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Dúvida
Como fazer o Fechamento Mensal do módulo Contas a Receber?
Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS Backoffice (Linha Datasul) – Contas a Receber (ACR) – Versão 12
Solução
Poderá ser realizado os procedimentos abaixo:
1. Realizando o Fechamento Mensal de uma Espécie de documento no Contas a Receber:
Se a Conta Contábil de Saldo for exclusiva para determinada Espécie de documento, pois caso não seja será difícil a utilização deste método.
- Emitir o Demonstrativo Contábil do Contas a Receber - prgfin/acr/acr707aa.r para o período, só para as Contas Contábeis de Saldo da Espécie.
- Emitir Razão do Contas a Receber - prgfin/acr/acr338aa.r, do Cliente da Espécie, com o tipo sumariado para o período anterior, para o período que está sendo conciliado, e para o próximo período. Listar Somente Movimentos que Contabilizam e não marcar o campo Considera Recuper Perdas Dedut.
- Emitir o relatório de Títulos em Aberto do Contas a Receber - prgfin/acr/acr303aa.r da Espécie para o período anterior e o período que está sendo conciliado.
Não considerar Estornados que não Contabilizam, classificar Por nome do cliente, e Imprime somente totais.
Deverá conferir:
- Razão do Contas a Receber Saldo inicial do período que está sendo conciliado = Saldo Atual do Período Anterior.
Saldo Atual do período que está sendo conciliado = Saldo Inicial do Próximo Período. - Demonstrativo Contábil x Razão
Total de Débitos do Demonstrativo - Transferência Unidade de Negócio = Total de DBs do Razão.
Total de Créditos do Demonstrativo - Transferência Unidade de Negócio = Total de CRs do Razão. - Títulos em Aberto x Razão
Títulos em Aberto do Período Anterior = Saldo inicial do Razão do Período que está sendo conciliado.
Títulos em Aberto do Período Atual = Saldo Atual do Razão do Período que está sendo conciliado.
Alguns procedimentos básicos, mas muito importantes para detectar diferenças entre o saldo de uma
espécie e a Contabilidade:
- Emitir o Demonstrativo Contábil do Contas a Receber do período, apenas para a conta contábil da espécie, com a opção Mostra movimentos contabilizados desmarcada. O objetivo é verificar se há algum movimento no período que não foi contabilizado.
- Emitir o Razão Contábil - prgfin/fgl/fgl312aa.r do período, apenas para a conta contábil da espécie. O Razão Contábil possui uma coluna que apresenta o módulo origem. Verifique se há algum lançamento de outro módulo que não seja ACR.
- Verificar no programa Conta Contábil Grupo Cliente - prgfin/acr/acr004aa.r, quais espécies têm uma mesma conta Saldo parametrizada.
- Emitir o Razão e o Títulos em aberto, observando que somente devem ser consideradas as espécies que tem a mesma conta Saldo.
Dicas para conferência com utilização do Excel:
No caso de não conferir Títulos em Aberto X Razão, descobrir para qual cliente apresenta a diferenças, mas se a empresa possuir um número elevado de clientes exemplo 12.000 clientes ou mais?
- Passar programa* para eliminar zeros e demais sujeiras e salvar como raz08enx.txt, enxuto.
- Salvar o resultado da pesquisa em arquivo texto abe08tot.txt.
- Importar no Excel com delimitador >, este delimitador é gerado pelo Search Replace ,adaptar
conforme o caso e salvar o resultado como abe08enx.txt. - Copiar os dois arquivos finais para diretórios diferentes, mas renomeando para um nome comum.
- Usar o Compare ou outro software compatível para fazer a comparação e descobrir as diferenças.
- Se encontrar um valor que não confere, tentar localizá-lo nos arquivos originais, para descobrir a qual cliente ele está relacionado.
- Localizado o cliente, reemita os relatórios apenas para ele para identificar a diferença.
*No Search Replace, localizar e substituir do Excel ou outro software compatível, procurar apenas as linhas com Saldo Cliente.
