Fluig - Plataforma - ECM - Como configurar notificação de publicação de documento

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Dúvida
Como faço para notificar os usuários quando algum documento é publicado em alguma pasta?

Ambiente
TOTVS Fluig Plataforma - Documentos - Todas as versões

Solução
Para solucionar essa dúvida, realize os seguintes passos:
1. Configurar notificações:

• Com um usuário administrador acesse o menu Painel de controle, localize o agrupador Pessoas e acione o recurso Notificações.
• Na tela de Notificações, acesse a aba Documentos.
• Ative a notificação por e-mail do item Documento publicado com o assunto que acompanho.

2. Configurar assunto:

• Agora configure o assunto que poderá ser utilizado nos documentos.
• Acesse Painel de Controle, localize o agrupador Personalização e acione o recurso Assuntos. Acione Adicionar para incluir um novo.

3. Criar novo assunto:

• Na tela de novo assunto preencha o campo Nome.
• Se quiser que os usuários sejam notificados também quando um documento for atualizado ou removido marque as opções Notifica atualização e Notifica eliminação.
• Defina para quem o assunto é destinado. Escolha Todos Usuários ou clique em Adicionar para escolher entre os grupos de usuários já cadastrados na plataforma.
• Se o assunto precisar ser obrigatório, marque a opção Obrigatório ao lado do grupo correspondente.

• Quando o assunto é obrigatório, ele será automaticamente configurado no perfil dos usuários do grupo como assunto que eles acompanham. Isso significa que eles não podem alterar manualmente essa configuração e deixar de acompanhar esse assunto.

  Caso o assunto não seja obrigatório, usuários que pertencem aos grupos selecionados pelo administrador poderão habilitar o assunto através da opção Editar perfil (vide Passo 4).

4. Editar perfil do usuário:

No perfil do usuário serão exibidos todos os Assuntos que ele tem permissão para acompanhar. Porém é necessário que o próprio usuário selecione de quais assuntos disponíveis ele deseja receber notificações, conforme apresentado na tela a baixo:

Na imagem abaixo mostramos um exemplo de configuração de "Assuntos que acompanho" sendo eles:

• Assuntos disponíveis: que podem ter as notificações habilitadas pelo usuário;
• Assuntos selecionados: habilitados pelo usuário para receber notificações.

Confirmação da notificação
Quando o documento for publicado, o usuário receberá um e-mail e uma notificação na plataforma.

Importante
Lembrando que, se no cadastro do assunto o grupo não estiver com a opção Obrigatório habilitada, será necessário que cada usuário acesse seu perfil e edite para receber notificação das publicações. Para saber como realizar essa alteração, consulte a ação de definir assuntos que acompanho no help Editar perfil e também a Configuração de notificações.