Cross Segmentos - Linha Datasul - APB - Contabilização - Dicas para fechamento Contábil

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Dúvida
Como realizar as conferencias para fechamento contábil?

Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS Backoffice (Linha Datasul) - Contas a Pagar (APB) - Versão 12

Solução
Para realização do fechamento contábil e identificação de diferenças de valores, recomendamos que seja realizado as conferencias conforme abaixo:

1. Razão Contas a Pagar x Títulos em Aberto
Antes de emitir os relatórios referentes a Contabilização, é necessário que o saldo do Razão dos Movimentos - prgfin/apb/apb321aa .r esteja igual ao saldo do Relatório de Títulos em Aberto do Contas a Pagar - prgfin/apb/apb322aa.r.
Caso os saldos não estejam corretos, antes de realizar a contabilização deve-se primeiramente apurar a diferença.

2. Diário Auxiliar
O Diário auxiliar do Contas a Pagar - prgfin/apb/apb319aa.r permite que sejam verificadas todas as transações em nível de Conta Contábil. Neste relatório aparece somente os lançamentos das espécies que contabilizam, independente se estão contabilizadas ou não.

3. Demonstrativo Contábil e Contabilização
Antes da efetiva Contabilização é importante que o Demonstrativo Contábil do Contas a pagar - prgfin/apb/apb728aa.r seja emitido sem marcar a opção Gera Dados Contabilização, de forma que os dados possam ser previamente conferidos. Para que ocorra a contabilização e sejam gerados movimentos para a contabilidade, no demonstrativo o campo Gera Dados Contabilização deve estar marcado, ou seja, quando o Demonstrativo Contábil é executado, é criado um arquivo que contém as informações sobre os lançamentos contábeis que serão contabilizados. Em virtude desta função, o Demonstrativo Contábil somente emite informações sobre lançamentos não Contabilizadas. Neste momento os dados gerados pelo Demonstrativo são enviados a Contabilidade.
A referência cuja diferença entre débito e crédito não seja "0", não serão atualizadas na Contabilidade.

3. Inconsistências Contábeis
Este procedimento foi criado para verificar se existem inconsistências no momento da contabilização. O programa Inconsistências Contábeis do Contas a pagar - prgfin/apb/apb303za.r, apresenta grande
vantagem, principalmente pelo fato de analisar e apresentar ao usuário as inconsistências contábeis verificadas, economizando grande tempo normalmente destinado a este trabalho, quando efetuado manualmente.
Aconselha-se verificar a existência de inconsistências contábeis principalmente antes da contabilização do período. Desta forma qualquer problema encontrado pode ser solucionado ainda no Módulo de Contas a Pagar antes da devida contabilização.
Pela execução deste programa são efetuadas verificações de inconsistências em contas contábeis, centros de custo, unidades de negócio e quando necessário também de valores.

4. Procedimentos para detectar diferenças entre o saldo de uma espécie no módulo APB e a
Contabilidade

• Emitir o Demonstrativo contábil do Contas a pagar - prgfin/apb/apb728aa.r do período, apenas para a conta contábil da espécie, com a opção Mostra movimentos contabilizados desmarcada. O objetivo é verificar se há algum movimento no período que não foi contabilizado.
• Emitir o Razão - prgfin/fgl/fgl304ad.r, apenas para a conta contábil da espécie. O razão tem uma coluna que apresenta o módulo origem. Verifique se há algum lançamento de outro módulo que não seja APB.
• Verificar na manutenção Conta Contábil x Grupo Fornecedor -prgfin/apb/apb016aa.r, quais
  espécies têm a mesma conta Saldo parametrizada.
• Emitir o Razão - prgfin/fgl/fgl304ad.r e o Relatório de Títulos em Aberto do Contas a Pagar - prgfin/apb/apb322aa.r, observando que somente devem ser consideradas as espécies que tem a mesma conta Saldo.

5. Conciliar os relatórios Razão x Títulos em Aberto
O relatório de Títulos em Aberto  imprime o saldo do cliente em determinado dia, sendo que são consideradas as baixas e implantações ocorridas nesse dia. Pode-se dizer então que o relatório imprime o saldo ao fim do dia.
O Razão  imprime o saldo inicial do cliente, as movimentações, e o saldo final. O saldo inicial e final podem ser conferidos pelo Títulos em Aberto conforme o exemplo:
Ao emitir o Razão de 01/08 a 31/08, emitir também:
1) Títulos em aberto em 31/07, deve bater com o saldo inicial.
2) Títulos em aberto em 31/08, deve bater com o saldo final.

Para que seja possível essa conferência, devem-se observar alguns critérios:
1) As faixas de espécies, datas, fornecedores, etc. devem ser as mesmas nos dois relatórios.
2) Desmarcar a opção Estornados que não Contabilizam no Títulos em Aberto e no Razão.
3) Desmarcar as opções que consideram encargos financeiros como Juros, Abatimento, Desconto, Imposto, Multa, etc. nos dois relatórios.

6. Verificar se apresenta a mesma diferença no programa Conciliação Saldo APB - prgfin/fgl/fgl740za.r.
Primeiramente verificar se a diferença apresentada neste programa é a mesma diferença apresentada no resumo do relatório de títulos em aberto.
Ao clicar no grid com o botão direito do mouse é possível verificar os lançamentos do APB e do FGL que compõe o valor, podendo-se apurar a diferença.

7. Verificar se os títulos do recebimento foram criados corretamente no contas a pagar, caso a diferença seja na transitória de fornecedores.
Poderá ser realizado a conciliação entre os módulos do recebimento e contas a pagar através do programa Conciliação APB x RE - prgfin/apb/apb429za.r, Conciliação APB x RE x FGL - prgfin/fgl/fgl738za.r, além do Cockpit Contábil - html.accoutingCockpit.