2. Rotina Mensal – Contabilização do Contas a Receber:
- Demonstrativo Contábil x Razão
Antes de emitir os relatórios referentes a Contabilização, Diário e Demonstrativo, é necessário que o saldo do Razão esteja igual ao saldo do Relatório de Títulos em Aberto. Caso os saldos não estejam coerentes, deve-se primeiro apurar esta diferença. - Diário auxiliar
O Diário auxiliar do Contas a Receber - prgfin/acr/acr709aa.r permite que sejam verificadas todas as transações em nível de Conta Contábil. Neste relatório aparecem somente os lançamentos das espécies que contabilizam, independente se estão contabilizadas ou não. - Demonstrativo Contábil e Contabilização
Antes da efetivar Contabilização é importante que o Demonstrativo Contábil seja emitido sem marcar o parâmetro contabiliza movimentos, de forma que os dados possam ser previamente conferidos. Para que ocorra a contabilização e sejam gerados movimentos para a contabilidade no demonstrativo deve estar marcado como contabiliza movimentos, ou seja, quando o Demonstrativo Contábil é executado, é criado um arquivo que contém as informações sobre os lançamentos contábeis que serão contabilizados. Em virtude desta função, o Demonstrativo Contábil somente emite informações sobre lançamentos não Contabilizadas. Neste momento os dados gerados pelo Demonstrativo são enviados a Contabilidade. A referência cuja diferença entre débito e crédito não seja zero, não serão atualizadas na Contabilidade. - Consistências Contábeis
Este procedimento foi criado para verificar se existem inconsistências no momento da contabilização.
Exemplo:
A conta contábil de saldo vinha recebendo lançamentos até a data do dia 15 do mês corrente, no dia 31 do mesmo mês foi decidido que a conta será encerrada com data do dia 16. Neste caso vale ressaltar que o fato de ter encerrado uma conta no dia 16 não significa que entre esta data e o dia 31 os movimentos foram corrigidos, vale lembrar que passaram alguns dias entre o dia 16 e 31 cujos lançamentos ainda estão na conta antiga. Neste caso o programa de inconsistência indicaria que existem apropriações contábeis em conta que já foi desativada pela data de fim de utilização. Para este exemplo bastaria desfazer a contabilização do período e fazê-la novamente. Este programa também pode apontar outros tipos de erros e para esta finalidade foi criado também o programa, Consistência de Títulos do Contas a Receber - prgfin/acr/acr365aa.r, que verifica se existe coerência de dados para os títulos analisados. - Conciliação Contábil
O programa Conciliação Contábil do Contas a Receber - prgfin/acr/acr714aa.r, compara os saldos das contas contábeis de saldo na contabilidade x saldo das apropriações contábeis nos módulos, e aponta as diferenças em valor para serem corrigidas.
3. Conta Transitória - Contabilização do Contas a Receber:
Apesar de existir integração entre os módulos é necessário que exista uma Conta Contábil que sirva de ponte entre os mesmos. Por exemplo, uma Nota Fiscal que gere Duplicata no Faturamento teria os seguintes lançamentos:
CR - Conta de Receita de Vendas - Faturamento.
DB - Conta de Saldo de Clientes - Contas a Receber.
Este é o lançamento que deveria ser efetuado na Contabilidade, no entanto, como as contas contábeis
estão em módulos diferentes, que possuem sua própria rotina de contabilização, sem a conta
transitória as referências seriam integradas ou somente com créditos pelo Faturamento, ou somente com débitos pelo Contas a Receber. A Conta Transitória não possui saldo contábil, pois quando os dois módulos são contabilizados a mesma é zerada.
Esta conta também é utilizada para identificação de diferenças, pois se ao final de um período existir saldo, significa que houve problemas ou nos módulos integrados ou na Contabilidade.
A contabilização fica da seguinte forma:
Faturamento:
DB - Conta Transitória de Receita de Vendas - Estabelecimento
CR - Conta de Receita de Vendas - Contas para Faturamento
Contas a Receber:
DB - Conta de Saldo de Clientes - Contas de Saldo de Clientes
CR - Conta Transitória de Receita de Vendas - Estabelecimento.
4 . Conciliação dos relatórios Razão x Títulos em Aberto
- O Relatório de Títulos em Aberto imprime o saldo do cliente em determinado dia, sendo que são consideradas as baixas e implantações ocorridas nesse dia. Pode-se dizer então que o relatório imprime o saldo do fim do dia.
- O Razão do Contas a Receber imprime o saldo inicial do cliente, as movimentações, e o saldo final. O saldo inicial e final podem ser conferidos pelo Títulos em Aberto conforme o exemplo:
Ao emitir o Razão de 01/08 a 31/08, emitir também:
1. Títulos em aberto em 31/07 deve bater com o saldo inicial.
2. Títulos em aberto em 31/08 deve bater com o saldo final.
Para que seja possível essa conferência, devem-se observar alguns critérios:
1. As faixas de espécies, datas, clientes devem ser as mesmas nos dois relatórios.
2. Desmarcar a opção Estornados que não Contabilizam no Títulos em Aberto e no Razão do Contas a Recber deverá ser definido Somente Movtos que Contabilizam.
3. Desmarcar as opções que consideram encargos financeiros como Juros, Abatimento, Desconto, Imposto, Multa, nos dois relatórios.
4. Desmarcar a opção Considera Recuper Perdas Dedut no Razão do Contas a Receber.
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