Como se observa en la Figura 1, los gráficos contenidos en un dashboard pueden ser alimentados por uno o varios datasets diferentes. Estos datasets pueden o no tener las mismas informaciones, así como pueden o no tener campos con el mismo nombre.

 

Lo que ocurre es que, en el final, aunque el dataset BDD 01 tenga el campo id_profesional y el dataset BDD 02 tenga el campo idprofesional, un mismo filtro global debe ser capaz de filtrar los dos datasets simultaneamente, al final, por más que los datasets sean diferentes y los campos tengan nombres diferentes, la información en ambos los casos es la misma, o sea, el ID del profesional. 

 

Para que esto sea posible, todo filtro global se basa en parámetros a partir de los cuales las condiciones de los filtros son creadas. Esos parámetros tienen un atributo llamado campo clave, el cual es utilizado para permitir su vinculo con los datasets que alimentan los indicadores. 

 

Del mismo modo, cada dataset que alimenta uno o más indicadores debe tener un campo clave que será utilizado para hacer vínculo con los campos claves de los parámetros. A continuación, todo ese proceso será descrito en detalles. 

 

1. Construir y aplicar filtros a los indicadores:  

 

Para construir y aplicar filtros a los indicadores, es necesario seguir algunos pasos, siendo ellos la creación de parámetros, creación de condiciones y el vínculo entre los indicadores y los parámetros.

 

El primer paso es hacer click en el botón filtros, (icono del embudo) ubicado en la parte superior derecho del dashboard que desea aplicar. Al hacer esto, será mostrado una pantalla en blanco. Deberás seleccionar el botón Agregar parámetros, como muestra la Figura 2:

 

 

A medida que nuevos parámetros sean creados, serán listados en la misma pantalla para que pueda administrarlos o utilizar para crear condiciones.

 

1.1. Creación de parámetros: 

 

Los parámetros son las estruturas necesarias para la creación de las condiciones del filtro global. Estas condiciones, por su vez, representan efectivamente los filtros que serán aplicados a los indicadores. 

 

Como citado anteriormente, parámetros son necesarios porque un mismo dashboard puede tener varios datasets (fuente de datos), y esos datasets pueden ser utilizados en varios indicadores. Por esta razón, es necesario haber una manera de coincidir todos estos datasets de modo que una única condición pueda tener efecto sobre todos ellos. 

 

Al seleccionar el botón Agregar parámetro, deberás completar las configuraciones de este parámetro, como muestra la Figura 3:

 

 

Las configuraciones de los parámetros tienen los siguientes atributos: 

 

1.1.1. Nombre:  

 

En el campo nombre debe ser informado la descripción del parámetro que irá aparecer en el momento en que las condiciones sean creadas. Algunas condiciones posibles serian "Profesional igual a José" o "Periodo entre 01/01/2020 y 31/12/2020", por ejemplo.

 

Pueden ser usados nombres como Profesional, Fecha esperada, Pipeline, entre otros. Es importante que sea utilizado descripciones que indiquen de manera clara y objetiva lo que aquel parámetro representa en su filtro.

 

1.1.2. Tipo:  

 

El tipo indica cual el tipo de dato soportado por el parámetro. En este caso, poderás elegir entre los tipos texto, numero y fecha, de acuerdo con el tipo de dato que pretendas filtrar;

 

1.1.3. Fuente de datos:  

 

Si el tipo de dato texto sea elegido, poderás elegir una fuente de datos al cual pretendas seleccionar valores para el filtro. Por ejemplo, si estes creando un parámetro para filtrar profesionales, poderás elegir un dataset (fuente de datos) que tenga nombres de profesionales, que poderás seleccionar cuando sus condiciones de filtro  sean creados. Poderás elegir cualquier dataset del Analytics, aunque el no sea utilizado en ningún indicador del dashboard;

 

1.1.4. Campo clave:  

 

El campo clave debe ser informado siempre que el campo fuente de datos sea completado. El campo clave debe tener el valor que será utilizado para filtrar los valores de los indicadores. De esta manera, si seleccionas en la fuente de datos un dataset que tenga los campos id_profesional y nombre_profesional, por ejemplo, podrá utilizar el id_profesional como clave.

