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Duda
¿Cómo utilizar los filtros globales en el módulo Analytics?
Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS CRM Gestión de Clientes MI - Analytics - Todas las versiones
Solución
Para construir y aplicar filtros a los indicadores, es necesario seguir algunos pasos, siendo ellos, la creación de parámetros, creación de condiciones y el vinculo entre los indicadores y los parámetros.
1. Haga click en el botón filtros, (icono de embudo) ubicado en la parte superior derecha del dashboard que desea aplicar. Al hacer esto, será mostrado una pantalla en blanco. Usted debe hacer click en el botón Agregar parámetros, como ilustrado en la Figura 1:
Figura 1. Botón agregar parámetro incluye un nuevo parámetro de filtro
A medida que nuevos parámetros sean creados, ellos serán listados en la misma pantalla para que puedas administrarlos o usarlos para crear condiciones.
1.1. Creación de parámetros:
Los parámetros son las estruturas necesarias para creación de las condiciones del filtro global. Esas condiciones por su vez, representan efectivamente los filtros que serán aplicados a los indicadores
Como mencionado anteriormente, ellos son necesarios porque un mismo dashboard puede tener varios datasets (fuentes de datos), y eses datasets pueden ser utilizados en diversos indicadores. Por esta razón, tiene que haber una manera de coincidir estos datasets de modo que la única condición pueda tener efecto sobre todos ellos.
Al hacer click en el botón Agregar parámetro, usted debe completar las configuraciones de ese parámetro:
Figura 2. Configuraciones de un nuevo parámetro.
Las configuraciones de los parámetros tienen los siguientes atributos:
1.1.1. Nombre:
En el campo nombre usted debe informar la descripción del parámetro que aparecerá en el momento en que cree las condiciones. Algunas condiciones posibles serian Profesional igual a José o Periodo entre 01/01/2020 y 31/12/2020, por ejemplo.
Pueden ser utilizados nombres como Profesional, Fecha prevista, Pipeline, entre otros. Es importante utilizar descripciones que indiquen de manera clara y objetiva lo que aquel parámetro representa en su filtro.
1.1.2. Tipo:
El tipo indica cual el tipo de dato soportado por el parámetro. En este caso, usted podrá elegir entre los tipos: texto, numero y fecha, de acuerdo con el tipo de dato que usted desea filtrar;
1.1.3. Fuente de datos:
Si usted elige el tipo de dato texto, podrás elegir una fuente de datos en el cual usted pretende seleccionar valores para el filtro. Por ejemplo, si estas creando un parámetro para filtrar profesionales, podrás elegir un dataset (fuente de datos) que contenga nombres de profesionales que podrás seleccionar al crear sus condiciones de filtro. Podrás elegir cualquier dataset del Analytics, mismo que el no sea utilizado en ningún indicador del dashboard;
1.1.4. Campo clave:
El campo clave siempre debe ser informado al completar el campo fuente de datos. El campo clave debe contener el valor que irás utilizar para filtrar los valores de los indicadores. De esta manera, si seleccionas en la fuente de datos un dataset que contenga los campos id_profesional y nombre_profesional, por ejemplo, podrás utilizar el id_profesional como clave.
A partir de ahí, vinculando su filtro a sus indicadores, ellos serán filtrados con base en ese campo. Es importante destacar que el campo que definas como clave para el parámetro debe existir también en el dataset que alimenta el indicador que pretendes filtrar.
1.1.5. Descripción:
El campo descripción deberá contener los valores que verás cuando abrir, por ejemplo, un filtro de profesionales. Volviendo al ejemplo anterior, seria posible usar el campo id_profesional como clave, y utilizar el campo nombre_profesional como descripción. De esta manera, si abres un filtro de profesionales, podrás ver los nombres de los profesionales y decidir cuales de ellos le gustaría usar en su filtro, pero, lo que realmente será enviado para el indicador cuando el filtro sea aplicado, será el campo clave.
1.1.6. Usuario registrado:
El filtro de usuario registrado, deberá ser utilizado para definir si los valores a ser mostrados en el filtro serán todos aquellos contenidos en el dataset que lo alimenta, o si serán solamente los vinculado al usuario registrado en TOTVS CRM o a cualquier usuario de su jerarquía.
Es una buena practica usar la jerarquía, asegurando que usuarios supervisores podrán ver los resultados de sus subordinados y, por otro lado, asegurando que los subordinados solo podrán ver sus proprios datos.
La Figura 3 muestra un ejemplo de las informaciones del parámetro ya completadas:
Figura 3. Propiedades del parámetro completadas.
En el ejemplo de la Figura 3, el parámetro se llama Profesional. Con base en ese parámetro, podrá ser creado, por ejemplo, la siguiente condición de filtro: Profesional igual a José. Además de eso, ese parámetro es del tipo texto. De esta manera, no podrá ser utilizado, por ejemplo, para filtrar fechas o números.
El parámetro aún tiene el campo fuente de datos completado con el valor Visão Geral das Oportunidades. Esto quiere decir que fue seleccionado un dataset llamado Visão geral das oportunidades, que contiene las informaciones que podrán ser seleccionados en el filtro.
El campo clave fue completado con el valor codigo do responsável. Esto quiere decir que el dataset visão geral das oportunidades tiene un campo llamado codigo do responsavel, cuyo valor será enviado a los indicadores siempre que un profesional sea seleccionado en el filtro.
Del mismo modo, el dataset Visão geral de oportunidades tiene un campo llamado Nome do responsável, que fue informado en el campo descripción. Son los valores de ese campo que serán mostrados siempre que se abra el filtro.
