FAQs - Suporte técnico

DS - ACR - Dicas para realizar Fechamento Contábil no Contas a Receber

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Dúvida
Como fazer o Fechamento Mensal do Módulo Contas a Receber?

Ambiente
Datasul – Contas a Receber – Versão 12

Solução
Poderá ser realizado os procedimentos abaixo:


1. Realizando o Fechamento Mensal de uma Espécie de documento no Contas a Receber:

Se a Conta Contábil de Saldo for exclusiva para determinada Espécie de documento, pois caso não seja será difícil a utilização deste método.

  1. Emitir o Demonstrativo Contábil do Contas a Receber - prgfin/acr/acr707aa.r para o período, só para as Contas Contábeis de Saldo da Espécie.
  2. Emitir Razão do Contas a Receber -  prgfin/acr/acr338aa.r, do Cliente da Espécie, com o tipo sumariado para o período anterior, para o período que está sendo conciliado, e para o próximo período. Listar Somente Movimentos que Contabilizam e não marcar o campo Considera Recuper Perdas Dedut.
  3. Emitir  o relatório de Títulos em Aberto do Contas a Receber - prgfin/acr/acr303aa.r da Espécie para o período anterior e o período que está sendo conciliado. 
    Não considerar Estornados que não Contabilizam, classificar Por nome do cliente, e Imprime somente totais.

Deverá conferir:

  • Razão do Contas a Receber Saldo inicial do período que está sendo conciliado = Saldo Atual do Período Anterior.
    Saldo Atual do período que está sendo conciliado = Saldo Inicial do Próximo Período.
  • Demonstrativo Contábil x Razão  
    Total de Débitos do Demonstrativo - Transferência Unidade de Negócio = Total de DBs do Razão.
    Total de Créditos do Demonstrativo - Transferência Unidade de Negócio = Total de CRs do Razão.
  • Títulos em Aberto x Razão
    Títulos em Aberto do Período Anterior = Saldo inicial do Razão do Período que está sendo conciliado.
    Títulos em Aberto do Período Atual = Saldo Atual do Razão do Período que está sendo conciliado.

Alguns procedimentos básicos, mas muito importantes para detectar diferenças entre o saldo de uma
espécie e a Contabilidade:

  • Emitir o Demonstrativo Contábil do Contas a Receber do período, apenas para a conta contábil da espécie, com a opção Mostra movimentos contabilizados desmarcada. O objetivo é verificar se há algum movimento no período que não foi contabilizado.
  • Emitir o Razão Contábil -  prgfin/fgl/fgl312aa.r do período, apenas para a conta contábil da espécie. O Razão Contábil possui uma coluna que apresenta o módulo origem. Verifique se há algum lançamento de outro módulo que não seja ACR.
  • Verificar no  programa Conta Contábil Grupo Cliente - prgfin/acr/acr004aa.r, quais espécies têm uma mesma conta Saldo parametrizada.
  • Emitir o Razão e o Títulos em aberto, observando que somente devem ser consideradas as espécies que tem a mesma conta Saldo.

Dicas para conferência com utilização do Excel:

No caso de não conferir Títulos em Aberto X Razão, descobrir para qual cliente apresenta a diferenças, mas se a empresa possuir um número elevado de clientes exemplo 12.000 clientes ou mais?

  • Passar programa* para eliminar zeros e demais sujeiras e salvar como raz08enx.txt , enxuto.
  • Salvar o resultado da pesquisa em arquivo texto abe08tot.txt.
  • Importar no Excel com delimitador >, este delimitador é gerado pelo Search Replace ,adaptar
    conforme o caso e salvar o resultado como abe08enx.txt.
  • Copiar os dois arquivos finais para diretórios diferentes, mas renomeando para um nome comum.
  • Usar o Compare ou outro software compatível para fazer a comparação e descobrir as diferenças.
  • Se encontrar um valor que não confere,  tentar localizá-lo nos arquivos originais, para descobrir a qual cliente ele está relacionado.
  • Localizado o cliente, reemita os relatórios apenas para ele para identificar a diferença.

*No Search Replace, localizar e substituir do Excel ou outro software compatível, procurar apenas as linhas com Saldo Cliente.

2. Rotina Mensal – Contabilização do Contas a Receber:

  1. Demonstrativo Contábil x Razão
    Antes de emitir os relatórios referentes a Contabilização (Diário e Demonstrativo) é necessário que o saldo do Razão esteja igual ao saldo do Relatório de Títulos em Aberto. Caso os saldos não estejam coerentes, deve-se primeiro apurar esta diferença.

  2. Diário auxiliar 
    O Diário auxiliar do Contas a Receber - prgfin/acr/acr709aa.r permite que sejam verificadas todas as transações em nível de Conta Contábil. Neste relatório aparecem somente os lançamentos das espécies que contabilizam, independente se estão contabilizadas ou não.