 

A partir de ahí, cuando su filtro sea vinculado a sus indicadores, ellos serán filtrados con base en ese campo. Es importante resaltar que el campo que es definido como clave para el parámetro debe existir también en el dataset que alimenta el indicador que pretendes filtrar. 

 

1.1.5. Descripción: 

 

El campo descripción debe tener los valores que verás cuando abra, por ejemplo, un filtro de profesionales. Volviendo al ejemplo del artículo anterior, poderias usar el campo id_profesional como clave, y utilizar el campo nombre_profesional como descripción. De esta manera, si abres un filtro de profesionales, podes ver los nombres de los profesionales y decidir cuál de ellos le gustaría utilizar en su filtro, pero, lo que realmente será enviado para el indicador cuando el filtro sea aplicado, será el campo clave. 

 

1.1.6. Usuario registrado:  

 

El filtro del usuario registrado debe ser utilizado para definir si los valores a ser mostrados serán todos aquellos contenidos en el dataset que lo alimenta, o si serán solamente los vinculados al usuario registrado en TOTVS CRM o a algún usuario de su jerarquía.

 

Es una buena práctica que se utilize la jerarquía, asegurando que los usuarios supervisores podrán ver los resultados de sus subordinados y, por otro lado, asegurando que los subordinados solo podrán ver sus proprios datos.

 

La Figura 4 muestra un ejemplo de las informaciones del parámetro completado:

 

 

 

En el ejemplo de la Figura 4, el parámetro se llama Profesional. Con base en ese parámetro, seria posible crear, por ejemplo, la siguiente condición de filtro: "Profesional igual a José". Además de eso, ese parámetro es del tipo texto. De esta manera, no se puede usar, por ejemplo, para filtrar fechas o números. 

 

El parámetro todavía tiene el campo fuente de datos completado con el valor Visión general de oportunidades. Eso quiere decir que fue seleccionado un dataset llamado Vision General de oportunidades, que tiene las informaciones que podrán ser seleccionadas en el filtro. 

 

El campo clave fue completado con el valor ID del responsable. Eso quiere decir que el dataset Vision general de oportunidades tiene un campo llamado ID del responsable, cuyo valor será enviado a los indicadores siempre que un profesional sea seleccionado en el filtro. 

 

Del mismo modo, el dataset Vision general de oportunidades tiene un campo llamado Nombre del responsable, que fue informado en el campo descripción. Son los valores de ese campo que serán mostrados siempre que el filtro sea abierto. 

 

Por ultimo, fue marcado en el campo usuario registrado la opción Jerarquia, que posibilita al usuario que está accediendo el filtro a ver sus propios datos, así como los datos de los usuarios subordinados a el en la jerarquia. 

 

1.2. Condiciones:

 

Después de definir los parámetros, será posible crear condiciones. Condiciones son los filtros propiamente dichos, a los cuales podrás informar, por ejemplo, un conjunto de vendedores, un periodo de tiempo, entre otras reglas para restringir los datos que serán mostrados. 

 

El primer paso para crear una condición es la elección del parámetro de filtro, como muestra la Figura 5:

 

 

Siempre que seleccionas el combo de selección del parámetro, serán mostrados todos los parámetros que haz creado, solo es necesario elegir cual de ellos desea utilizar. 

 

Una vez seleccionado el parámetro, será posible definir cual operador será utilizado. Esos operadores dependerán del tipo de dato que haz informado cuando el parámetro fue creado: si el tipo es texto, podrás utilizar algunos operadores, así como, si eliges fecha o número, podrás utilizar otros. 

