Base de Conhecimento

TOTVS Educacional - Educacional - Integra + Educacional x Documentos Eletrônicos - TOTVS Assinatura Eletrônica

Dúvida 

Integração do Educacional com o TOTVS Assinatura Eletrônica para assinatura no Portal TAE.

 

Ambiente

TOTVS Educacional - Educacional - Integra + A partir da versão 12.1.29

 

Conceito

O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema para assinatura digital ou eletrônica de documentos. Ele permite que documentos sejam cadastrados indicando assinantes e validadores para os mesmos. É possível fazer a assinatura digital dos documentos caso seja informado um Certificado A1, ou apenas a assinatura eletrônica que não requer certificado. As pessoas indicadas para o processo recebem e-mails indicando que precisam entrar no Portal para realizar a assinatura ou fazer a validação via Token. A integração do RM com o TOTVS Assinatura Eletrônica permite que enviemos documentos diretamente de dentro do RM para serem assinados no TOTVS Assinatura Eletrônica, proporcionando a possibilidade de controlar fluxos de processos pelo status do documento.

 

Configurando a integração no Educacional

O processo de integração do TOTVS Assinatura Eletrônica com o Educacional permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o Contrato do Aluno no TOTVS Educacional. Após adquirir o TOTVS Assinatura Eletrônica, devemos configurar a integração no Educacional em Ambiente | Parâmetros | Parâmetros Globais | Integração com Totvs Assinatura Eletrônica.

Nos Parâmetros Globais para o TOTVS Assinatura Eletrônica, vamos preencher os seguintes dados.

URL de Autenticação: Preencha com o caminho de autenticação do TOTVS Assinatura Eletrônica. Informe o endereço: https://totvssign.totvs.app/identityintegration

URL da API de integração: Preencha com o caminho de integração do TOTVS Assinatura Eletrônica. Informe o endereço: https://totvssign.totvs.app

URL de Login via Formulário Web: Preencha este campo com o endereço do formulário. Informe o endereço: https://totvssign.totvs.app/webapptotvssign/#/auth/login?external=true

Atualizar situação das assinaturas do documentos ao carregar a visão: Marque está opção quando desejar que os status dos documentos (Pendente, Finalizado, Rejeitado, Excluído) no TOTVS RM sejam atualizados automaticamente. Caso a opção estiver desmarcada, o usuário poderá solicitar a atualização dos status dos documentos via processo do RM. A vantagem em manter a opção desmarcada é que, na atualização online, dependendo da quantidade de documentos, pode exigir um tempo maior de processamento.

Usuário de serviço | Senha do usuário de serviço: Neste campo, devemos informar um usuário cadastrado no Portal TAE. Lembrando que não devemos informar no campo propriamente um 'Usuário de Serviço' cadastrado no Portal TAE mas sim um Usuário comum cadastrado no Portal TAE. (O Usuário de Serviço não possui permissão para publicar documentos). O Usuário/Senha também podem ser informados nos Parâmetros de Tesouraria do Educacional, caso utilizemos o TAE por Contexto. Para configurar o Usuário/Senha por Contexto, acesse o Educacional em Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Etapa 4/4 | Parâmetro 'Integração TOTVS Assinatura Eletrônica. Por regra, o sistema considera primeiro o Usuário e Senha utilizado nos parâmetros da Tesouraria, caso não seja preenchido esta informação, o sistema considera o Usuário e Senha utilizado nos Parâmetros Globais.

A partir da versão 12.1.2310, o parâmetro de Usuário/Senha de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica, teve seu local alterado para Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica naquele Contexto Educacional. O comportamento se manteve, foi apenas um relocação do parâmetro.

Para criar o Usuário, acesse o Portal do TAE com um Administrador e clique no menu Usuários. Dica: Ao realizar o cadastro de um novo Usuário é importante que seja selecionada uma Empresa, caso o cadastro do Usuário no TAE seja efetuado sem informar identificar a Empresa, posteriormente ao enviar um Documento do RM para o TAE poderá ser apresentada a mensagem 'Motivo: Erro ao consumir API. Código do erro: Forbidden'.

Dentro do menu Usuários, clique no botão 'Criar Usuário'.

