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Duda
¿Que significa la leyenda o estatus en color Azul - Gastos de anticipo sin dar de baja en la rutina de Movimientos de caja chica (FINA560) y que acción se requiere ejecutar en esta leyenda que se muestra para país Colombia?
Entorno
Cross Segmentos - TOTVS BackOffice (Línea Protheus) - MI - Financiero (SIGAFIN) - Versión 12
Solución
En el estándar del módulo financiero de Protheus (el cual aplica para la localización de Colombia), la leyenda visual en color Azul (identificada técnicamente en el código bajo el estado BR_AZUL) representa el estatus de "Gastos de anticipo sin dar de baja".
A nivel técnico y operativo, su significado y las acciones requeridas para su gestión dentro del contexto colombiano son los siguientes:
1. ¿Qué significa este estatus?
Rendición de cuentas en proceso: Significa que un empleado recibió previamente un dinero en efectivo bajo el concepto de anticipo o adelanto (movimiento Tipo
01). El trabajador ya regresó a la oficina y entregó los soportes físicos de sus compras (facturas o recibos), y el custodio de la caja chica ya registró dichos comprobantes asociándolos al número de anticipo original (EU_NROADIA).
Disminución de la deuda del empleado: Estos comprobantes cargados en color azul demuestran en el sistema en qué se gastó el dinero "de la calle". Sirven para ir restando o amortizando el saldo pendiente que el empleado tiene a su cargo (
EU_SLDADIA) , pero los comprobantes físicos aún no han sido aprobados para el cierre definitivo de ese ciclo (la fecha de bajaEU_BAIXAsigue vacía).
2. ¿Qué acción se requiere ejecutar en esta leyenda para Colombia?
Para cambiar el estatus de estos movimientos de color "Azul" a "Gris Oscuro" (Cerrado/Histórico), se debe proceder con la legalización y el cierre definitivo del anticipo. La acción operativa que debe ejecutar el custodio consiste en los siguientes pasos:
Revisión de Soportes Fiscales: El custodio debe validar que los comprobantes en azul cumplan con la normativa de la DIAN en Colombia (exigir Factura Electrónica de Venta o los Documentos Equivalentes Electrónicos vigentes para el sistema POS, transporte público, etc.) registrados a nombre de la empresa.
Ejecutar la "Prestación de Cuentas" (
FA560Adian): El encargado debe posicionarse sobre el registro del anticipo original (Amarillo) y seleccionar la acción relacionada "Prestación de Cuentas" (mapeada internamente comoFA560Adian). El sistema abrirá la grilla con los gastos en azul para confirmar que la suma sea correcta.
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Procesar el Cierre del Saldo (
Fa560FcAdi): Al presionar "Aceptar" para salvar la prestación de cuentas , el sistema ejecutará la funciónFa560FcAdi. Aquí se liquida el circuito dependiendo del dinero:
Si sobró dinero: El empleado devuelve el efectivo sobrante a la caja menor, lo cual genera un movimiento Tipo
02(Devolución) que reintegra el dinero al fondo disponible (SET->ET_SALDO).
Si faltó dinero: Si el empleado gastó más de lo autorizado (y el parámetro
MV_PCTCXMAlo permite), se genera un Tipo03(Complemento de anticipo).
Baja y Contabilización: Una vez guardada la transacción de forma exitosa, Protheus les estampa automáticamente la fecha de baja a las facturas (
EU_BAIXA := dDataBase). El estado visual de los comprobantes cambia de azul a gris oscuro ("Disable" - "Desactivar") , detonándose el Asiento estandar 572 para registrar de forma oficial los gastos en la contabilidad de la compañía.
Articulo KCS: Cross Segmentos - TOTVS BackOffice (Línea Protheus) - MI - Financiero (SIGAFIN) - FINA550 - FINA650 - Asientos contables utilizados en el flujo de Caja Chica
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