FAQs - Suporte técnico

Cross Segmentos - CRM Gestión de Clientes MI - Workflow - Workflows

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Duda

¿Que son los workflows

 

Ambiente
Cross Segmentos - CRM Gestión de Clientes MI - Workflow - Todas las versiones.


Solución

En TOTVS CRM, es posible crear workflows para automatizar procesos en actividades, cliente, leads, oportunidades o pedidos. Los workflows funcionan con base en gatillos, condiciones y acciones, o sea, cuando un gatillo es accionado, una acción es ejecutada si determinadas condiciones están contempladas. Sepa como criar workflows.

 

Workflows permite al usuario automatizar tareas consideradas repetitivas, notificar usuarios de manera automatizada, o entonces automatizar el envio de correos cuando determinados gatillos sean disparados.

 

1. Gatillos:

 

Los gatillos son recursos que indican a la maquina de mensajes del workflow que ocurrió un determinado evento y una acción debe ser ejecutada. Para cada entidad (actividades, clientes, leads, oportunidades, y pedido) está preconfigurado una serie de gatillos.

 

1.1. Actividad: 

 

Los gatillos disponibles para Actividad son:

 

1.1.1 Actividad actualizada;

1.2.2 Actividad cancelada;

1.2.3 Actividad terminada;

1.2.4 Actividad creada.

 

2.png

 

1.2. Cliente: 

 

Los gatillos disponibles para Clientes son:

 

1.2.1 Cliente habilitado;

1.2.2 Cliente actualizado;

1.2.3 Cliente creado.

 

mceclip1.png

 

1.3. Lead: 

 

Los gatillos disponibles para Lead son:

 

1.3.1 Lead actualizado;

1.3.2 Lead creado.

 

mceclip2.png

 

1.4. Oportunidad:

 

Los gatillos disponibles para Oportunidad son:

 

1.4.1 Oportunidad actualizada;

1.4.2 Oportunidad creada;

1.4.3 Oportunidad descartada;

1.4.4 Oportunidad gana;

1.4.5 Oportunidad perdida.

 

mceclip3.png

 

1.5. Venta: 

 

Los gatillos disponibles para Venta son:

 

1.5.1 Pedido Actualizado;

1.5.2 Pedido Creado;

1.5.3 Pedido Finalizado;

1.5.4 Situación del pedido actualizada.

 

2. Condiciones: 

 

Las condiciones tienen la función de filtrar los gatillos de manera que las acciones ocurran solamente cuando las condiciones definidas por los usuarios sean satisfechas. Eso permite que los workflows puedan ser configurados y ejecutados de manera más especializada. 

 

Para cada condición, existen campos pre configurados que permiten que el usuario filtre las informaciones, de manera que el fluxo de trabajo no sea disparado cuando cualquier información es creada.

 

El usuario puede agregar cuantas condiciones sean necesarias para satisfacer su filtro. Del mismo modo, si sea necesario disparar acciones para todos los registros que satisface el gatillo, basta que el usuario no agregue condiciones.

 

2.1. Operador lógico para disparo de acciones:

 

mceclip4.png

 

Las condiciones pueden ser procesadas cuando todas sean completadas, marcando la opción Todas las condiciones abajo o cuando uno de los artículos sea completado, marcando Cualquiera de las condiciones a continuación

 

4.png

 

mceclip1__1_.png

 

2.1.1. Ejemplificando:

 

Considere un escenario en el cual un usuario:

 

  • Crea un workflow que dispara una acción cuando una oportunidad sea gana;
  • Configura las condiciones de manera que las acciones solo sean disparadas cuando la etapa sea igual la prospección (marcando la opción "Todas las condiciones abajo") y la probabilidad sea mayor que 30%.

En este escenario, la acción solo será disparada cuando las dos condiciones sean completadas.

 

Si el usuario marcar la opción Cualquier una de las condiciones abajo, la acción será disparada si la etapa sea igual a la prospección o la probabilidad sea mayor que 30%, el que ocurrir primero.