Na criação do Usuário, o Nome completo, e-mail e CPF/CNPJ são dados obrigatórios. Entre as permissões disponíveis, devemos conceder a permissão para 'Publicar Documentos.', além do item 'Usuário ativo' estar marcado. As permissões administrativas ficam a cargo de cada Empresa.

Dentro do menu Usuários, podemos realizar diversas ações como edição e exclusão. Para as funcionalidades relacionadas aos Contratos do módulo Educacional, devemos sempre inserir Usuários comuns nas parametrizações do sistema que possuam permissões aos processos envolvendo a integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Os Usuários que criamos no Portal TAE são exclusivos para integrações e recomendamos que não sejam utilizados e-mails de pessoas que precisam acessar o Portal. 

 

Instruções Gerais

Estando configurada a integração, devemos conceder ao usuário do RM.EXE a permissão para utilização do processo no Educacional. Para isso, acesse o módulo Serviços Globais em Segurança | Perfis | Sistema: Educacional | Selecione o perfil associado ao usuário e libere a permissão abaixo.

O processo da integração está disponível em Financeiro/Contábil | Contratos | Integração TOTVS Assinatura Eletrônica ou selecionando um Contrato e clicando em Processos | Integração TOTVS Assinatura Eletrônica conforme prints abaixo.

Para o melhor funcionamento da integração, o recomendado é utilizar todas as operações relacionadas à integração com TOTVS Assinatura Eletrônica no RM pelos processos disponibilizados na visão de Contrato, ou seja, não é indicado utilizar operações pela interface do TOTVS Assinatura Eletrônica e nem pela visão do anexo da Integração TOTVS Assinatura Eletrônica.

Na tela de Contratos do Educacional, temos também um ícone para acessar os Envelope com os documentos da Integração conforme print abaixo. Ao clicar nele, a autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada novamente. Caso já exista autenticação de visualização dos documentos ou ela seja aberta após o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, a autenticação de visualização dos documentos será substituída pela autenticação de serviço. Desta forma, o usuário considerado para a visualização dos documentos será o usuário autenticado de serviço em uma das parametrizações.

. A assinatura do documento eletronicamente será realizada obrigatoriamente pelo Responsável Financeiro do Contrato (caso o mesmo esteja preenchido) ou o Responsável Financeiro do Aluno (caso o Responsável Financeiro do Contrato não esteja preenchido). Além do Responsável Financeiro, podemos acrescentar outros assinantes ao Documento.

. Quando o Usuário for cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica, será enviado um e-mail para o Responsável Financeiro solicitando confirmação do e-mail cadastrado e, ao confirmar, será solicitada a criação da senha de acesso ao Portal TOTVS Assinatura Eletrônica. A partir da versão 12.1.2402, podemos usar o processo de assinatura com Token para matrícula no Portal do Aluno (saiba mais ao final deste artigo). O Responsável Financeiro do Contrato deverá acessar o Portal TOTVS Assinatura Eletrônica para executar a conferência e assinatura dos documentos enviados. 

Executando o Processo no RM.EXE

O processo poderá ser executado de duas maneiras, individualmente ou em lote. Acessando pela visão do cadastro de Contratos selecionando somente o(s) contrato(s) desejado(s) ou acessando o menu principal onde a seleção dos Contratos será realizada pelo filtro genérico indicado em tela conforme indicamos acima. A utilização em lote é recomendada nos casos de processamento de um volume maior de Contratos, além de permitir que o processo seja agendado.

Para ambientes em três camadas é possível agendar o JOB do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para ser executado posteriormente; neste cenário é importante destacar que quando o usuário realizar a autenticação, o RM guarda o token que será utilizado na execução do JOB, esse token tem uma validade de 12 horas a partir do horário da sua geração, portanto o processo deve ser agendado para ser executado até 12 horas a contar a partir da autenticação.

1) Selecionando diretamente o menu Integração TOTVS Assinatura Eletrônica no ícone de Contrato, o sistema apresentará um filtro onde devemos selecionar os Contratos para processar.

2) Selecionando um Contrato e clicando no processo Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, não será exibido o filtro dentro da tela do processo pois o Contrato já se encontra selecionado.

Dentro da tela do processo, temos funcionalidades em cada box. Vamos ao box Operação.