  3. Demonstrativo Contábil e Contabilização
    Antes da efetivar Contabilização é importante que o Demonstrativo Contábil seja emitido sem marcar o parâmetro contabiliza movimentos, de forma que os dados possam ser previamente conferidos. Para que ocorra a contabilização e sejam gerados movimentos para a contabilidade no demonstrativo deve estar marcado como contabiliza movimentos, ou seja, quando o Demonstrativo Contábil é executado, é criado um arquivo que contém as informações sobre os lançamentos contábeis que serão contabilizados. Em virtude desta função, o Demonstrativo Contábil somente emite informações sobre lançamentos não Contabilizadas. Neste momento os dados gerados pelo Demonstrativo são enviados a Contabilidade. A referência cuja diferença entre débito e crédito não seja zero, não serão atualizadas na Contabilidade.

  4. Consistências Contábeis
    Este procedimento foi criado para verificar se existem inconsistências no momento da contabilização.
    Exemplo:
    A conta contábil de saldo vinha recebendo lançamentos até a data do dia 15 do mês corrente, no dia 31 do mesmo mês foi decidido que a conta será encerrada com data do dia 16. Neste caso vale ressaltar que o fato de ter encerrado uma conta no dia 16 não significa que entre esta data e o dia 31 os movimentos foram corrigidos, vale lembrar que passaram alguns dias entre o dia 16 e 31 cujos lançamentos ainda estão na conta antiga. Neste caso o programa de inconsistência indicaria que existem apropriações contábeis em conta que já foi desativada pela data de fim de utilização. Para este exemplo bastaria desfazer a contabilização do período e fazê-la novamente. Este programa também pode apontar outros tipos de erros e para esta finalidade foi criado também o programa, Consistência de Títulos do Contas a Receber - prgfin/acr/acr365aa.r, que verifica se existe coerência de dados para os títulos analisados.

  5. Conciliação Contábil
    O programa Conciliação Contábil do Contas  a Receber - prgfin/acr/acr714aa.r,  compara os saldos das contas contábeis de saldo na contabilidade x saldo das apropriações contábeis nos módulos, e aponta as diferenças em valor para serem corrigidas. 

3. Conta Transitória - Contabilização do Contas a Receber:

Apesar de existir integração entre os módulos é necessário que exista uma Conta Contábil que sirva de ponte entre os mesmos. Por exemplo, uma Nota Fiscal que gere Duplicata no Faturamento teria os seguintes lançamentos:
CR - Conta de Receita de Vendas  - Faturamento.
DB - Conta de Saldo de Clientes - Contas a Receber.


Este é o lançamento que deveria ser efetuado na Contabilidade, no entanto, como as contas contábeis
estão em módulos diferentes, que possuem sua própria rotina de contabilização, sem a conta
transitória as referências seriam integradas ou somente com créditos pelo Faturamento, ou somente com
débitos pelo Contas a Receber. A Conta Transitória não possui saldo contábil, pois quando os dois módulos são contabilizados a mesma é zerada.
Esta Conta também é utilizada para identificação de diferenças, pois se ao final de um período existir saldo, significa que houve problemas ou nos módulos integrados ou na Contabilidade.
A contabilização fica da seguinte forma:
Faturamento:
DB - Conta Transitória de Receita de Vendas - Estabelecimento
CR - Conta de Receita de Vendas  - Contas para Faturamento
Contas a Receber:
DB - Conta de Saldo de Clientes - Contas de Saldo de Clientes
CR - Conta Transitória de Receita de Vendas - Estabelecimento.


4 . Conciliação dos relatórios Razão x Títulos em Aberto

  1. O Relatório de Títulos em Aberto imprime o saldo do cliente em determinado dia, sendo que são consideradas as baixas e implantações ocorridas nesse dia. Pode-se dizer então que o relatório imprime o saldo do fim do dia.

  2. O Razão do Contas a Receber imprime o saldo inicial do cliente, as movimentações, e o saldo final. O saldo inicial e final podem ser conferidos pelo Títulos em Aberto conforme o exemplo:
    Ao emitir o Razão de 01/08 a 31/08, emitir também:
    1. Títulos em aberto em 31/07 deve bater com o saldo inicial.
    2. Títulos em aberto em 31/08 deve bater com o saldo final.

    Para que seja possível essa conferência, devem-se observar alguns critérios:

    1. As faixas de espécies, datas, clientes devem ser as mesmas nos dois relatórios.
    2. Desmarcar a opção Estornados que não Contabilizam no Títulos em Aberto e no Razão do Contas a Recber deverá ser definido Somente Movtos que Contabilizam.
    3. Desmarcar as opções que consideram encargos financeiros como Juros, Abatimento, Desconto, Imposto, Multa, nos dois relatórios.
    4. Desmarcar a opção Considera Recuper Perdas Dedut no Razão do Contas a Receber.
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