 

3. Campos:

 

mceclip2__1_.png

 

Algunos campos de cada entidad están disponibles para manipulación de condiciones:

 

3.1. Actividad:

 

Los campos disponibles para la manipulación de condiciones en actividad son:

 

3.1.1 Tipo de actividad;

3.1.2 Fecha inicial;

3.1.3 Fecha final;

3.1.4 Dia todo;

3.1.5 Prioridad;

3.1.6 Responsable.

 

mceclip3__1_.png

 

3.2. Cliente:

 

Los campos disponibles para la manipulación de condiciones en cliente son:

 

3.2.1 Activo (indica si el cliente está activo o no);

3.2.2 Grupo;

3.2.3 Clasificación del cliente;

3.2.4 Tipo de persona;

3.2.5 Tipo;

3.2.6 Campos de actividad

3.2.7 Origen;

3.2.8 Dirección.Activo;

3.2.9 Dirección.Estándar;

3.2.10 Dirección.Tipo de dirección;

3.2.11 Dirección.Ciudad;

3.2.12 Dirección.Estado;

3.2.13 Dirección.País.

 

mceclip4__1_.png

 

3.3. Lead:

 

Los campos disponibles para la manipulación de condiciones en Lead son:

 

3.3.1 Activo ( indica si el lead está activo o no);

3.3.2 Origen del lead;

3.3.3 Tipo de lead;

3.3.4 Etapa;

3.3.5 Tipo de persona;

3.3.6 Campos de actividad;

3.3.7 Grupos;

3.3.8 Clasificación;

3.3.9 Dirección.Activo;

3.3.10 Dirección.Estándar;

3.3.11 Dirección.Tipo de dirección;

3.3.12 Dirección.Ciudad;

3.3.13 Dirección.Estado;

3.3.14 Dirección.País;

3.3.15 Responsable

 

mceclip6.png

 

3.4. Oportunidad:

 

Los campos disponibles para la manipulación de condiciones en Oportunidad son:

 

3.4.1 Pipeline;

3.4.2 Etapa;

3.4.3 Tipo de oportunidad;

3.4.4 Fecha esperada;

3.4.5 Probabilidad;

3.4.6 Valor total;

3.4.7 Valor único total;

3.4.8 Valor recurrente total;

3.5.9 Responsable.

 

mceclip5.png

 

3.5. Venta:

 

Los campos disponibles para la manipulación de condiciones en Pedido son:

 

3.5.1 Método de pago;

3.5.2 Condiciones de pago;

3.5.3 Tipo de venta;

3.5.4 Responsable;

3.5.5 Cliente;

3.5.6 Tabla de precio;

3.5.7 Empresa;

3.5.8 Status;

3.5.9 Valor total de los productos;

3.5.10 Valor total de los servicios;

3.5.11 Valor bruto;

3.5.12 Valor neto;

3.5.13 Valor total con descuento;

3.5.14 Valor del descuento;

3.5.15 Porcentaje de descuento;

3.5.16 Cantidad de entregas;

3.5.17 Cantidad de artículos;

3.5.18 Cantidad de artículos de servicio;

3.5.19 Creado en;

3.5.20 Actualizado en;

3.5.21 Complemento;

3.5.22 Valor de descuentos en productos;

3.5.23 Valor de descuentos en servicios;

3.5.24 Porcentaje de descuentos en servicios;

3.5.25 Valor total de los servicios con descuento;

3.5.26 Cambio.Moneda;

3.5.27 Cambio.fecha;

3.5.28 Entrega.Transportista;

3.5.29 Entrega.Tipo de entrega;

3.5.30 Entrega.Valor del flete;

3.5.31 Entrega.Fecha de envio;

3.5.32 Entrega.Fecha de entrega;

3.5.33 Observación;

3.5.34 Servicio.Tipo de recurrencia;

3.5.35 Servicio.Precio de venta;

3.5.36 Servicio.Valor total;

3.5.37 Servicio.Porcentaje de descuento

3.5.38 Servicio.Valor del descuento;

3.5.39 Servicio.Cantidad;

3.5.40 Servicio.Cantidad total;

3.5.41 Servicio.Margen de contribución;

3.5.42 Servicio.Repeticiones;

3.5.43 Servicio.Valor total con impuestos;

3.5.44 Producto.Embalaje;

3.5.45 Producto.Cantidad;

3.5.46 Producto.Precio de venta;

3.5.47 Producto.Valor total;

3.5.48 Producto.Porcentaje de descuento;

3.5.49 Producto.Valor del descuento;

3.5.50 Producto.Margen de contribución;

3.5.51 Producto.Valor total con impuestos.

 

mceclip7.png

 

4. Operadores: 

 

mceclip8.png

 

Para cada entidad que es manipulada en las condiciones, existen operadores que permite un poder mayor para el usuário filtrar las condiciones. Estos operadores estan disponibles dependiendo del tipo del campo:

 

Tipo del campo  Operadores 
Booleano Igual a, diferente de, es vacío, no está vacío.
Lista Igual a, diferente de, es vacío, no está vacío.
Texto Igual a, diferente de, es vacío, no está vacío, contiene, no contiene, comienza con, termina con
Fecha Igual a, diferente de, es vacío, no está vacío, mayor que, mayor o igual, menor que, menor o igual.
Numérico Igual a, diferente de, es vacío, no está vacío, mayor que, mayor o igual, menor que, menor o igual.