Por ultimo, fue marcado en el campo usuario registrado la opción jerarquía, que habilita el usuario que esta accediendo el filtro a ver sus propios datos, así como los datos de los usuarios subordinados de su jerarquía.
1.2. Condicioes:
Después de definir los parámetros, podrás crear las condiciones. Condiciones son los filtros propiamente dichos, en el cual podrás informar, por ejemplo, un conjunto de vendedores, un periodo de tiempo, entre otras reglas para restringir los datos que serán mostrados.
El primer paso para crear una condición es la elección del parámetro de filtro, como muestra la Figura 4:
Figura 4. Selección del parámetro que compondrá la condición del filtro.
Siempre al hacer click en el combo de selección del parámetro, serán mostrados todos los parámetros que haz creado, siendo necesario que elijas cual de ellos desea utilizar.
Una vez seleccionado el parámetro, podrás definir cual operador será utilizado. Esos operadores dependerán del tipo de dato que haz informado cuando creaste el parámetro: si el tipo es texto, podrás utilizar algunos operadores, así como, si elijas fecha o número, podrás utilizar otros.
La Figura 5 muestra algunos de los operadores disponibles para el parámetro del tipo texto:
Figura 5. Operadores disponibles para el parámetro del tipo texto.
Después de definir el operador, solo es necesario informar los valores de comparación. En este caso, la manera como esos valores serán informados dependerá del tipo de operador que elegiste. Si, por ejemplo, haz informado el operador igual, podrá seleccionar valores (Figura 6) así como, si seleccionas el operador contiene, podrá digitar exactamente cual el valor que desea utilizar para la comparación:
Figura 6. Selección de valores para filtrar a partir del operador igual.
Después de definir las condiciones deseadas, basta seleccionar el botón Guardar para que sean guardadas y puedan ser aplicadas a los indicadores. Las condiciones pueden ser cambiadas a cualquier momento, así como pueden ser cambiados los valores que componen cada una de ellos
1.3. Vínculo entre filtros e indicadores:
Después de crear los parámetros y las condiciones deseadas, el próximo paso es crear los indicadores que desea analisar en el dashboard. Dentro de las configuraciones de cada indicador hay ahora una nueva opción llamada filtros vinculados (Figura 7). Al hacer click en esa nueva opción y marcar la flag habilitar filtros vinculados, podrás vincular los parámetros de filtro a su indicador:
Figura 7. Nueva opción para vincular los filtros a los indicadores.
Al hacer click en agregar filtro será abierta una pantalla para que puedas elegir cual parámetro de filtro desea vincular a su indicador, como muestra la Figura 8:
Figura 8. Pantalla para vínculo entre el indicador y un parámetro de filtro.
Como se observa en la imagen, hay dos campos que necesitan ser completados, siendo ellos parámetro y campo clave:
1.3.1. Parámetro:
En el campo parámetro, deberás informar cual de los parámetros de filtro vas a vincular al indicador. Ese parámetro es utilizado para crear las condiciones del filtro y, consecuentemente, filtrar los datos de los indicadores;
1.3.2. Campo clave:
En el campo clave deberás informar cual columna del dataset alimenta su indicador y deberá ser utilizada para recibir los valores de un campo clave del parámetro. Cuando configuras un nuevo parámetro es necesario definir a el un campo clave. Al vincular ese parámetro a un indicador, un campo clave del indicador deberá recibir los valores del campo clave del parámetro de filtro.
En el ejemplo de la Figura 9, el parámetro de filtro seleccionado fue el Profesional. En el momento en que una condición sea creada usando ese parámetro, los valores correspondientes a esa condición serán transmitidos para el campo Nombre del responsable, que es un campo del dataset que alimenta el indicador con datos:
Figura 9. Vinculo del indicador al parámetro profesional.
Para cada indicador, podrás agregar cuantos filtros sean necesarios. En la Figura 10, por ejemplo, es apresentado un indicador que ya tiene un parámetro de filtros vinculados a el y la opción agregar filtro está disponible:
Figura 10 con filtro vinculado agregado
A partir de ahí, siempre que una nueva condición sea aplicada utilizando un determinado parámetro, todos los indicadores vinculados a ese parámetro serán utilizados para refletir las reglas de esa nueva condición.
1.4. Alcance de los filtros:
Al crear parámetros y condiciones para los filtros, ambos van a pasar a tener efecto sobre todo el dashboard. De esta manera, no importa cuantas pestañas el dashboard tenga. Todas ellas podrán acceder los mismos filtros. Además de eso, mismo que el dashboard utilize varios datasets diferentes, todos ellos podrán estar vinculados a los mismos filtros.
Debido al uso de este alcance mas amplio, siempre que un filtro sea aplicado, el filtrará todos los indicadores al cual esté vinculado, independiente de la pestaña en que eses indicadores estén ubicados o los datasets que lo alimentan.
La única restricción es la de que los datasets de los indicadores deben tener un campo de valor (campo clave) compatible con el parámetro utilizado en el filtro.
1.5. Permisos de acceso:
Todos los usuarios con permiso de acceso al dashboard pueden aplicar filtros a los indicadores, sin embargo, solamente usuarios con permiso de edición pueden crear parámetros, crear y guardar condiciones, borrar condiciones o guardar los filtros. Usuarios que tienen solamente permiso de ver, pueden crear condiciones, cambiar los valores de las condiciones, pero esos valores serán restaurado siempre que el usuario salga del dashboard.
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