TOTVS CAROL - Carol Plataforma - Como criar usuários de forma automática?

Tempo aproximado para leitura: 00:05:00 min

Dúvida
Como criar usuários de forma automática?

Ambiente
TOTVS CAROL - Carol Plataforma - Todas as versões

Solução
Acesse o Ambiente/Tenant desejado dentro da Plataforma Carol e navegue no menu da lateral esquerda para a opção Carol Apps e depois TOTVS CLOCK IN RH BACKOFFICE.

Clique em Settings, em seguida selecione a opção Usuário Criação Automática:

Nesse seção você encontrará algumas parametrizações que você deve selecionar e preencher, pois isso, personalizará a criação automática de todos os usuários utilizando a mesma regra definida.

As opções que devem ser preenchidas são:

• Grupo DAL de Administradores do Ambiente - Grupo(s) do DAL em que apenas os usuários TENANT ADMIN serão vinculados.
• Grupo Padrão do DAL (Data Access Level) - Grupo(s) do DAL que será vinculado à todos os usuários BUSINESS USERS.
• Administradores do Ambiente - E-mail, Matrícula ou CPF dos usuários que devem ser considerados como Administradores do sistema, TENANT ADMIN.
• Regra Login - Formato que deve ser utilizado para criar os usuários automaticamente. Esta opção deve ser selecionada ANTES de habilitar a criação automática dos usuários. Caso contrário, pode acarretar em duplicidade de registros, inconsistência de cadastro.
• Máscara Senha - Formato que deve ser utilizado para gerar a senha dos usuários, quando criados de forma automática.
• Domínio Padrão E-mail Usuários - Possibilita informar um ou mais domínios diferentes por empresa para criar os novos usuários.
• Habilita Criação Automática de Usuário - Quando habilitado gera novos usuários para os funcionários cadastrados. 
• Enviar E-mail de Boas-Vindas - Quando habilitado, envia e-mail de boas vindas para os novos usuários.
• Prefixo do Login - Informação que será inserida no inicio do e-mail estipulado através da Regra Login, deve ser um valor válido para e-mail. Por exemplo, se o e-mail utilizado para Regra Login for "teste@totvs.com" e eu preencher o prefixo "clockin_", o usuário criado será "clockin_teste@totvs.com".
• Dígitos do Código do Empregado - Define a quantidade de dígitos do EMPLOYEE CODE (Código do Empregado), da direita para esquerda, que serão considerados para as regras de Login que utilizam a matrícula em sua formação. Observação: A matrícula para o CLOCK IN é o EMPLOYEE CODE existente no cadastro do empregado no Backoffice, entretanto, em casos como do ERP Protheus o EMPLOYEE CODE é formado pela junção do COMPANY CODE, RA_FILIAL e RA_MAT.

Algumas opções como Regra de Login e Máscara de senha, possuem algumas opções para que sejam definidas, atente-se a sua escolha, pois os dados para criação desses usuários, serão registradas de acordo com o que estiver registrado no campo de Funcionários, ou seja, caso a informação utilizada para criar o e-mail de acesso na plataforma seja alterada no cadastro do funcionário (e-mail/ telefone/ matrícula / CPF), será gerado um novo usuário, com o dado atualizado. Neste caso é importante que faça a inativação do antigo usuário de forma manual, através do Backoffice.

IMPORTANTE: As opções contidas foram pré-definidas pela equipe TOTVS, que fez um longo estudo para viabilizar e contemplar diferentes formatos, para atender as necessidades de cada cliente. Não será permitido utilizar uma estratégia diferente das opções disponibilizadas!

Após habilitar a opção de criação de usuários de forma automática é importante saber alguns pontos:

• Caso o cadastro do funcionário não possua o dado indicado pela regra de login, o usuário deste funcionário não será criado.
• Funcionários demitidos terão o seu acesso inativado.
• Em casos de login por SMS, não são permitidos mais de um usuário com o mesmo telefone, neste caso, os usuários serão rejeitados pela plataforma.
• Atenção ao formato do telefone no cadastro do funcionário, o login por SMS somente é possível com o telefone no formato +5511999999999.
• Usuários alterados através do Backoffice perdem o vínculo com o cadastro de funcionários, ou seja, a pipeline não irá atualizar estes dados automaticamente. Caso seja necessário, a alteração deverá ser realizada também através do Backoffice.
• Usuários criados com um email não real (Ex: CPF+Domínio), não poderão ter a senha alterada via link "Esqueceu sua senha". Neste caso, é necessário alterar a senha do usuário nas configurações do Tenant.
• Campos como geofence nível empresa, geofence nível localização e linguagem serão preenchidos com a configuração default do ambiente. Para geofence, será o mesmo configurado no settings e para linguagem será a mesma configurada no tenant.
• Alterações de usuário efetuadas diretamente na plataforma (com exceção da senha), serão sobrepostas durante a execução da pipeline. Utilize apenas o cadastro de usuário no Backoffice para alterações.

Os usuários criados, apareceram no Backoffice na seção de usuários e dentro da plataforma Carol no Data Model Users.

Saiba Mais
CLIQUE AQUI para acessar mais artigos e FAQs sobre a TOTVS Carol
CLIQUE AQUI para acessar a documentação técnica da TOTVS Carol no TDN
CLIQUE AQUI para acessar a documentação técnica da TOTVS Carol do LABS