 

5. Acciones:

 

Después de configurar los gatillos y criterios, es necesario definir cuales acciones serán disparadas cuando los criterios sean completados. Cada acción tiene un vínculo con el gatillo que há originado esta acción.

 

mceclip9.png

 

Cada entidad tiene una serie de gatillos vinculados a ella para que los workflows sean disparados, como ilustrado anteriormente. Cada acción está vinculada a un gatillo, pudiendo existir más de una acción para un gatillo. 

 

5.1. Oportunidad:

 

Las acciones vinculadas a los gatillos de Oportunidad son:

 

5.1.1. Oportunidad creada:

 

5.1.1.1 Actualizar lead;

5.1.1.2 Actualizar cliente;

5.1.1.3 Actualizar oportunidad;

5.1.1.4 Crear actividad;

5.1.1.5 Enviar correo electronico;

5.1.1.6 Enviar notificación.

 

5.1.2. Oportunidad actualizada:

 

5.1.2.1 Actualizar lead;

5.1.2.2 Actualizar cliente;

5.1.2.3 Enviar correo electrónico;

5.1.2.4 Enviar notificación.

 

5.1.3. Oportunidad perdida:

 

5.1.3.1 Actualizar lead;

5.1.3.2 Actualizar cliente;

5.1.3.3 Crear actividad;

5.1.3.4 Enviar correo electrónico;

5.1.3.5 Enviar notificación.

 

5.1.4. Oportunidad gana:

 

5.1.4.1 Actualizar lead;

5.1.4.2 Actualizar cliente;

5.1.4.3 Convertir lead en cliente;

5.1.4.4 Crear actividad;

5.1.4.5 Enviar correo electrónico;

5.1.4.6Enviar notificación.

 

5.1.5. Oportunidad descartada:

 

5.1.5.1 Actualizar lead;

5.1.5.2 Actualizar cliente;

5.1.5.3 Crear actividad;

5.1.5.4 Enviar correo electrónico;

5.1.5.5 Enviar notificación.

 

5.2. Actividad:

 

Las acciones vinculadas a los gatillos de Actividad son:

 

5.2.1. Actividad creada:

 

5.2.1.2 Actualizar lead;

  • Actualizar cliente;
  • Crear oportunidad;
  • Actualizar oportunidad;
  • Actualizar actividad;
  • Enviar correo electrónico;
  • Enviar notificación.

 

5.2.2. Actividad actualizada:

 

5.2.2.1 Actualizar lead;

  • Actualizar cliente;
  • Actualizar oportunidad;
  • Actualizar actividad;
  • Enviar correo electrónico;
  • Enviar notificación.
  •  

 

5.2.3.Actividad terminada:

 

5.2.3.1 Actualizar lead;

  • Actualizar cliente;
  • Crear oportunidad;
  • Actualizar oportunidad;
  • Actualizar actividad;
  • Enviar correo electrónico;
  • Enviar notificación.
  •  

 

5.2.4. Actividad cancelada:

 

5.2.4.1 Actualizar lead;

  • Actualizar cliente;
  • Crear oportunidad;
  • Actualizar oportunidad;
  • Actualizar actividad;
  • Enviar correo electrónico;
  • Enviar notificación;
  •  

 

6.3. Cliente:

 

Las acciones vinculadas a los gatillos de Cliente son:

 

5.3.1. Cliente creado:

 

5.3.1.1 Actualizar cliente;

5.3.1.2 Crear oportunidad;

5.3.1.3 Crear actividad;

5.3.1.4 Enviar correo electrónico.

 

5.3.2. Cliente actualizado:

 

5.3.2.1 Actualizar cliente;

5.3.2.2 Crear actividad;

5.3.2.3 Enviar correo electrónico.

 

5.3.3. Cliente activado:

 

5.3.3.1 Crear oportunidad;

5.3.3.2 Crear actividad;

5.3.3.3 Enviar correo electrónico.

 

5.4. Lead:

 

Las acciones vinculadas a los gatillos de Lead son:

 

5.4.1. Lead creado:

 

5.4.1.1 Actualizar lead;

5.4.1.2 Crear oportunidad;

5.4.1.3 Crear actividad;

5.4.1.4 Enviar correo electrónico;

5.4.1.5 Enviar notificación.

 

