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Dúvida
Como identificar o cenário da empresa?
Ambiente
TOTVS RH - Controle de Acesso Virtual (antigo Smartgate) - Todas as versões
Solução
O Smartgate é um software integrado ao Pontoweb que funciona como uma catraca virtual inteligente. Ele tem o propósito de aumentar a segurança jurídica e diminuir o risco de descumprimento de jornadas de trabalho previstas. Além disso, ajuda a reduzir as horas extras indevidas e estabelece limites legais, fiscais e de gestão. Com ele, é possível fornecer orientações aos Gestores sobre as regras da CLT, configurar um limite aceitável de hora extra diário, criar processos de solicitações de extensão de jornada e excepcionais, entre outros benefícios.
Acesso ao computador e configurações
Recomenda-se que os funcionários que utilizam o Smartgate instalado nas máquinas para controle de acesso não tenham acesso ao usuário administrador do Windows e não desabilitem as notificações na Central de Notificações do Windows ou não tenham permissão para modificar o fuso horário do computador, desinstalar ou parar o SmartGate diretamente pela máquina. Estes acessos ou manipulações das configurações do Sistema Operacional podem impactar no correto funcionamento do produto e por isso recomenda-se fortemente que sejam restritos aos usuários da TI ou Administradores.
Registro de ponto
A Ahgora dispõe de diversos tipos de dispositivos para registro de ponto, sendo os mais comuns:
Registro de ponto via APP: com o Multi (reconhecimento facial) ou My Ahgora;
REPs: equipamentos físicos;
Batida Online: recurso via navegador da web que permite o registro de ponto de maneira online através de configuração de chave única (uma por funcionário) ou matrícula e senha.
Para clientes que utilizam o Smartgate e desejam atrelar o registro de ponto ao uso do equipamento, recomenda-se a utilização do Batida Online. Para os casos em que os computadores são compartilhados com mais de um funcionário, se faz necessário o uso do produto atrelado à matrícula e senha. Para computadores exclusivos para funcionários, a chave única é recomendada.
Deve-se ressaltar que, para o uso do Smartgate com o Batida Online, precisa ser contemplado o tempo entre a inicialização do computador e o registro do ponto após abrir ou logar no coletor on-line e por este motivo qualquer ação mais restritiva de bloqueios ou desligamentos de máquina devem ter tempo suficiente para a ação de registro do usuário, mas devem ser inferiores a 9 min na configuração do parâmetro “modificar a hora prevista em minutos”.
Lembre-se de que as ações do Smartgate são executadas nos horários previstos, e de acordo com o fuso horário configurado nos dispositivos para registro de ponto. A modificação do fuso no meio de uma jornada pode impactar no funcionamento dos eventos do SmartGate.
Os registros de ponto são de acordo com as jornadas de trabalho, podendo estas serem rígidas ou flexíveis/compensatórias e que serão detalhadas a seguir.
Tipos de jornadas
Lembre-se: o Smartgate é um produto integrado ao Pontoweb e por este motivo todas as informações sobre escalas e jornadas devem estar previamente cadastradas, pois ele é a fonte das informações que o Smartgate utilizará para executar as ações configuradas pela empresa.
Atenção: O Smartgate não atende para cenários de jornadas semi rígidas.
a. Jornada rígida: são as jornadas de trabalho em que os horários de entrada, saída e intervalo de almoço são fixos, ou seja, em uma jornada de 09 às 18h com almoço das 12 às 13h, este é o horário que deve ser efetivamente trabalhado. Podem ter tolerância de batida antecipada na entrada e na saída, todas consideradas pelo Smartgate no momento da consulta das jornadas previstas.
b. Jornada compensatória: são as jornadas de trabalho em que o horário de entrada, saída e intervalo de almoço não são fixos, mas são esperados, ou seja, podem ser feitos fora dos horários esperados, desde que a quantidade de horas esperadas sejam trabalhadas. Por exemplo: em contratos das 09 às 18h com almoço das 12 às 13h, será esperado um total de 8 horas trabalhadas, salvo os horários configurados como horas extras. Podem ter tolerância de carga negativa e de carga positiva, todas consideradas pelo Smartgate no momento da consulta das jornadas previstas.
Intervalo pré-assinalado
Com a finalidade de ter os registros de ponto de intervalo automaticamente registrados para evitar o esquecimento por parte dos colaboradores, a pré-anotação ou pré-assinalação é permitida pela legislação trabalhista às empresas com mais de 20 empregados, conforme o § 2º do art. 74 da CLT, desde que os intervalos pré-assinalados reflitam com autenticidade a jornada de trabalho do empregado. Estas podem ser configuradas de duas formas:
“Pré assinalar somente se batidas no dia forem par”: ao marcar esta opção, o SmartGate irá detectar as batidas do intervalo quando a batida de saída for registrada. Exemplo: em uma jornada de trabalho das 8 às 17h com batidas pré-assinaladas das 12 às 13h, a pré-assinalação correspondente ao horário do almoço será recebido apenas após o registro de saída do dia.
“Ignora intervalo da jornada para aplicar intervalo pré-assinalado”: ao marcar esta opção, ao bater o ponto a primeira vez, o Smartgate irá detectar na apuração a saída para intrajornada e, ao bater a saída, verá o retorno da intrajornada. Isso significa que, por exemplo, em uma jornada de trabalho das 8 às 17h com batidas pré-assinaladas das 12 às 13h, ao fazer a primeira batida das 8h a batida das 12h já será pré assinalada automaticamente e ao registrar a saída às 17h, a batida pré assinalada das 13h será atribuída.
Atenção: o uso de intervalo pré-assinalado para clientes com o Smartgate não é recomendado porque podem impactar em ações de configurações ou até mesmo nas extensões de jornada. Ainda assim, caso o cliente precise utilizar deste recurso, é recomendado o uso da configuração “Pré assinalar somente se batidas no dia forem par”, desde que não haja configuração de ação no SmartGate para, por exemplo, bloquear o computador quando houver “batidas pares”.
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