TOTVS Educacional - Integração DocXpress - EDU - Gerar Diploma Digital (doc.Xpress)

Dúvida

Utilização do processo Gerar Diploma Digital (doc.Xpress) na Certificação/Diplomação/Solenidade.

Ambiente

TOTVS Educacional - Integração DocXpress - EDU - A partir da versão 12.1.24

Solução

Para poder utilizar com sucesso o processo Gerar Diploma Digital (doc.Xpress), o sistema faz uma série de validações de acordo com o XML da integração do Educacional e DocXpress. Antes de usar o processo, confira abaixo todos os cadastros necessários para que o Aluno esteja Apto para o Diploma no RM.EXE e o Diploma Digital seja gerado.

Em relação à Matrícula, primeiramente, é necessário que o Aluno esteja formado no Curso\Habilitação e tenha um Resultado na Matrícula no Período Letivo e na Matrícula em Disciplinas com uma situação de matrícula que indique a Aprovação. Para o Curso/Habilitação, acesse o cadastro do Aluno | Anexos | Curso Habilitação e valide se no campo 'Situação de Matrícula' está informada uma situação que indique Aprovação.

Após isso, acesse a Matrícula no Período letivo e a Matrícula em Disciplinas e valide se no campo 'Resultado' também está informada uma situação de matrícula que indique Aprovação. O Resultado deverá estar informado em todas as Matrículas do Aluno.

Para uma Situação de matrícula indicar aprovação, acesse seu cadastro e valide se a flag abaixo chamada 'Status de resultado final' está marcada na aba Identificação. 

Acesse também a Análise curricular do Aluno através do Curso/Habilitação | Análise Curricular e valide se o mesmo concluiu a CH (Carga Horária) do Curso, cursou todas as Disciplinas obrigatórias e os Componentes Curriculares.

Todas as Atividades Curriculares da Matriz Curricular precisam estar concluídas. Para validar essa informação, no final da tela da Análise Curricular temos um item chamado de 'Resumo', onde são exibidas todas as informações referentes ao Currículo do Aluno. Saiba mais: Análise curricular

Caso o Aluno tenha Disciplinas Eletivas ou Optativas pendentes no Curso que sejam obrigatórias, as mesmas precisam ser concluídas. O cadastro dos valores obrigatórios para Eletivas e Optativas vêm do Período da Matriz Curricular. Acesse a Matriz curricular | Anexos | Período.

Quando inserimos um valor em um desses campos abaixo, estamos dizendo que para o Aluno poder concluir o curso, ele deverá obrigatoriamente fazer os valores inseridos. (A exibição desses dois campos ocorre de acordo com a flag 'Usar Grupo de Optativas/Eletivas' presente nos Parâmetros de Secretaria).

O aluno não deverá ter pendências Financeiras. Para consultar se existem, acesse o módulo Backoffice | Gestão Financeira e através do item Contas a Pagar/Receber clique no menu Lançamentos. Realize um filtro para identificar possíveis inadimplências do Cliente Fornecedor.

Através do cadastro do Aluno | Anexos | Documentos Solicitados, valide se não há nenhum documento pendente de entrega. No RM, temos 2 modelos para validações de Documentos; o modelo antigo, que usa a validação pelos campos da 'Data de entrega' e 'Quantidade entregue', e o modelo novo que utiliza o status no campo 'Situação do documento'.

Devemos validar na aba Enade presente na Matrícula no Período letivo se o Aluno foi marcado como 'Concluinte' e qual sua Situação para a prova do MEC. Caso não seja Habilitado para a Prova do MEC, devemos informar o motivo no campo 'Motivos de não habilitação no ENADE - Diploma Digital' abaixo. Saiba mais: Enade - Layout 1.05 do MEC para o Diploma/Histórico digital.

Após as validações acima, o Aluno ficará 'Apto' para a Diplomação através do menu Atividades Acadêmicas | Certificados/Diplomas | Geração de Certificados/Diplomas/Solenidades. 

Após o Aluno ficar 'Apto', para podermos gerar o Diploma Digital para a DocXpress, temos uma série de cadastros que precisam estar realizados de acordo com o XML da integração. Abaixo estarão descritos os locais para conferência.

No cadastro do Aluno através da aba 'Responsáveis', sua Filiação deverá estar informada. Dentro dos cadastros das Pessoas informadas para a Filiação, o campo 'Sexo' deverá estar preenchido.

No cadastro do Curso/Habilitação do Aluno (Alunos | Anexos | Curso/Habilitação), o Campus/Polo deverá estar informado. Os Campus/Polos exibidos para seleção nesse campo do Curso/Habilitação são originados do cadastro da Matriz Aplicada | Anexos | Campus/Polo da Matriz Aplicada.

Dentro do Campus/Polo, deverá estar setado o Tipo do Campus/Polo e informado seu Endereço.

Na aba 'Ingresso' do Curso/Habilitação do Aluno, o Tipo de ingresso deverá estar informado.