Enviar Documento - indica que o documento será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Excluir Documento com status 'Pendente'indica que se o documento que estiver com o status 'Pendente' será excluído no TOTVS Assinatura Eletrônica. Somente o usuário que enviou o documento é que poderá executar a exclusão no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, o mesmo usuário autenticado no TOTVS Assinatura Eletrônica quando o documento foi enviado deverá ser o mesmo usuário autenticado no momento da solicitação da exclusão.

Reenviar -mail de Assinantes/Validadores/Testemunhas - permite atualizar o e-mail de um assinante em um documento já enviado. Exemplo: O documento foi enviado para o e-mail do Responsável Financeiro, porém o e-mail estava errado (neste caso devemos corrigir o e-mail no cadastro do Responsável antes e usar o processo selecionando essa opção). Outros exemplos, adicionar um novo validador ou testemunha para o documento, trocar o validador ou testemunha, etc. Para todos os cenários citados é necessário fazer os devidos ajustes e executar o processo novamente selecionando esta opção.

Conferência da assinatura do (s) documento (s) - para identificar se o Contrato foi assinado é necessário executar o processo selecionando esta opção. Na execução do processo, o RM consulta no TOTVS Assinatura Eletrônica se a assinatura do documento foi concluída (status Finalizado), caso positivo, no Contrato do Aluno a opção 'Assinado' será marcada e o campo 'Data de assinatura' é preenchido conforme a data de assinatura eletrônica do documento.

Importante - o documento é considerado como 'Finalizado' somente quando todos os envolvidos (assinantes, testemunhas, validadores, outros assinantes) assinarem. Se apenas alguns dos envolvidos com o documento assinarem, o documento ficará com o status 'Assinado parcialmente'. Quando um Contrato possuir mais de um Responsável Financeiro, todos deverão assinar o documento eletronicamente no TOTVS Assinatura Eletrônica. Para este cenário, será considerada como data de assinatura do Contrato a data da última assinatura. Caso o documento seja cancelado diretamente no Portal do TOTVS Assinatura Eletrônica, ao executar o processo de Conferência da assinatura pelo RM.EXE, o registro do documento será excluído do RM. Vale ressaltar que a integração do RM com o TAE tem um certo delay sobre a atualização do status do documento para 'Finalizado' (após todas as assinaturas requeridas). Contudo, em nenhuma hipótese deve-se fazer a atualização manual através do processo 'Atualizar status de documentos'

No boxes Documento e Origem.

Nome do Documento: nome do documento que será enviado. Ao enviar um documento, o código do Contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento caso o documento seja enviado para mais de um Contrato na mesma execução do processo. O nome do documento poderá receber as tags [COD PERIODO LETIVO], [COD CONTRATO] e [RA]. Ao informar as tags, as mesmas serão trocadas para a construção do nome do documento. Vale ressaltar que se não informar nenhuma tag a regra anteriormente citada prevalecerá, caso contrário, será obedecido apenas as tags.

Origem: Indica a origem do documento, sendo 'RM Reports' onde o documento será gerado pelo gerador do RM Reports utilizando o relatório informado. O relatório deverá ter como tabela principal a SCONTRATO. E o 'Arquivo PDF', onde será informado um arquivo em PDF que será o documento enviado. No item Pré-visualização, quando a origem for 'RM Reports' será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de Contratos.

Nos boxes 'Validadores', 'Testemunhas', 'Assinantes' e 'Outros assinantes'.

Validadores/Testemunhas: e-mails das pessoas que irão participar do documento como um validador ou testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o responsável pelo e-mail informado não esteja cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo receberá um e-mail com um convite para se cadastrar na plataforma. 

Aluno: será enviado para o e-mail do Aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do Contrato.
Pai/Mãe: será enviado para o e-mail do Pai e Mãe do Aluno a solicitação para que façam a assinatura do Contrato; vale lembrar que a Filiação que será considerada sempre será a última cadastrada, caso tenha mais de um Pai ou Mãe.

