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Cross Segmentos - TOTVS BackOffice (Línea Protheus) - MI - Compras (SIGACOM) - ¿Como se realiza la liberación de documentos a través de la rutina MATA094?


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Duda

¿Como se realiza la liberación de documentos a través de la rutina MATA094?

Ambiente
Cross Segmentos - TOTVS BackOffice (Línea Protheus) - MI - Compras (SIGACOM) - A partir de la versión 12 

Solución 

Cuando se implemente el Control de Autoridad en el Flujo de Compras de la empresa , las Órdenes de Compra , los Acuerdos de Asociación, las Autorizaciones de Entrega y los Documentos Entrantes con divergencia, generados durante los Procesos de Compra , serán remitidos automáticamente para su aprobación por los aprobadores responsables, según los Registros del Grupo de Aprobación. relevante para el tipo de documento . El proceso de Liberación de Documentos se realiza con el objetivo de controlar y gestionar los gastos de la empresa y cualquier problema durante el Proceso de Compra.

La transacción de liberación solo está disponible para los usuarios registrados como Aprobadores y que son responsables de aprobar el documento, de acuerdo con el flujo determinado por el Registro de Aprobadores.

Al acceder a la rutina de Liberación de Documentos configure los parámetros de la rutina con los siguientes datos:

  • Ver Documentos : Filtra los documentos mostrados según el estado de aprobación .

Después de definir los Parámetros, se presentan los documentos. Los documentos pendientes de aprobación se identifican con la leyenda en rojo. Además de los documentos retenidos por el Control de Asignaciones , se encuentran disponibles las siguientes opciones:

  • Ver -> Documento Emitido: Permite visualizar el documento posicionado en la interfaz de liberación de documentos, permitiendo así el análisis del documento a ser liberado.
  • Ver -> Saldo por aprobar: Permite consultar el saldo de aprobación del aprobador conectado al sistema.
  • Otras Acciones -> Aprobar por Superior -> Aprobar por superior: Esta opción permite liberar documentos utilizando la contraseña del Aprobador superior (si lo hubiere), en situaciones donde, por ejemplo, se agote el límite de aprobador conectado al sistema. Al activar esta opción, se abre la interfaz para Liberación del Documento Posicionado y para liberarlo, es necesario informar la contraseña del Aprobador Superior.
  • Otras Acciones -> Aprobar por Superior ->  Transferir a superior: Transfiere la aprobación del documento posicionado al Aprobador Superior , si existe.
  • Subordinados Pendientes : Esta opción se utiliza cuando, en ausencia de un aprobador con documentos pendientes, su superior tiene acceso a los documentos y los libera, continuando el proceso de liberación, sin tener que usar la Clave de Aprobador Ausente . Para ello, su superior utiliza la opción de Ausencia Temporal para tener acceso a todos los comunicados de los usuarios aprobadores, que están bajo su supervisión. Cabe mencionar que para utilizar esta función, es necesario que el aprobador superior esté registrado como superior del aprobador subordinado en el registro de rutina de aprobadores .

Para aprobar un documento, coloque el cursor en el registro deseado y haga clic en la opción Aprobar . A continuación, visualice la interfaz con los detalles del documento disponible para aprobación, para que el aprobador pueda analizarlo y decidir si lo aprueba o no.

Luego de Confirmar la liberación, se registra en el documento el nombre del usuario Aprobador (esta información se lista en la parte inferior del documento, en forma de firma con el respectivo nombre) y el documento tiene el estado Actualizado para que pueda proceder en el flujo de Compra. 

El proceso de Liberación de Documentos debe ser realizado con frecuencia por usuarios aprobadores para asegurar la agilidad de los procesos de compras de la empresa.

En el proceso de liberación de documentos  , se muestra en pantalla el número de documento, la fecha de liberación, el monto total, el proveedor, la fecha de emisión, la moneda y el campo de notas. Los campos de moneda, tanto los que se refieren al documento como los que se refieren a los datos del aprobador, se completan de acuerdo con el registro del aprobador. Es decir, al acceder a la rutina para liberar un documento, el campo de moneda de la pantalla siempre se llenará en base a la moneda ingresada en el registro del aprobador, incluso si se aprueba un documento que ha sido generado con otra moneda, la la conversión se realiza en el valor total y el campo moneda mantiene el valor en base a lo informado en el registro del aprobador. 

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