Dentro do cadastro do Tipo de Ingresso, deverá estar informado o Tipo de ingresso para o Diploma Digital conforme print abaixo. Os Tipos de Ingressos são cadastrados no Educacional em Currículo e Oferta | Auxiliares | Tipos de Ingresso. Também em Currículo e Oferta | Auxiliares | Relações de Cadastro, devemos fazer um DE/PARA entre a Forma de Inscrição e o Tipo de ingresso, caso a origem de ingresso do Aluno seja um Processo Seletivo do TOTVS RM.

Através do cadastro do Curso do Aluno | Anexos | Habilitações, devemos informar o Tipo da Habilitação. 

No cadastro do Curso do Aluno | Anexos | Habilitações, devemos informar as Titulações Masculina e Feminina para o Curso na aba 'Titulação'. Exemplo do Curso de Medicina, Médico e Médica.

No cadastro da Matriz curricular do Curso, o campo 'Carga Horária' deverá estar preenchido.

Na Matriz Aplicada desta Matriz Curricular, devemos informar se o Diploma é registrado por outra IES (Instituição de Ensino), pois nem todas as IES podem registrar diplomas, dependendo de outras para executar essa tarefa. Após o registro, a IES registradora devolve informações para a IES de emissão que precisa armazenar essa informação e consultá-la posteriormente.

Na Matriz Aplicada desta Matriz Curricular, devemos informar o Curso do MEC no campo abaixo.

Dentro do Curso do MEC, o campo 'Código e-MEC' deverá estar preenchido (Número obtido junto ao MEC). Caso ainda não tenha o número do código, deverá preencher os campos de tramitação logo abaixo onde estarão os dados para preenchimento dos campos no item 'Sem código e-MEC'.

No anexo Autorização do Curso da Matriz Aplicada, devemos criar as informações dos Atos Regulatórios para a Autorização do Curso, Reconhecimento do Curso e Renovação de Reconhecimento do Curso. No XML da integração, há um campo para cada um deles (Autorização, Reconhecimento e Renovação). O Reconhecimento de um Curso é obrigatório para que uma Graduação seja continuada e possamos emitir Diplomas para os estudantes formados. 

Obs: Nos cadastros dos Atos Regulatórios, temos uma flag chamada 'Última autorização válida'. O RM.EXE permite apenas marcar uma para cada tipo de Ato Regulatório. Portanto devemos marcar essa flag para o Ato Regulatório e seu tipo que estiver atualizado de acordo com os dados do MEC.

Para a 'Autorização do Curso' informando o Ato regulatório como 'Autorização', devemos preencher a Data Autorização, Tipo Autorização, Portaria Autorização (o número da Portaria deve ser inteiro, pois no XML do MEC é um campo inteiro) e os campos da Publicação começando pelo Local (geralmente preenchido como DOU), Número, Data Autorização, Seção (se necessário) e Página (se necessário). Não devemos preencher os dados de Tramitação, que não são usados na Ato Regulatório de Autorização.

Para a 'Autorização do Curso' informando o Ato regulatório como 'Reconhecimento', que seriam Cursos ainda não reconhecidos no MEC mas que estão com o processo de Tramitação em andamento onde a Instituição de ensino protocolou o pedido no sistema do e-MEC; devemos preencher os campos de Tramitação ao final da tela deste cadastro; sendo reconhecido, posteriormente devemos preencher os campos para a Data Reconhecimento, Tipo Autorização, Portaria Reconhecimento e Número Resolução.

Para a 'Autorização do Curso' informando o Ato regulatório como 'Renovação de Reconhecimento'. A Renovação de Reconhecimento de Curso é um ato regulatório de revalidação sobre as condições dos Cursos oferecidos pela Instituição de Ensino, para que o MEC avalie a permissão para ofertar aquele Curso. Esse processo geralmente ocorre de forma periódica de acordo com o SINAES (O Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior). No cadastro, devemos preencher os dados de Tramitação.

Acessando o cadastro da Instituição de Ensino presente no Educacional em Currículo e Oferta | Auxiliares | Instituições de Ensino, devemos preencher os dados na aba Identificação e no anexo Autorização do Curso. Para o Diploma, teremos a Instituição que poderá ser a Emissora, Registradora, Mantenedora ou Mantenedora da Registradora. 

Se no cadastro da Matriz Aplicada foi informado que o Diploma não é registrado em outra IES, entende-se que a Instituição será a Emissora do Diploma. A Mantenedora é uma Instituição, onde não é possível vincular a própria Instituição Emissora como Mantenedora. Exemplo de Instituição cadastrada no RM.EXE.

No cadastro da Instituição de Ensino, temos um anexo chamado 'Autorização da Instituição' onde devemos cadastrar os atos Regulatórios para Credenciamento, Recredenciamento e Renovação de Credenciamento. Saiba mais: Autorização da Instituição. 

