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Dúvida
O processo de compras indireto no TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento é feito através da Cotação. A Cotação é utilizada para definir de qual fornecedor a empresa irá realizar a compra de seus materiais.
Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS BackOffice Linha RM - TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Todas as versões.
Solução
O processo inicia-se na criação de uma Solicitação de Compra onde é gerado um Movimento do tipo 1.1.xx onde são solicitados os produtos que a empresa precisa comprar. Após a criação do Movimento de Solicitação é iniciada então a Cotação, onde a relação dos produtos será enviada para determinados Fornecedores que darão a resposta do orçamento. É utilizado então o Quadro Comparativo para que seja definido qual é a compra que será mais benéfica para a empresa. Após o cálculo do Quadro Comparativo, temos o vencedor da Cotação. A partir desse momento geramos a Ordem de Compra num outro Movimento do tipo 1.1.xx. Este parametrizado para ser um Pedido de compra que posteriormente dará origem ao Movimento final de compras do tipo 1.2.xx.
Para trabalhar com Cotação, devemos ter as seguintes parametrizações nos Tipos de Movimento:
1. Movimento de Solicitação de Compra
Movimento do tipo 1.1.xx de Solicitação de Compra deverá ser parametrizado da seguinte forma:
Etapa Compra/Venda – Características
Gera movimento de compra: habilitar
Movimento Gerado (defaut): informar um tipo de movimento parametrizado como Pedido de Compra
Etapa Compra/Venda – Outros Dados
Tipo do Movimento de Compra: marcar Solicitação de Compras
2. Movimento de Ordem de Compras
Movimento do tipo 1.1.xx de Ordem de Compra deverá ser parametrizado da seguinte forma:
Etapa Mov - Identificação
Edita Numeração: mostra
Etapa Compra/Venda – Características
Gera Movimento de Compra: habilitar
Etapa Compra/Venda – Outros Dados
Tipo do Movimento de Compra: marcar Pedido de Compra
3. Dados Iniciais da Cotação
Devem ser preenchidos os campos Data da Cotação, Limite de resposta, Moeda, Funcionário responsável, coligada(s), filial(s) e tipo de movimento(s) que farão parte da cotação.
Observação: A data de Limite de resposta não pode ser inferior a data da cotação. Não é permitido avançar etapa sem que todos os campos citados em negrito acima estejam sem preenchimento.
Filtro de Produto
Ao avançar etapa temos que filtrar e selecionar os itens que serão cotados. Através do filtro é possível buscar todos os itens pendentes das filiais selecionadas na etapa anterior para fazerem parte da cotação.
Os campos Cód. Marca e Marca Solicitada serão exibidos quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Estes campos exibirão o código e descrição da marca informados no item do movimento de solicitação de compras.
Quando não for informado marca no item da solicitação de compras, será exibida a marca default informada no cadastro de produto. Estes campos são apenas para visualização.
Através do campo Permite Fornecedor Trocar Marca será possível definir se o fornecedor poderá ou não fazer a troca de marca do produto na cotação no caso em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação. Este campo será exibido quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Esta opção estará marcada por padrão, mas poderá ser desmarcada conforme opção do usuário, caso seja desmarcada, não será permitido ao fornecedor alterar a marca de um produto que está sendo solicitado no orçamento ou negociação.
3.2 Escolha de Fornecedores
Após a seleção dos produtos, selecionamos os fornecedores que irão participar do processo de cotação. Há possibilidade de filtrar os fornecedores através de vários campos, sendo que, o campo CNPJ/CPF é o default de filtro.
Conforme permissões de acesso do usuário é possível cadastrar e editar Fornecedores no momento da seleção dos Fornecedores que irão participar da Cotação.
Existe um limite máximo e mínimo de fornecedores para ser selecionado. Este limite é estabelecido nos parâmetros da cotação.
Informações Gerais
Com os fornecedores selecionados, avançamos para a última etapa do processo de inclusão da cotação onde preenchemos a Condição de pagamento, Transportadora, Data Limite para Entrega da Mercadoria, se na cotação será considerado crédito de IPI e ICMS no cálculo da melhor oferta e Tipo de julgamento da melhor oferta (este parametrizado ou não).
Após preenchimento dos dados, é apresentada uma última tela para finalização do assistente de inclusão da cotação. Nesta tela são apresentados os principais dados que foram preenchidos como a data de emissão, a data de limite de resposta, o comprador responsável, os tipos de movimentos de solicitação, filiais e coligadas que serão utilizados na cotação.
Para entendimento do processo de Cotação, clique aqui.
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