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Duda
¿Que significa la leyenda o estatus en color Amarillo - Anticipo con saldo (Pendiente) en la rutina de Movimientos de caja chica (FINA560) y que acción se requiere ejecutar en esta leyenda que se muestra para país Colombia?
Entorno
Cross Segmentos - TOTVS BackOffice (Línea Protheus) - MI - Financiero (SIGAFIN) - Versión 12
Solución
En el estándar del módulo financiero de Protheus (el cual aplica para la localización de Colombia), la leyenda visual en color Amarillo (identificada técnicamente en el código fuente FINA560.PRW bajo el estado BR_AMARELO) representa el estatus de "Anticipo con saldo (en abierto)".
A nivel técnico y operativo, su significado y las acciones requeridas para su gestión dentro del contexto colombiano son los siguientes:
1. ¿Qué significa este estatus?
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Dinero "en la calle" pendiente de comprobación: Significa que se le entregó dinero en efectivo a un empleado bajo el concepto de anticipo o adelanto (movimiento Tipo
"01"). El registro ya disminuyó el saldo disponible de la caja menor para evitar sobregiros, pero el trabajador aún tiene ese saldo a su cargo (EU_SLDADIA > 0).
Ciclo operativo abierto: Indica que el empleado se encuentra en su comisión, viaje o ejecutando las compras autorizadas, por lo que el sistema está a la espera de que regrese a legalizar dichos gastos.
2. ¿Qué acción se requiere ejecutar en esta leyenda para Colombia?
Para cerrar el ciclo de este movimiento en "Amarillo" y que pase al estatus histórico gris oscuro ("Disable"), se debe ejecutar la Prestación de Cuentas (Legalización del Anticipo). Las acciones operativas requeridas son:
Paso 1: Recopilación de soportes legales (DIAN): El empleado debe regresar y entregar al custodio todos los justificantes físicos de sus gastos. En Colombia, para que estos costos sean deducibles, el custodio debe verificar que correspondan a Facturas Electrónicas de Venta o Documentos Equivalentes Electrónicos (como tiquetes POS o extractos de transporte) emitidos a nombre de la empresa.
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Paso 2: Registro de los gastos (Color Azul): El custodio ingresa a la rutina
FINA560e incluye los comprobantes físicos uno a uno, asociándolos de forma estricta al número del anticipo original en el campoEU_NROADIA. Estos gastos aparecerán temporalmente en color azul e irán disminuyendo el saldo pendiente del anticipo.
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Paso 3: Ejecutar la "Prestación de Cuentas" (
FA560Adian): El encargado debe posicionarse sobre el registro en amarillo y seleccionar la acción "Prestación de Cuentas". El sistema abrirá la ventana para confirmar la liquidación del dinero:
Si el empleado gastó menos de lo entregado: Deberá devolver el efectivo sobrante. El sistema generará automáticamente un movimiento Tipo
"02"(Devolución) que reintegra el dinero al fondo disponible de la caja menor (SET->ET_SALDO).
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Si el empleado gastó más de lo entregado: Si la política de la empresa lo permite (
MV_PCTCXMA), se generará un movimiento Tipo"03"(Complemento de anticipo) para reconocer la diferencia a favor del trabajador.
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Paso 4: Cierre y Baja: Al salvar la transacción (
Fa560FcAdi), Protheus le estampa de forma automática la fecha de baja a todos los registros involucrados (EU_BAIXA := dDataBase).
Al finalizar este proceso, la leyenda del anticipo cambiará de amarillo a gris oscuro ("Disable" - "Desactivar"), quedando el dinero totalmente legalizado y asentado en la contabilidad colombiana bajo el Asiento estandar 572.
Articulo KCS: Cross Segmentos - TOTVS BackOffice (Línea Protheus) - MI - Financiero (SIGAFIN) - FINA550 - FINA650 - Asientos contables utilizados en el flujo de Caja Chica
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