 

La Figura 6 muestra algunos de los operadores disponibles para el parámetro del tipo texto:

 

 

Después de definir el operador, solo es necesario informar los valores de comparación. En este caso, la manera como esos valores serán informados dependerá del tipo de operador que elegiste. Si, por ejemplo, el operador es sea informado, podrás seleccionar valores (Figura 7) así como, si seleccionas el operador igual, podrás digitar exactamente cual el valor que deseas utilizar para la comparación: 

 

 

Después de definir las condiciones deseadas, solo es necesario seleccionar el botón Guardar para que sean guardadas y puedan ser aplicadas a los indicadores. Las condiciones pueden ser cambiadas a cualquier momento, así como pueden ser cambiados los valores que componen cada uno de ellos. 

 

1.3. Vinculo entre filtros e indicadores:  

 

Después de crear los parámetros y las condiciones deseadas, el próximo paso es crear los indicadores que desea analisar en dashboard. Dentro de las configuraciones de cada indicador hay ahora una nueva opción llamada Filtros vinculados (Figura 8). Al seleccionar esa nueva opción y marcar la flag Habilitar filtros vinculados podrás vincular los parámetros de filtro a su indicador: 

 

 

Al seleccionar Agregar filtro se abrirá una pantalla para que puedas elegir cual parámetro de filtro desea vincular a su indicador, como muestra la Figura 9: 

 

 

Como puede ser observado en la imagen, hay dos campos que necesitan ser completados, siendo ellos Parámetro y Campo clave:

 

1.3.1. Parámetro:

 

En el campo parámetro, deberás informar cual de los parámetros del filtro será vinculado al indicador. Ese parámetro es utilizado para crear las condiciones del filtro y, en consecuencia, filtrar los datos de los indicadores; 

 

1.3.2. Campo clave:

 

En el campo clave deberás informar cual columna del dataset alimenta su indicador y deberá ser utilizada para recibir los valores del campo clave del parámetro. Cuando un nuevo parámetro es configurado, hay que definir un campo clave a el. Al vincular ese parámetro a un indicador, un campo clave del indicador deberá recibir los valores del campo clave del parámetro de filtro. 

 

En el ejemplo de la Figura 10, el parámetro de filtro seleccionado fue el Profesional. En el momento en que una condición sea creada usando ese parámetro, los valores correspondientes a esa condición serán transmitidos para el campo Nombre del responsable, que es un campo del dataset que alimenta el indicador con datos: 

 

 

Para cada indicador, podrás agregar cuantos filtros sean necesarios. En la Figura 11, por ejemplo, es apresentado un indicador que tiene tres parámetros de filtro vinculados a el: 

 

 

A partir de ahí, siempre que una nueva condición sea aplicada utilizando un determinado parámetro, todos los indicadores vinculados a ese parámetro serán utilizados para reflejar a las reglas de esa nueva condición.

 

1.4. Alcance de los filtros: 

 

Al crear parámetros y condiciones para los filtros, ambos pasarán a tener efecto sobre todo el dashboard. De esta manera, no importa cuantas pestañas el dashboard tenga. Todos podrán acceder los mismos filtros. Además de eso, aunque el dashboard utilize varios datasets diferentes, todos podrán estar vinculados a los mismos filtros. 

 

Debido al uso de este alcance mas amplio, siempre que un filtro sea aplicado, se filtrará todos los indicadores a los cuales esté vinculado, independiente de la pestaña en que esos indicadores estén ubicados o los datasets que los alimentan. 

 

La única restricción es que los datasets de los indicadores deben tener un campo de valor (campo clave) compatible con el parámetro utilizado en el filtro. 

 

2.5. Permisos de acceso:

 

Todos los usuarios con permiso de acceso al dashboard pueden aplicar filtros a los indicadores, mientras tanto, solamente un usuario con permiso de edición puede crear parámetros, crear y guardar condiciones, borrar condiciones o guardar los filtros. Usuarios que tienen solamente permiso para ver pueden crear condiciones, cambiar los valores de las condiciones, pero esos valores serán restaurado siempre que el usuario salga del dashboard. 

 

Sepa más:

• Analytics;
• Cómo crear dashboards.