5.4.2. Lead actualizado:

 

5.4.2.1 Actualizar lead;

5.4.2.2 Enviar correo electrónico;

5.4.2.3 Enviar notificación.

 

5.5. Venta:

 

Las acciones vinculadas a los gatilhos de Venta son:

 

5.5.1. Pedido actualizado:

 

5.5.1.1 Enviar correo electrónico;

5.5.1.2 Enviar notificación;

5.5.1.3 Crear actividad.

 

5.5.2. Pedido creado:

 

5.5.2.1 Enviar correo electrónico;

5.5.2.2 Enviar notificación;

5.5.2.3 Crear actividad.

 

5.5.3. Pedido terminado:

 

5.5.3.1 Enviar correo electrónico;

5.5.3.2 Enviar notificación;

5.5.3.3 Crear actividad.

 

5.5.4. Situación del pedido cambiado:

 

5.5.4.1 Enviar correo electrónico;

5.5.4.2 Enviar notificación.

 

6. Configuración de la acción: 

 

Al definir la acción que será disparada para el gatillo, es necesario configurar las informaciones para que la acción sea ejecutada correctamente.

 

La configuración permite poner informaciones relevantes para el negocio con el objetivo de crear datos consistentes y que hacen con que problemas de negocios sean solucionados. 

 

6.1. Creación y actualización de registros: 

 

La creación y la actualización de registros considera como datos actualizables los campos de los siguientes objetos:

 

6.1.1. Actividad:

 

La creación de actividades puede interferir en las siguientes informaciones:

 

6.1.1.1 Descripción;

6.1.1.2 Tipo de actividad;

6.1.1.3 Fecha inicial;

6.1.1.4 Fecha final;

6.1.1.5 Dia todo.

 

La actualización de actividades, por su vez, puede interferir en las siguientes informaciones:

 

6.1.1.6 Tipo de actividad;

6.1.1.7 Fecha inicial;

6.1.1.8 Fecha final;

 

6.1.2. Oportunidad:

 

La creación y actualización de oportunidades puede interferir en las siguientes informaciones:

 

6.1.2.1 Descripción;

6.1.2.2 Pipeline;

6.1.2.3 Etapa;

6.1.2.4 Tipo de oportunidad;

6.1.2.5 Expectativa de conclusión;

6.1.3.6 Probabilidad.

 

6.1.3. Cliente:

 

No es posible crear clientes a partir de gatillos del workflow, por eso, las acciones de actualización de clientes consideran el relleno de las siguientes informaciones:

 

6.1.3.1 Status;

6.1.3.2 Grupo del cliente;

6.1.3.3 Clasificación del cliente.

 

6.1.4 Lead:

 

Así como el cliente, no es posible establecer una acción de crear leads a partir de un gatillo, siendo posible la actualización de las informaciones de un lead. Las informaciones que pueden ser actualizadas son:

 

6.1.4.1 Activo (indica si el lead está activo o no);

6.1.4.2 Origen del lead;

6.1.4.3 Tipo del lead;

6.1.4.4 Etapa del lead.

 

7. Notificaciones: 

 

El envio de notificaciones puede ser configurado por el usuario creador del workflow, informando:

 

7.1 Título de la notificación;

7.2 Mensaje que será mostrado;

7.3 Usuarios receptores.

 

mceclip10.png

 

7.1. Importante:

 

Los destinatarios pueden ser:

 

7.1.1 El responsable por la información que fue actualizada;

7.1.2 Otros profesionales, en caso de oportunidad.

 

8. Envio de correo electrónico:

 

El envio de correo electrónico, diferentemente de la notificación, no permite la configuración del asunto y mensaje, esto es, estas informaciones están preestablecidos. Cuando una acción es configurada para disparar un correo electrónico, los usuarios que están configurados como destinatarios, irán recibir un correo semejante a este: 

 

mceclip11.png

 

8.1. Importante: 

 

Existen dos campos donde es posible informar los correos receptores en la construcción de un workflow:

 

mceclip0__1_.png

 

8.1.1 El responsable por la información que fue creada o actualizada;

8.1.2 Otros profesionales, en caso de oportunidad;

8.1.3 El cliente que tuvo su información actualizada;

8.1.4 El lead que tuvo su información actualizada en oportunidades, actividades o en su próprio registro.

 

8.2. Otros destinatarios: 

 

8.2.1 Campo livre para el usuario ingresar cuantos y cualquier dirección de correos electrónicos.

 

mceclip1__2_.png

 

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