Este cadastro permite informar o Credenciamento e o Recredenciamento da IES registradora do Diploma, quando a IES apenas emite e não registra diplomas. (Caso ela seja utilizada pelo anexo da Instituição do MEC, o cadastro será utilizado para compor as informações do Censo escolar). Toda Instituição de Ensino Emissora, precisa de um Credenciamento para operar suas atividades e este Credenciamento precisa de um Ato regulatório que regulamentará essa Autorização do MEC. No cadastro da Instituição de ensino, se faz obrigatório ter essas informações cadastradas.

Se informarmos o Ato Regulatório como Credenciamento, precisamos informar o Tipo Autorização/Reconhecimento, o Número Autorização/Reconhecimento, a Data Autorização/Reconhecimento, o Reconhecimento/Autorização e os campos da Publicação. Já o Recredenciamento e a Renovação de Credenciamento, são Atos regulatórios que podem ainda não estarem aprovados, ou seja em andamento. Nesses casos, devemos preencher os dados da Tramitação ao final da tela deste cadastro.

Obs: No cadastros dos Atos Regulatórios, temos uma flag chamada 'Última autorização válida'. O RM.EXE permite apenas marcar uma para cada tipo de Ato Regulatório. Portanto devemos marcar essa flag para o Ato Regulatório e seu tipo que estiver atualizado de acordo com os dados do MEC.

Se a Instituição é a Emissora do Diploma, devemos informar um Participante. O Participante já poderá ser pré informado no cadastro do Livro Educacional | Atividades Acadêmicas | Certificado/Diploma/Solenidade) através da aba Modelo de Participante o deixando como Default ou diretamente no processo da Geração do Diploma de forma manual conforme prints abaixo.

Dentro do Tipo de Participação do Participante, validar se os campos abaixo estão preenchidos.

No cadastro da Instituição do MEC, devemos inserir a pessoa da base que será o Pesquisador Institucional. De acordo com os Parâmetros de Secretaria do Educacional, podemos usar a Instituição do MEC por Filial ou por Nível de Ensino.

Dentro do cadastro da Instituição do MEC, acesse o anexo Pesquisador Educacional. Inclua a pessoa que será Responsável por ser o Pesquisador, informando o Ato de Designação e as Datas Inicial/Final.

Devemos cadastrar na base de dados um Tipo de Certificado com o nome Diploma Digital. Os Tipos para Certificados são cadastrados no Educacional em Atividades Acadêmicas | Certificado/Diploma/Solenidades | Mais | Tipo de Certificação conforme print abaixo.

Após a realização e validação de todos esses cadastros, podemos gerar o Diploma no RM.EXE. Para isso, acesse o menu Atividades Acadêmicas | Certificados/Diplomas | Geração de Certificados/Diplomas/Solenidades. Saiba mais sobre o processo: Geração de Certificados/Diplomas/Solenidades.

Filtre os dados para localizar os Alunos desejados e clique em Processos | Gerar certificado / diploma / solenidade conforme print abaixo.

Dentro do processo, informe os dados do Livro, as Instituições de Emissão e Registro, o Tipo de Certificado (como Diploma Digital), as respectivas Datas de Registro, Conclusão, Colação de Grau (se houver), Emissão e o Participante se a Instituição for a emissora do Diploma.

Confira no Diploma gerado se o Tipo de Certificado foi informado como Diploma Digital e se a Data de emissão está maior ou igual a data de Conclusão.

Após o Diploma ser gerado com sucesso no RM.EXE, poderemos utilizar o processo Gerar Diploma Digital

(doc.Xpress) também presente na mesma tela.

Na primeira tela do Processo, devemos selecionar a Classificação como Diploma Digital. Caso a mesma não exista ou as Classificações não estejam visíveis para seleção, por favor acionar o suporte da Debarry.

Após a execução do processo, o Diploma Digital será gerado e apresentado no GED.

Clicando duas vezes no Diploma (GED), poderemos ver todas as informações enviadas do TOTVS RM. Entre as opções do Diploma no GED temos o Enviar Diploma, Enviar para registro, entre outros. Para conhecer cada uma dessas funcionalidades, poderá acessar a Base de Conhecimentos da Debarry, citada no link no início dessa documentação ou acionar o suporte deles para dúvidas.

O incidente mais comum apresentado no processo Gerar Diploma Digital (doc.Xpress) é este da imagem abaixo. 'Verifique se este diploma já foi enviado para o Diplomax. O sistema não permite duplicidade, e ao apresentar este erro, normalmente este é o motivo. Caso contrario tente novamente mais tarde.'

Podendo ocorrer por 3 motivos. O mais comum deles é quando o Diploma já existe no GED, logo, o RM não permitirá enviar um Diploma duplicado. O segundo motivo seria algum dos cadastros acima não estarem feitos ou feitos de maneira incorreta e o terceiro pode ser apresentado por questões da DLL ou do ambiente da DocXpress, nesse caso, sendo necessário acionar o suporte da Debarry.