Responsável Acadêmico/Legal: será enviado para o e-mail do Responsável Acadêmico do Aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do Contrato.
Gestor da Instituição do MEC: será enviado para o e-mail do Gestor da instituição do MEC a solicitação para que ele faça a assinatura do Contrato. O cadastro de Gestores está no anexo da Instituição do MEC que poderá estar no anexo do cadastro da Filial ou no anexo do cadastro do Nível de Ensino.
Diretor da Filial: será enviado para o e-mail do Diretor da Filial a solicitação para que faça a assinatura do Contrato. O cadastro do Diretor está no anexo da Instituição do MEC que poderá estar no anexo do cadastro da Filial ou no anexo do cadastro do Nível de Ensino. Somente serão considerados Diretores que estão com suas datas de início e fim compreendidos no dia da execução do processo. Caso a data fim estiver vazia, este Diretor sempre estará válido caso a data de início for menor ou igual ao dia da execução do processo.
Responsável Financeiro/Contrato: sempre será enviado e-mail para o Responsável Financeiro/Contrato do Aluno, para esta entidade não será possível escolher não enviar.
Fiador: será enviado o e-mail para o Fiador do Aluno para que faça a assinatura do Contrato caso a Parametrização por Curso estiver configurada para 'Exigir fiador'. Se o parâmetro 'Não exigir fiador em caso de alunos com 100% de bolsa/desconto' estiver marcado e o aluno possuir 100% de Bolsa Incondicional e/ou Desconto Incondicional, não será enviado o e-mail para assinatura do Contrato.
Outros Assinantes: serão enviados e-mails para pessoas que não são entidades do TOTVS Educacional, por exemplo um avô e um tio do Aluno, sendo que cada outro assinante deverá obrigatoriamente ter preenchido o seu nome, (CPF ou CNPJ) e e-mail. Para adicionar um novo assinante, basta clicar no botão adicionar que uma nova linha será criada na grid e após isso, preencher as colunas. Para remover um assinante existente, basta clicar na linha do assinante e clicar no botão 'Remover', com isso o assinante será excluído da grid. Além da obrigatoriedade das colunas, o campo (CPF/CNPJ) e e-mail também serão verificados se são válidos. Caso ocorra algum erro de validação na coluna e desejar cancelar, basta apertar a tecla ESC do teclado que a linha automaticamente será removida (caso a linha tenha sido inserida) ou o novo valor será desfeito (caso a linha já foi adicionada e apenas uma edição está sendo feita). 

Assinando o Documento

Após selecionar os dados necessários do Documento e Assinantes, basta clicar no botão 'Executar'. Serão enviados somente Contratos ativos e que a opção 'Assinado' esteja desmarcada. O usuário receberá um e-mail contendo todas as instruções de como acessar o Portal TAE e assinar o documento. Dentro do Portal TAE, o usuário deverá selecionar o documento e clicar no botão 'Assinar'.

Pra poder assinar o documento, o usuário deverá clicar em 'Declaro que concordo em realizar a assinatura do documento', ler o documento por inteiro, ou seja rolar a barra de rolagem até o fim do documento para posteriormente clicar no botão 'Assinar documento'.

O documento assinado poderá ser visto no Portal TAE ou no RM.EXE através do anexo TOTVS Assinatura Eletrônica conforme demonstrado no print abaixo.

Envio de outros Documentos para assinatura pelo RM.EXE

No Educacional, acesse o Contrato do Aluno e em seguida o anexo TOTVS Assinatura Eletrônica.

Logue no TAE com o usuário/senha informados para a Integração. Acessando esse anexo do Contrato do Aluno, podemos incluir um novo Documento para assinatura dentro do Envelope ou através do botão (+) para incluir um novo Documento. Dentro do Envelope, teremos uma aba chamada 'Documentos' onde inserimos os arquivos desejados de forma manual e na aba Destinatários onde inserimos os e-mails (esse processo é manual, contrato por contrato, não há como fazer em lote).  

Após inserir os Documentos e Destinatários, salve o envelope. O sistema irá disparar os e-mails aos destinatários para assinatura e estes documentos estarão pendentes de assinatura no Portal do TAE, podendo ser assinado em conjunto conforme podemos ver no print exemplo abaixo.

Saiba mais: Processo Seletivo - TOTVS Assinatura Eletrônica

Saiba mais: Portal do Professor - TOTVS Assinatura Eletrônica

Saiba mais: Matrícula - Utilizar assinatura com TOTVS Assinatura Eletrônica

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