terminar”. As ações poderão sofrer alterações de minutos a mais ou a menos, de acordo com a configuração do campo “modificar a hora prevista em minutos”.
a. para estes casos, o Smartgate permite configurar uma série de ações, quando:
● Começar a primeira jornada do dia (terminar a interjornada): ao iniciar a jornada do dia (exemplo: 09h)
● Começar qualquer período da jornada: ao iniciar qualquer jornada do dia (exemplo: 09h ou 13h)
● Começar uma intrajornada: ao iniciar o horário do almoço (exemplo: 12h)
●Terminar uma intrajornada: ao finalizar o horário do almoço (exemplo: 13h)
● Terminar qualquer período da jornada: ao terminar qualquer jornada do dia (exemplo: 12h ou 18h)
● Terminar o último período da jornada do dia (começar a extensão ou a interjornada): ao terminar o último período jornada do dia (exemplo: 18h) considerando que o colaborador não irá mais trabalhar no dia ou iniciará uma extensão de jornada
● Começar a extensão da jornada (terminar o último período da jornada do dia): ao iniciar uma uma extensão de jornada (exclusivo para este tipo de acesso)
● Terminar a extensão da jornada (começar a interjornada): ao terminar uma uma extensão de jornada (exclusivo para este tipo de acesso)
Observação: extensão de jornada corresponde às solicitações feitas e aprovadas antes do término da jornada esperada para o dia em questão. Podem ser feitas pelo usuário dentro do próprio Smartgate ou pelo colaborador através do My Ahgora
Atenção: para jornadas flexíveis/compensatórias, o horário de intervalo pode não ser feito no horário pré-determinado e por este motivo as configurações de começar e terminar uma intrajornada devem ser substituídas pelas opções de “sincronizar e o número de registros de ponto for par”, pois executará a ação ao detectar o registro de ponto para início do intervalo.
b. as ações à serem executadas podem ser:
● Abrir o navegador: configure uma página da web para ser aberta utilizando a sua URL.
● Executar um script batch: configure um comando específico do Windows para executar uma ação específica, criada pelo TI da sua empresa.
● Bloquear o computador: bloqueie a tela do Windows, caso deseje manter todas as aplicações e janelas abertas e não impactar na operação do usuário.
● Deslogar o usuário: deslogue o usuário do Windows, caso deseje encerrar todas as aplicações e janelas abertas, mesmo não salvas.
● Reiniciar o computador: reinicie o computador e lembre-se de que o processo de iniciá-lo novamente pode ser um pouco demorado, especialmente se houver atualização pendente.
● Desligar o computador: desligue o computador e lembre-se de que o processo de ligá-lo novamente pode ser um pouco demorado, especialmente se houver atualização pendente.
O Smartgate não se limita, somente, a orientar os colaboradores em relação ao registro de ponto e cumprimento da carga horária, mas também a executar ações para inviabilizar o uso da máquina quando a jornada de trabalho finalizar. Por exemplo:
Execuções periódicas de acordo com sincronizações
Ideal para as escalas flexíveis, as configurações que dependem de sincronização não se resumem a executar ações em horários específicos, mas sim em momentos específicos.
Exemplo: ao ter uma jornada flexível com início previsto para 8h da manhã, quando o colaborador registra o ponto às 9h, existem dois comportamentos diferentes de acordo com as configurações para, por exemplo, exibir uma mensagem de “bom dia”.
● Começar a primeira jornada do dia (terminar a interjornada): considerando que o início da jornada esperada era às 8h, ao conectar as 9h a mensagem “já foi exibida”, porque ela não considera o momento da batida para a execução da tarefa e sim o horário esperado da jornada.
● “Sincronizar e o número de registros de ponto for ímpar”: considerando que a primeira batida de ponto foi feita e é ímpar, uma mensagem poderá ser exibida. Porém, ao registrar o retorno do intervalo, totalizando 3 batidas, a mesma mensagem será exibida.
Para estes casos, o Smartgate permite configurar uma série de ações, quando:
● Sincronizar sem jornadas previstas: ao ter o computador conectado na internet e o Smartgate verificar que não há jornadas previstas para este dia (exemplo: DSR).
● Sincronizar dentro da jornada: ao ter o computador conectado na internet e o horário estiver dentro da jornada prevista.
● Sincronizar durante extensão de jornada: ao ter o computador conectado na internet e o horário estiver dentro da extensão de jornada prevista (aprovada).
● Sincronizar dentro da intrajornada: ao ter o computador conectado na internet e o horário estiver dentro do horário de almoço.
● Sincronizar antes das jornadas: ao ter o computador conectado na internet e o horário anteceder a jornada prevista.
● Sincronizar depois de todas as jornadas do dia: ao ter o computador conectado na internet e o horário for após a jornada prevista.
● Sincronizar: recomendado para lembretes periódicos. Por exemplo: se o Smartgate sincroniza, mais ou menos, a cada 10min significa que, ao configurar a exibição da mensagem “Beba água” quando sincronizar, a mensagem será exibida, aproximadamente, a cada 10min;
● Sincronizar e o número de registros de ponto for par: ao ter o computador conectado na internet e houver registros de ponto pares.
● Sincronizar e o número de registros de ponto for ímpar: ao ter o computador conectado na internet e houver registros de ponto ímpares.
● Sincronizar e não houver registros de ponto: ao ter o computador conectado na internet e o Smartgate verificar que não há registro de ponto neste dia.
● Sincronizar e houver registros de ponto: ao ter o computador conectado na internet e o Smartgate verificar que há registro de ponto neste dia.
● Um evento do Windows for disparado: os eventos do Windows utilizados pelo Smartgate são de logar/deslogar, bloquear/desbloquear. A cada vez que um desses eventos forem executados, o Smartgate executará a ação configurada. Exemplo: ao sincronizar e houver um evento disparado (logar), é possível exibir uma mensagem.
Para estas configurações o Smartgate também não se limita, somente, a orientar os colaboradores em relação ao registro de ponto e cumprimento da carga horária, mas também a executar ações para inviabilizar o uso da máquina quando a jornada de trabalho finalizar. Por exemplo:
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